【新材锦囊】第十八期：收发函指南

一、函件范围

对于收到或发出的涉及履约、调价、争议等的函件、催款函、承诺（保证）函、公函、联系函、证明、情况说明、备忘录等（除解除劳动合同通知书）能够产生权利义务变动的法律文书，均应当进行评审或进行传递。

二、来函管理

外部来函由收到函件的人员交回所在部门或所在单位，并在收到函件的 1 个工作日内发起“函件收发流程”的评审，由法务人员审核并提出处理及分送意见，经分管领导审批（涉及经营重要事项的，经董事长审批）后，交职能部门或相关单位承办。函件接收部门或单位将原件交承办部门或单位存档，并报法务人员备案。公司处理意见作出前，禁止任何人以口头、电子、书面等任何形式对外表达或作出有关债权债务的实质表述或承诺。 

具体流程如下：

三、对外发函

职能部门拟定函件内容（司属单位需要发函的，由业务主管 部门拟定）后，由职能部门发起“函件收发流程”的评审，经法务人员审核并提出处理及分送意见，相关职能部门评审以及领导审批（涉及经营重要事项的，经董事长审批），同意函件对外发送的，履行完签字、盖章手续后，送达至目标单位。函件原件及送达凭证存档由业务部门存档，并报法务备案。 

具体流程如下：

四、注意事项

1.凡涉及合同权利义务、债权债务确认或调整需要签订协议的事项，不允许通过函件往来处理，而是应签订正式协议。 

2.任何人禁止以口头、电子、书面等任何形式对外表达有关债权债务的内容，公司及单位负责人、被公司授权的营销等其他人员不得无授权或超越授权范围对外签字；任何人不得私自截留或搁置外部来函。对外发函，未经评审不得用印。

3.跟踪监控。由公司及法律联络员建立台账，并对函件所涉事项进行跟踪监控、预警风险，职能部门应督办业务人员落实，针对超过函件规定期限未落实事项，进行通报或其他形式督办。