学习窗 | 现场索赔知识精选（13）

1.1函件管理流程

1.1.1建立往来函件台账：往来函件经资料室发放到经营部后，经营部负责建立往来函件台账，并设专人对往来函件进行管理。往来函件台账的内容应涉及到合同名称、函件编号、施工专业、函件内容、函件处理意见、函件处理状态、是否包含费用、费用编制人、上报费用金额、业主审核金额及结算书编号等内容；

1.1.2按合同规定编制签证及费用报告：经营部长在收到函件后，要立即组织相关人员分析函件是否涉及费用，对涉及费用的函件要立即编制费用报告报业主审核；

1.1.3对往来函件台账进行销项：录入台账的函件实行销项管理，对每份函件的处理时间不能超过7天。经确认无费用的变更单要进行销项。有费用函件的费用报告报送业主后，编制报告的相关人员应积极配合业主审核，经营部长负责对审核状态进行跟踪，直至审核完毕后将业主审核费用的金额录入台账并进行销项。经业主审核的资料设专人进行保管，作为申请月度进度款和项目最终结算时的依据。

1.2索赔管理流程

1.2.1有关部门根据合同规定，对于属于合同范围外或合同约定需要签证的项目，由相关人员（施工员等）编制现场签证单，并交给经营部门进行审核，由经营部门按便于计算费用和利于索赔成功的角度对签证单提出修订意见，相关人员修订后按业主(总包方)规定流程进行签证的办理。对于基层人员不便于签的甲方部门或人员（业主经理、项目经理或其他主管部门），由项目经理或指定班子成员负责相应阶段签证的办理。

1.2.2由经营部建立索赔、变更、签证台帐，确定签证单编号原则，对其进行有效动态管理。在审核签证单阶段就要进行台帐录入，进行索赔费用的初步测算，进行签证单签字状态的跟踪管理，及时督促相关人员。在接收到业主(总包方)确认完的签证单后，及时计算准确索赔费用，计入台帐。对于不是以签证形式，而是以方案批准方式进行的索赔，也要及时督促相应方案的编制和上报审批工作，确保所有索赔证据确凿。经营部每半个月向经营经理和项目经理汇报动态进展情况。

1.2.3经营部负责向业主（总包方）及时递交索赔报告和后续的索赔费用及支撑资料的上报工作，相应部门负责提供资料支撑工作。

1.2.4索赔组长定期检查变更、索赔、签证资料办理情况，检查资料是否齐备。督促相关人员尽快办理不完善的地方。真正做到索赔签证的及时、动态管理。项目经理是索赔的第一责任人。

1.2.5项目所有预算人员必须熟知和掌握施工方案、施工措施、施工方法、施工程序的调整变化（包括各种会议纪要、信函件）、施工工艺要求、规范标准和概预算定额；对概预算定额未包括的工作内容和与施工方案、措施、方法、程序调整变化，以及工艺要求、规范标准有差异的工作内容，需通过签证补充或增加费用，按以下三步进行工作：事先逐一列出清单和事由；按清单和事由的专业性质，落实到有关专业管理人员；在施工过程中由责任人及时办理好签证和有关资料的确认工作。