公文处理是一项对办公室人员素质要求非常高的工作，要求相关人员必须做到：文种不混淆，审核无差错，报送不出错……但实际工作中，仍有一些不规范的操作出现，诸如：
指一件请示中多个主旨的情况。报送“请示”应一文一事。如果一件请示中涉及多个事项，不利于上级单位办理和答复，从而影响问题及时解决。如有的单位在报送成立项目部的文件中夹带刻章等其他事项。
“报告”与“请示”概念不清
“请示”适用于请求批准、指示和解决问题的事项，对于公司属于办件，需要办理、批复。“报告”属于阅件，适用于汇报情况、反映问题、答复公司的询问的事项，公司可不作回复。以“报告”的形式报送“请示”的事项，既不符合行文规定也会影响办公效率。
主送单位不规范，二级单位的下属项目部不能越级向公司、机关各部门报送文件。有的将应主送公司的公文，主送单位写成业务部门，从而造成文件处理延误。
公文如有附件，应当在正文之后发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写 “附件×件”。
作为一名合格的文书，要出色完成上报公司公文电子签报的工作，以下内容必须熟记！
业务部门拟稿人根据工作需要起草公文，公文撰写需情况确实，观点明确，表述准确，整个报批程序完成7次审核（拟稿人、拟稿部门负责人、办公室、公司领导、拟稿人审核、文书编号、排版、套红、校对并盖章上报公司）
公文上报审核的内容为正文及所有附件格式编排、文字内容、行文规则、标题拟制、处理方式等，结构是否严谨，逻辑是否清晰，用词是否精准，语言是否精炼，公文标题是否正确、精炼，文种是否正确。标点符号是否正确，有无错别字、篇幅力求简短。附件标注及附件格式是否正确。
发文机关标志有发文机关全称加“文件”二字组成，居中排布，上边缘55mm。字体用红色方正小标宋体字。
正文编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。字体用3号仿宋GB2312体字，每面排行22行，每行排28个字。正文结构层次序数依次可以用“一、”“（一）” “1.” “（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体GB2312体字、第三层和第四层用仿宋GB2312体字标注。一级标题无标点。二级标题单独成行时无标题；不单独成行时须有标点。三级、四级标题必须有标点。如果公文结构层次只有两层，第一层用“一”，第二层可以用“（一）”或“1.”。用正文内容要求简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表达准确，文字精炼。
规范标注发文机关署名、成文日期和印章。发文机关应署简称。成文日期居发文机关署名下，用阿拉伯数字（不编虚位）将年月日标全，右空四字编排，发文机关署名以成文日期为准居中编排，用规范化简称,如“第一分局”、“西南分局”。若发文机关署名太长、发文机关署名右空二行编排。成文日期居发文机关署名下、居中编排。印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行（10mm）之内，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使用发文机关署名和成文日期印章中心偏下位置。
规范编排版记。版记部分包括分割线、抄送机关、印发机关和印发日期。编排在公文最后一面。抄送机关在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排，使用四号仿宋体字标识，“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后首字对称，抄送机关之间用逗号或顿号隔开（一般同级、同类别单位之间用顿号，不同类别单位之间用逗号），最后一个抄送用机关用句号。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，未条分割线与公文最后一面的版心下边缘重合。首条分割线与末条分割线用粗线（0.35mm）,中间分割线用细线（0.25mm），宽度与版心等宽。印发机关左空1字，印发日期右空1字，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字将年月日标全，年份用全程，月、日不标虚位（即1不编为01）。印发机关是指单位公文的印制主管部门，一般是指单位办公室。
规范编排附件。各项业务审批要求提供的相关材料应齐全，在正文下空一行左空二行字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××××”），附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上行附件名称的首字对齐。附件说明中不使用书名号，标有附件的要附全。附件说明与所附附件名称要一致。
附件编排格式要求同正文应当在正文后另一面编排，“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。中间不空，后面不加冒号（序号用阿拉伯数字）。附件标题居中编排在版心第三行，附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
资料来源：《关于重申公文报送中有关要求的通知》（办〔2016〕4号）
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