冬季是为下一赛季徒步定向运动进行规划和筹备的时节。按照惯例，国际定向运动联合会（IOF）办公室和徒步定向委员会会邀请世界锦标赛和世界杯的组织者及赛事顾问参加一年一度的高级赛事研讨会。
今年，在维尔纽斯旅游局（Go Vilnius）和立陶宛定向运动联合会的大力支持下，研讨会于2月7日和8日举行。约80人参与其中，他们有着共同的目标，即为顶级运动员举办公平、高质量的赛事，并为观众带来难忘的体验。
一项新举措是于2月6日星期五举行的国际定向运动联合会赛事日程会议，会上分享了如何使国际和国内赛事日程实现最佳协调的经验。鉴于未来几年预计气候变化将带来更多挑战，这一点尤为重要。
周六上午，2025年芬兰世界定向锦标赛（WOC）的组织者分享了他们成功举办赛事的经验，该赛事的最后一场接力赛吸引了多达1万名观众——这一数字是其他大多数主办国梦寐以求的。目前可在国际定向运动联合会赛事管理系统（IOF Eventor）的2025年世界定向锦标赛页面上获取赛事结案报告，包含了许多可供未来组织者借鉴的重要经验。
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