有一些与开会接近的概念，需要区分开来。信息披露和沟通与开会很相似，但不是会议，或者说不用开会。如果只是把一些资讯与一部分人分享，方法多得是，不用专门开个会。一些领导经常产生说话的冲动，动不动就开个会……
关于会议的确有一些常识问题亟需梳理清楚。有一些与开会接近的概念，需要区分开来。信息披露和沟通与开会很相似，但不是会议，或者说不用开会。如果只是把一些资讯与一部分人分享（一般表现为单边的，不太急于得到反馈的）方法多得是，不用专门开个会。
有很多人，特别是一些领导，无论想跟人说点什么，甚至具体内容自己还没想好却产生了说话的冲动，动不动就要开个会，往往参会范围还很宽（或者说不知道范围应该多窄）。沟通虽然是双边的，需要及时得到确认或反馈，但一般范围小，也不一定要开会，简单三两个人碰个头，信息互通几个来回就清楚了。所以，能不开会的就借助各类媒介分享信息和通知事项而不用开会，能少数人沟通的就别把那么多人叫上坐到一起来。很多公司需要讨论的还不是怎么开会，而是怎么不开会。
开会的主要目的是议事，没有“议”的可能就不是会议，也就不用开会。比如教育、训练，就不是开会，就不用以开会的方式进行。企业的员工教育一般是指思想的统一或改造过程，基本不属于讨论具体事的范围，下属多数没有“议”的权利，只带耳朵不带嘴巴，处于被接受状态。
不要凡事都开成层级会议，比如部长会议、副科级以上会议，把开会当成某种权利、福利和荣誉。如果承认开会是“议事”，大多数会议不应该是某一个级别的人在一起能议出来的，应该是某一个类别或某一部分相关人员集中讨论的。
不要动辄就开综合型会议，一个会参加人员复杂，讨论议题涉及面极广，甚至开会前都不知道有哪些事要议，有些主持人总喜欢说“哪位还有什么事”，实在是无准备之会。难怪没有必要的会议那么多，会议根本就没有进入受控状态，或者说没有会议管理。会议过程中的管理固然需要，比如“发言要简练”“允许发表不同意见”，但更重要的是首先要杜绝没有必要的会和没有准备的会，那才是彻头彻尾的浪费。企业人是有成本的，企业干部有更高的成本，开没有价值的会显然是时间的巨大浪费。
日本企业的会议成本计算公式是：
参会人数 × 会议时长 × 人均小时收入 × 2 × 3 + 会议直接成本
“×2”是一个有用的会需要一倍的时间去消化或分解
“×3”涉及的是机会成本
一个人开会浪费的会议时间所消耗的成本，实际上企业雇佣这个人是要他挣3倍以上的利益的，但用来开会就等于实际浪费了开会时间3倍的机会收益。领导随意决定开一个会，想过它的成本多大没有？
深层次讨论，习惯借助会议来解决工作问题，在企业文化层面，很容易破坏企业的“法治”，使之更加显现“人治”色彩。会议多，习惯开会解决问题，总是一大堆事塞在一个《会议纪要》里，里边各种解决方案、各种指示、各种要求，文中大量的“必须”，结尾一个“遵照执行”；姑且不说这样未必能解决问题，就算能解决也是行政命令式的，是官本位的。
管理也必须“法治”，都靠领导开会下命令，始终不习惯借助规则解决问题，不习惯以流程、步骤、标准解决问题，领导越来越忙，更何况领导在开会做决定时，下达新的指示时，每一条能否与过去的管理文件相一致，哪些内容与企业几经讨论决定的管理规则是增加了、减少了还是干脆冲突了，可能根本顾不上。企业管理的规则就经常被领导一次会议踢飞了，企业也就很难走向“法治”。
企业不开会当然会失去更多人集思广益的机会，但会议过多只会使企业效率下降、管理成本增加，甚至使企业离规范管理越来越远。无论说多少，开会的首要问题其实是开会干什么的问题。会议的实质是议事，是一两个人确定不了的复杂事物的讨论并形成决议的过程。
（来源：企业管理杂志，2016年6月15日）
