【新材锦囊】第二十五期：公文格式18要素

新材锦囊

Company annual report

份号：

(1)如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

(2)涉密公文应当标注份号。如有必要，发文机关也可对不带密级公文编制份号， 便于准确掌握公文印制份数以及分发的范围和对象。

密级和保密期限：

(1)如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

(2)密级和保密期限之间可用“★”分隔。

紧急程度：

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度 的顺序自上而下分行排列。

发文机关标志：

(1)由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

(2)发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色， 以醒目、美观、庄重为原则。

(3)发文机关标志字体大小未作具体规定，以不大于上级机关为原则自行酌定。

(4)上行文、平行文、下行文的发文机关标志位置完全统一。

(5)联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应将主办机关名称排列在前，“文件” 二字置于发文机关名称右侧，联署机关名称上下居中排布。

发文字号：

(1)编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

(2)年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序 号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

签发人：

(1)由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

(2)“签发人”三字用3号仿宋-GB2312，签发人姓名用3号楷体字。

(3)如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排， 一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

(4)签发人应居右空一字。

(5)请示件必须有签发人。

标题：

(1)一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

(2)法律、法规、规章名称全称应加书名。

(3)在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间用顿号分开，不使用空格。

(4)公文首页必须显示正文，如标题所占行太多，可能会将正文挤出首页，不必在红色分隔线之下空两行，可 调整为一行或不空行。

(5)公文标题一般由发文单位、事由与文种名称三部分构成，发文机关可用全称或规范化简称，也可以省略。

主送机关：

(1)编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

(2)如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，一般不写“有关单位”。

(3)主送机关应该使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称，如主送单位没有统称，应将有关单位逐一列明。

(4)主送机关的顺序一般按照重要程度排列。

(5)主送单位是本单位文件发送范围内的单位，不属本单位发送范围的单位，不能列入主送单位。

(6)请示性公文主送单位一般只写一个，不能多头主送。

正文：

(1)公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋-GB2312字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

(2)文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层 用楷体字、第三层和第四层用仿宋-GB2312字标注,均不加标点符号（与目前的行标有点出入，按照中建集团的格式）。

(3)层次序数可以越级使用。如公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可以用“（一）”，也 可以用“1.”。公文结构层次保持一致。

(4)要规范书写公司全称及简称。

附件说明：

(1)如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如带一个附件，不需标注附件顺序号，如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）。

(2)附件名称后不加标点符号。

(3)附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

(4)在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标识后附的内容不是公文的附件，因此可以在附件说明处不必标注相关内容。