【新材锦囊】第三期：客户接待流程讲解

接待流程

一、前期接待工作

1.确认来访客户联络人联系方式，并初步了解对方来访时间、人数、姓名、职务、行程、事由，确定接待级别，相关信息报相关领导后，明确接待责任人。

2.由责任人与对方联系，落实来访细节，包括但不局限于来访时间、人员（性别、职务、民族）、车船或飞机航班信息、行程意向、住宿要求、饮食习惯、有无过生日人员。明确返程时间，了解清楚返程安排，提前安排车辆接送，打印登机牌。需公司领导出面接待的，接待方案提交领导审批后实施。

3.接待责任人要提前通知参与接待的其他人员，就接待方案做好沟通；如果有参观等其他安排，提前和陪同人员做好参观路线制定及车辆安排。

二、中期接待工作

1.食宿酒店按照接待标准提前预定，党政机关人员接待按《党政机关国内公务接待管理规定》标准预订，在客户入住当天前开好房间，必要情况下安排水果、温馨提示牌和公司宣传资料。

2.根据需要备好纪念品，在合适的时间交给客户。

3.各接待细节确定后，制作接待方案，并将接待方案发给主要参与人员，每人一份。

4.凡涉及正式会面的，补充准备：

（1）会议室视情况布置：电子显示屏、水果、抽纸、桌牌、记录纸、笔、会议资料、宣传册、电脑、投影仪、宣传片、《会议议程》。

（2）汇报交流材料准备：包括但不局限于接待小册子、公司简介、专题汇报资料，准备对应的幻灯片和印刷装订材料。

（3）会议通知：接待负责人安排通知需参会人员，务必提前一天通知到位（时间、地点、内容、天气状况、着装等要求以及是否准备发言等），确认能够参加的人数，需要制作桌牌的要打印好，需主持稿的要提前准备并告知会议主持人。

（4）会谈期间，确保茶水供应，一般20分钟添水一次。

（5）根据需要确定会后是否合影留念，提前策划合照次序，一般以电子照片方式保存。

三、后期接待工作

1.就餐安排：会面过程中了解客人饮食习惯，在就餐前专人到酒店安排酒水、菜单。客户人数5人以上用餐需要提前准备小桌牌。

2.空挡安排时间：接待过程中，中午、晚上时间空余较多的情况下，可适当安排合规的休闲项目。

3.送行：根据其返程时间，提前掌握客方信息，并打印登机牌，由接待负责人确定送行陪同人员和送行车辆。