这8个超实用邮件技巧，你会吗？

无论是哪个行业，只要迈入职场就一定离不开电子邮件的往来沟通。职场邮件，除了沟通工作，也是企业和员工职业形象的直接体现。

 

下面这8个邮件沟通Tips，帮你改进写邮件啰嗦没重点，用词不严谨等瑕疵，一分钟写出得体的工作邮件。

 

 

①不是所有的沟通都需要发邮件

复杂的事情不要通过邮件讨论，先开会，再用邮件发起会议记录；有争议的事不要在邮件中讨论，容易引起不必要的误会；简单而重要的事马上发邮件；重要事情的安排、结论，一定要发邮件、备忘、备查、提醒参与者；不重要的事情，不要发邮件，否则会显得抓不住重点。

②工作邮件分四类

确认：口头、电话、会议交流的事情，养成用邮件进行确认的习惯；

提需求：写邮件给别人提需求，要把细节写清楚，可量化，使对方明确该如何做；

反馈：收到需求邮件应尽快反馈，要表达清楚，确认收到需求，并告知工作计划和后续成果；

通知：公司公告、假期安排通知等，此类邮件无需回复。

③正确处理发送地址

谨慎填写收件人：一件事不要同时申请两个领导批示；

恰当填写抄送人：分清邮件主送人，不要忘记抄送上级领导；

密送：重要的、容易忘记的邮件，可密送自己，方便查看。

④邮件标题很重要

被多次转发、回复的邮件，把标题中多次“re、fw”清理干净，如事情难以用邮件解决，不如直接开会讨论；如有需每日、每周发送的例行邮件，可用日期做标题开头，方便日后检索；避免出现口语化文字。

⑤正文内容要注意

分情况填写抬头：发给公司内部人，按内部文化称呼昵称或职称，发给外部公司，最好把级别写明；

遵循金字塔原理：先说中心思想，再详细阐述细节，如内容过多，可在正文简单描述，再单独写个文件作为附件；

注意语气：根据收件人与自己的熟络程度、等级关系等，选择恰当语气表述，多说“请、谢谢”，以表尊重。

⑥正文格式要注意

正文里每行字数不要过多；字体字号建议用小四（20号），字体用宋体，颜色用黑色，强调的关键词用红色，但红色不能标注人名；多条内容可用编号排列，以清新明确；邮件中慎用问号、感叹号和表情。

⑦添加附件要注意

附件不要太大，附件少时不要打包，如果附件很多，必须打包时，在邮件正文里做对件说明：“的附件包括xxx，是对xxx的说明，请查收。”

⑧一定要知道的3个小技巧

按标题→正文→附件→收件人的顺序编写邮件，避免误点导致错误邮件发送；邮件中含公司机密时，仔细检查收件人；养成定期收邮件的习惯，重要紧急的2分钟内处理，重要不紧急的马上给予回应，约定处理时间；其他事项标记待处理标签，空闲时间集中处理。

 

当然，对于需要频繁使用邮件沟通业务的企业，员工的邮件规整得体，确实在沟通时起到事半功倍的效果。但仅凭这些是远远不够的，邮件的顺畅收发，背后还需要企业选择一款强大的企业邮箱系统来提供技术保障。

 

业务邮件大多涉及商务洽谈、物料采买、产品交付及收付款等与企业营收有着密切联系的内容。海内、外企业间的沟通，因跨境和时差等客观原因，使用电子邮件进行商务交流最为便捷。而一旦电子邮件系统不稳定或安全性无法保障，可能会影响损害企业信誉，进而导致直接或间接的利益损失。

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