在一个企业的财务报表中，除了收入和成本以外，就是各种费用的列支了。报销，构成了一个企业费用的重要组成部分，而且一般情况下，企业随着员工数量越多，报销数量也就越大。对于规模超大的企业，一般会使用财务共享中心并设立专门的费用管理部门来集中处理大规模的员工报销。报销，是串联一个企业所有成员参与，并且将其最终反映在财务报表上的一项重要活动。
那么，报销究竟串联起了什么？
从业务循环来看，一个员工产生了一笔费用报销，他需要将报销票据拿去相关管理层审核批准，然后财务部门会对票据的合规性进行确认，最后就是财务部门出纳与会计的支付与入账。这个过程串联起了员工——部门经理——财务部门，包含管理审批流程与财务合规流程，当然支付时也涉及到企业资金安全支付的管理监督流程。
如果我们逆向来看，也有一个以审计检查为导向的循环，那就是面对企业的法定年度审计，审计者会从企业报表开始，查看相关费用科目及明细，对费用列支的条目进行抽样测试，审计测试会集中在费用审批的内控流程与票据的合规确认两方面，这种从宏观报表到微观票据的逆向核查，同样也对应着企业的内控管理流程与财务合规流程。
所以，报销管理是企业内控是否完善的重要体现，包含管理审批内控的设计执行是否完善，也包含财务税务部门的合规流程是否严格。而这些最终都将用来支持与证明财务报表里的费用列支是否正确合规无税务风险。
既然费用报销对企业如此重要，我们应该如何来实现报销管理的高效与合规呢？
这里我们列出了以下两个关键词，他们代表了当下报销管理最为显著的两个趋势：
▶ 发票电子化
▶ 报销流程电子化
两个关键词里都含有电子二字，这说明财税类的相关数据、存储、工作流已经进入到电子化取代以往纸质化的阶段，特别是我们进入到后疫情时代以后，这个趋势及发展速度就更加明显。电子化以后的票据和流程，带来了报销的彻底变革。现在我们已经很少看到企业员工拿着一本一本纸质的报销凭证，在办公室每个房间穿梭签字递送的场景了，取而代之的是电子移动端就可以直接获取即时推送的各类发票，然后在移动端就可以直接进入到企业的报销场景中，实现提交——审批——财务核算与支付全流程全部线上完成。电子流程化不仅仅是效率提升的关键，更是发票电子化的必然结果。
那么如何界定和选择一个高效的报销系统呢？我们下面来结合报销实务详细为大家介绍一下：
首先，电子报销系统需要具备强大的票据管理能力。涉及报销类的票据管理，主要包含以下：
票据获取来源的广泛性：来源的广泛性是为了快速的归集各个来源的报销票据，将其纳入我们的电子报销流程系统中，进行安全存储，方便调阅；
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票据信息识别的准确性：在获取并纳入票据到报销电子系统的同时，报销系统对每张票据信息进行自动识别，达到免除报销人员手工录入而仅仅只需确认票据信息的目的。这里就有对票据信息识别的准确性及全面性的要求。
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票据的合规查验与重复确认：自电子发票推行以来，负责处理报销的财务人员一个最大的痛点即为电子发票可重复打印带来的重复报销的隐患，在非电子报销系统场景下，财务需要手工核对确认是否重复提交，以避免对企业造成损失。所以在电子报销系统场景里，票据合规查验与重复报销确认，可完全实现自动快速完成，这就非常有效的解决了财务报销人员的痛点，并且流程非常高效。
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票据的影像归档管理：票据电子化带来了对票据存储方式的变革，以往对于纸质发票的存储，现在更多的要求电子归档，而这里的电子归档不仅仅是一个发票条目的归档，更加是一系列流程的有迹可循。我们知道审计对内控的测试中，有一个前提是必须留下运行轨迹，那么电子化报销系统则记录了一整个流程，从票据信息开始，到审批的全过程，甚至包含票据涉税抵扣与最后的归档。既有对信息影像的记录，又有对流程的全过程记录。
其次，另一个很重要的方面，即是电子报销系统要与企业财务税务充分连结，这种连结体现在：
涉税类报销票据的专门处理：有一些报销票据，在现行的进项税抵扣规则下，是可以进行涉税抵扣的，那么为了流程的一体化与高效化，对这些涉税类报销，系统需要进行专门归集处理，对票据的合规可抵扣进行详细的确认；并处理和计算可抵扣的进项税额；后续对收到的纸质票据在系统上进行签收与确认；2019年出台的国内交通抵扣即是涉税报销的一个非常重要的内容。
与企业管理类软件的连结：包含与企业OA的连结，和企业财务系统的对接。这种管理与财务的双向连结，直接打通了从管理流程的审批到票据处理，直到最后财务对报销费用的入账与支付。这也是报销系统串联企业全流程的重要体现。
最后，电子报销系统的存在并非OA系统可以取代的，我们只是在某些管理流程上可以将两方对接来避免重复的提交与审批。但是电子报销系统，其更有价值的功能即是以上我们介绍的对票据管理的强大功能与高效，因为，票据始终是合规的起点，是企业财务报表的最原始凭证。
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