5S-如何进行整顿- 大数跨境

翔驰运动

2023-10-22

导读：01什么是整顿？我们都知道5S是日语中的叫法，在日语中，整顿的”顿”字有”突然的、迅速的”之意，”整顿”的意

什么是整顿？

我们都知道5S是日语中的叫法，在日语中，整顿的”顿”字有”突然的、迅速的”之意，”整顿”的意思即是使物品保持随时能够立即取出的状态，“立即”是其要点。并且不是特定的人，而是任何人都能立即取出。而为了确保这一点，能够将物品在使用之后立即放回原处也是必须做到的，经常有人抱怨说整顿推进不下去，就是因为没能把物品回归原处。最后，整顿的同时也必须确保安全。

为什么整顿是必要的？

为什么要整顿呢？不做又会出现哪些问题呢？

1.物品经常找不到

→比如产品：镜架镜盒，赠品，工具：笔，便签纸，修理工具，清扫工具，也包括电脑里的文件随意放置，需要的时候却找不到了。我们会花费大量的时候在”寻找”上。

2.拿错物品

→产品找不到，就容易拿错相似的物品，比如镜盒，修理工具螺丝，错误版本的电脑文件等，一方面用错物品可能导致出现质量问题，另一方面，拿错物品发现后还要花费时间去更换，不能一次性正确的拿到物品会造成很多浪费。

3.产生负面情绪

→不能快速找到需要的物品，会令人感到急躁和焦虑，产生情绪波动，分散注意力，影响工作质量，尤其如果此时面对客户压力会更大，有可能会造成客户的不满，甚至与客户争吵起来。

4.流程中断

最终需要的物品没有找到，可能会造成工作流程被迫中断，进而造成交货延期，另外也不得不花费额外的钱去购买新的物品，比如没有适当的工具，就无法快速帮助客户修理或者调正眼镜。

总的来说，不进行整顿的话，有可能对安全、品质、交期和服务各个方面造成不良影响。

明确整理的对象

整理的对象是什么呢？当然都是物品，只是如果一次性都整理的话工作量太大，所以需要分出优先级，找到最需要先整理的物品：

1.在整理和清扫的基础上进行

必须是完成整理和清扫的物品才可进行整顿工作，因为不完成整理的话，可能会额外增加许多工作(整理完了才发现这东西已经不需要了)，而整顿后进行清扫会使工作变得麻烦(需要把整顿后的物品重新拿出来清扫表面，否则可能会导致清扫不彻底)。

2.寻找和拿取费时费力的物品

整顿就是为了能够立即取出，所以需要花时间寻找的、容易拿错的以及拿取时需要注意安全的物品最优先需要进行整顿的，获得的改善也最为明显。

由谁来进行整顿工作？

1.整顿由自己来做

一方面来说，整顿的收益最大的其实就是自己，只有自己来做，才能够珍惜整顿的成果，效果能持续更长时间；另一方面，工具也好物品也好都是自己再用，只要自己知道什么样的状态是最佳的，能够保证立即取出物品。如果是别人来做，可能可以做到”摆放整齐”，但是这和”整顿”的效果是完全不同的，甚至有可能更加混乱；

2.任何人都能一目了然

让使用的人自身明白物品在哪里是整顿的基本要求，所以必须亲力亲为，但这样就够了吗？当然不是，如果工作场所物品是多人共用，而每个人的使用和和放置习惯都各自不同，所以这是整顿的方式就必须统一，也就是说物品放置方式要完全公开，要保证任何人都能立即取出物品。这需要大家共同想办法，找到一个共同认可的整顿方法。

整顿的时间和步骤

整顿从考虑到真正实施阶段，想办法或准备工作需要花费很多时间，并且实施之后的追踪和改善也很费时，随着整顿工作的推进，面对的情况也会越来越复杂，需要一边推进整顿一边持续优化方案，所以整顿工作一次是远远不够的，需要持续的展开，形成PDCA的闭环。整顿的实施步骤如下：

确定整顿对象→考虑整顿办法→整顿的准备工作→实施整顿→整顿后追踪→反思和整改。

”整顿”与”排列”的区别

“排列”的意思按照一定顺序(比如按照平行直角的四方形)摆放整齐，这里有个常见的误区就是把”排列”与”整顿”等同，其实二者存在很大的差异。

“排列”的有其自身的优点，如可以确保安全，提供空间利用率，并且大幅提高了美观性，但其不能满足立即取出这个要求。所以”排列”可以作为实施整顿前的一个过渡，帮助我们更好地实施整顿。

摆的很好，可是......

整顿的方法和技巧

1.树立典型，尝试实施

因为整顿不是一蹴而就的，需要持续不断的实施。所以与其花大量的时间去思考哪种方法最好哪种方案更优，不如赶紧投入行动，通过”行动-反思-调整”不断实施不断进步，逐渐把整顿做得越来越好。

并且，如果实施整顿的区域比较大，则工作量会变得非常巨大无穷无尽，所以开始的时候可以根据优先级，划出一片”示范区”，在此区域集中彻底的实施整顿，可以达到立竿见影的效果，很好的影响周围的人，同时可以增强实施的信心积累实施整顿的经验，用以向其他区域水平展开。

2.便利店化

街头随处可见的便利店是整顿实施的绝佳样板：

(1)物品/商品摆放位置固定；

按照安全性、使用频率、存取难度等排列优先级，将物品的放置位置固定下来，确保任何人都能随时找到、拿取和放回。

(2)充分利用好球区域；

指棒球运动中的好球区域是指膝盖以上肩膀以下的区域，一般距离地面40~130cm。这个高度是最容易被看到和最方便拿到的区域，尽量把最常用的物品放在这个区域里，可以更快速、方便、安全的拿取，同时可以把最想销售的商品集中放在这个区域内，最容易被顾客看到。

(3)可视化

可视化的要求是第一，看不到的东西变为能看到；第二，能看到的东西要一目了然看到。而便利店的一大特点是所有的货架、柜子包括冷藏柜在内所有的商品都是可以一眼看到的，这是典型的可视化的应用，非常值得借鉴。如果没有安全或隐私等方面的限制，门店可以考虑去掉抽屉、门或盖子等物品，或者将其做成透明的，以充分地实现可视化。(关于可视化的更多内容可以参考精英学院内的专题文章)