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企业内控流程管理是最基础的管理行为,因为企业的内控流程是公司战略实现、经营决策、内部管理的载体。
要想把企业管理的更好,流程是必不可少的,但随着企业的经营策略、外界环境等因素发生变化,流程如果一味不变的话,那么企业的流程管理会变得僵化。所以企业需要定期开展流程评估和优化,从而不断提升业务开展效率。
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流程优化原则
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风险预防:企业内部流程优化必须要以公司实际的战略和经营目标为基础,以风险预防和评估为切入点,剖析业务流程关键控制环节,制定有效防范风险的控制措施。
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效率提升:流程优化的目的是提升工作效率,降低运营成本。所以在流程优化的过程中,要按照实际业务流程进行评审,消除流程交叉,保证流程的唯一性,即不重不漏。
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持续改进:企业的流程优化不是一朝一夕就能完成的,企业的经营方向、战略目标等发生变化后,相应的业务流程也要跟着变化。企业内控流程必须要围绕价值管理,从而实现流程业务的持续增值。
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流程优化方法
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标杆对比法:将现有内部管理流程与标杆企业进行比较,发现自身管理不足,借鉴优秀的管理办法和举措,不断进行改进和突破,实现精益求精。
ESIA分析法:尽一切可能减少流程中非增值活动调整流程中的核心增值活动,以新的结构方式为客户提供价值的增值,主要分为消除、简化、整合和自动化四个步骤。
ECRS分析法:对企业内控流程进行优化,以减少不必要的浪费环节,从而提升工作效率,主要分为取消、合并、重排和简化四种方式。
SDCA循环:其主要是实现流程的标准化,使流程稳定运行,再对过程进行检查,做出合理的分析,从而保证流程符合客户的需求。
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流程优化步骤
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第一步:流程调研、梳理
首先,企业要对内控流程进行调研和梳理,收集流程信息。在梳理过程中,无论是制度、还是流程,都有分层级、按照业务系统的梳理出来并绘制流程现状图,要对每一个流程节点的输入、处理过程、输出进行清晰的描述,流程图的颗粒度根据实际使用需求来确定,原则上应尽量详尽。
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第二步:流程分析评价
流程梳理完成后,根据流程现状图,对各个节点逐个进行价值评价和效率评价。
价值评价主要是对每个流程节点进行审视,确认该节点是否为必不可少的、创造价值的工作,还是多余的、重复的工作,是否可以去除或合并。效率评价主要是对流程使用过程中的输入信息进行审视,确认是否只输入了必要的信息,要及时消除非必要的信息输入。同时还需要对流程的实用性进行评价,评价其是否高效、实用。
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第三步:问题整理
流程梳理评价完成后,那么就需要对过程中发现的问题进行整理。在这里有一点需要注意,那就是针对于这些问题,一定要亲自进行操作实际验证。这样做的目的是能够直接了解到流程问题的痛点,并根据实际感受得出流程优化的路线,为后期流程优化做准备。
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第四步:流程优化
前面的三个步骤都是在为这个步骤做准备,前面三步已经把流程的现状、问题和改进方向梳理完成了,下个阶段就是要开始流程优化了。
这一步需要根据改进方向绘制流程蓝图,整理实现流程蓝图的具体举措和开展方法,进行可行性分析和资源协调,明确责任人,经管理者决策后根据任务的紧急程度按照顺序开展工作。
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第五步:验证优化效果
流程优化完成后,要结合第四步的流程蓝图对流程的实际应用效果进行确认,对改善前后的效果进行评估,与预期目标进行对比并撰写总结报告,最好能够形成知识沉淀,为后期流程优化提供借鉴及输入。
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