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降本增效之管理费用

降本增效之管理费用 国际项目创新平台-石化建设分会
2025-07-15
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今天继续说降本增效；本篇文章来说一说，我们最常见也最常不知道如何下手的管理费用。
管理费用要降还要升效，那么一定需通过结构化的成本分析与精细化管理手段，平衡成本控制与运营效率（这里的成本不是生产成本，与之前说的成本管控不要混淆）
1.管理成本的分类与优化级别划分
成本结构拆解：将管理费用细化为固定成本（如房租、固定资产折旧）和可变成本（如差旅、会议、办公耗材），优先优化弹性支出。
ABC分类法：按支出占比排序，聚焦A类（占80%费用的20%项目，如人力、IT系统、差旅），针对性优化。
2.组织架构与流程精简
扁平化改革：减少管理层级，合并职能重叠部门（如行政与后勤合并），亦或者部门负责人能力不足的与能力较强的相关部门负责人进行部门短期合并，降低沟通与协调成本。
流程与办公自动化：
审批线上优化：钉钉、飞书等相关OA工具，实现无纸化审批，节约时间；
RAP应用：用机器人流程自动化处理重复性工作（如发票录入、报表生成），减少人工错误与耗时。比如前面我写过的关于时下比较好用的deepseek，往期相关文章参考DeepSeek以及KIMI在办公中运用，
3.人力成本的优化
灵活用工模式：
非核心岗位采用外包或兼职（如前台、IT运维），降低社保与福利成本，亦或者一些非重要岗位可以进行合并；
推广“弹性工作制”或远程办公，减少办公场地需求。比如疫情时候，这种情况就较多，有时候我们得思考这个问题：工作人多、工作时间多，真的高效？！
效能提升：
推行“一人多岗”复合型人才培养，通过技能培训提升人效（如人资专员是否可以和行政专员合并）
引入OKR目标管理，淘汰低效岗位或冗余编制，往往kpi会流行形式，当然，这样要注意，不能为了OKR而OKR。
4.采购与费用管控
集中采购谈判：
办公用品与绿植（能否把购买变为租赁?)等通过集团集采获取批量折扣（如京东企业购年降本15%）
服务类采购（如法律咨询、广告投放）建立供应商白名单，定期招标比价。
费用标准制度化
制定差旅住宿、餐饮补贴的限额标准（如一线城市住宿不超300元/晚）；
推行“预算强控”机制，超支部门需总经理特批，强化成本意识。
5.政策红利与合规减负
税收优惠利用：
申请稳岗补贴、社保减免等政策、聘用应届毕业生专项补贴、聘用退伍军人的相关专项补贴；
高新企业、小微企业享受所得税优惠，降低综合成本。
合规性审计：
定期排查“隐性成本”（如无效合同、闲置资产、冗余保险），释放冻结资金。
6.数字化与集中化管理
云化转移：
迁移IT系统至阿里云、华为云等公有云，替代本地服务器维护，按需付费降低IT成本；
使用腾讯会议、钉钉等工具替代线下会议，减少差旅与场地费用
共享服务中心：
将财务、HR、采购等职能集中至共享中心，降低分散运营成本（如华为全球财务共享中心节省30%人力）
采用ERP系统（如SAP、用友）统一管理采购、库存、预算，杜绝“信息孤岛”浪费；当然在做系统的时候，要杜绝将信息做成“条”，一定要做成“圈”
7.文化赋能与长效管理
全员成本管控意识的培养：
推行“降本提案奖励机制”，鼓励员工提出优化建议（如丰田“精益改善提案”）
管理层以身作则（如高管乘坐经济舱、减少非必要接待），比如接待用酒能否不用茅台？！改为其他可替代性的酒水。
动态监控体系：
建立管理费用仪表盘，实时追踪费用率、人均效能等指标，偏离目标时自动预警。
通过系统性梳理，企业可在保障运营质量的前提下，实现管理费用优化，同时为业务增长释放更多资源。
当然，不能为了降本而忽略企业的正常运营管理，不能管理降本而整的“人心惶惶”，那就失去了企业降本增效的初衷了。
码字不易，点个关注吧！
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国际项目创新平台-石化建设分会
中国国际项目管理协同创新平台发起单位由重点企业、大学和科研单位、金融单位等组成，帮助 “一带一路”沿线国家的工业、基础设施等建设。石化建设分会，是2007年在民政部注册的非盈利社团机构。
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