财务人必看！电子发票入账的“避坑指南”

与纸质发票相比，电子发票具有无纸化、低能耗、易保存、易查询等优点，省去了开票方和收票方之间的邮寄时间，降低了发票的丢失风险，受到财务人员的欢迎。收到电子发票怎么做？

依据《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）规定，电子专票作为电子会计凭证的一种，同时满足下列条件的，可以仅使用电子专票进行报销入账归档：

（一）接收的电子会计凭证经查验合法、真实；

（二）电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；

（三）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账；　

（四）电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）等要求。

采用电子专票进行报销、入账且本单位财务信息系统能导出符合国家档案部门规定的电子归档格式的，应当将电子专票与其他电子会计记账凭证等一起归档保存，电子专票不再需要打印和保存纸质件；不满足上述条件的单位，采用电子专票纸质打印件进行报销、入账的，电子专票应当与其纸质打印件一并交由会计档案人员保存。

电子发票报销入账归档应该使用OFD版式还是PDF版式呢？首先来看下两种版式的对比：

所以，日常以电子发票报销入账归档仍然需要保存电子发票的“OFD版式文件”，具体按照财会〔2020〕6号文件的规定执行。

电子专票采用可靠的电子签名代替原发票专用章，采用经过税务数字证书签名的电子发票监制章代替原发票监制章，更好适应了发票电子化改革的需要。

纳税人可以通过全国增值税发票查验平台下载增值税电子发票版式文件阅读器，查阅电子专票并验证电子签名以及电子发票监制章有效性。（注：文件阅读器只支持“OFD版式文件”电子发票对电子签名以及电子发票监制章有效性验证）

验证电子签名具体方法如下：通过增值税电子发票版式文件阅读器打开已下载的电子专票版式文件，鼠标移动到左下角“销售方”相关信息处，点击鼠标右键，再点击提示框中的“验证”按钮，即可弹出验证结果。

如验证结果为“该签章有效！受该签章保护的文档内容未被修改。该签章之后的文档内容无变更”，表明销售方的电子签名有效。

此外，纳税人还可以在全国增值税发票查验平台上，通过录入发票代码、发票号码、开票日期、发票校验码等字段，对电子专票信息进行查验。