漫谈 | 浅析员工背景调查- 大数跨境

广信君达律师事务所

2020-11-23

导读：本文笔者将浅析员工背景调查

前　言

企业在招聘过程中，对应聘者的情况了解只限于应聘者自行提供的简历、学历及面试内容等。除此方法外，企业可以通过对应聘者进行背景调查，了解应聘者的工作经历及情况、前同事或前公司领导的评价等，进一步了解拟录用员工的工作能力、诚信状况等。通过背景调查可实现企业、人才和职位的高度匹配，大大提高招聘质量，降低试用期离职率及用人风险，节约招聘成本。

//一、企业是否可以对拟录用员工进行背景调查

《劳动合同法》第8条规定：“用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明”。该条款为企业对拟录用员工进行背景调查奠定了基础。同时，《劳动合同法》第3条规定：“订立劳动合同应当遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则”。该条款规定员工应履行诚实守信的义务。

//二、员工背景调查的合规性

1.背景调查的程序

自2021年1月1日起实施的《民法典》第111条规定：“自然人的个人信息受法律保护。任何组织或个人需要获取他人个人信息的，应当依法取得并确保信息安全，不得非法收集、使用、加工、传输他人个人信息，不得非法买卖、提供或者公开他人个人信息”。从该规定得知，员工个人信息受法律保护，而企业在获取拟录用员工信息时也应严格遵守前述规定。同时，《就业服务于就业管理规定》第13条规定：“用人单位应当对劳动者的个人信息予以保密。公开劳动者的个人资料信息和劳动者的技术、劳动成果须经劳动者本人书面同意”。

根据《民法典》第1035条规定：“处理个人信息的，应当遵循合法、正当、必要原则，不得过度处理，并符合下列条件：征得该自然人或者监护人同意，但是法律、行政法规另有规定的除外；公开处理信息的规则；明示处理信息的目的、方式和范围；不违反法律、行政法规的规定和双方的约定”。

根据上述规定，企业对拟录用员工进行背景调查时，建议事先获得其书面同意，并妥善保管其个人信息，若离职或企业与其解除、终止劳动关系的，建议企业在规定时间内将其个人信息进行删除。

2.背景调查的内容

背景调查的内容应合法合规。根据《劳动合同法》的相关规定，企业有权了解拟录用员工与履行劳动合同直接相关的基本情况，包括基本信息、学历、职业资格、工作经历等。但是，与劳动合同或履行劳动关系并无直接相关的个人信息，建议企业避免收集或强制要求拟录用员工披露。

例如，北京一家公司要求应聘者填写《职位申请表》《员工入职基本资料表》等文件，该应聘者在婚姻状况一栏填写为“未婚”，并且在《职位申请表》最下方处明确保证并声明“本人保证上述所填报资料等全部属实，如有任何隐瞒及虚报，公司可立即解除劳动合同，并不予支付任何经济补偿”。此后该应聘者顺利入职该公司，并于入职不久后，以先兆流产为由多次向公司请病假并承认已于入职之前登记结婚。公司以该员工入职时欺骗公司及隐瞒已婚、已孕事实，故意提供虚假信息、违反员工手册相关规定为由予以辞退处理，员工不服提起劳动仲裁。经劳动仲裁以及一审，最终二审法院认为虽然该员工填写的婚姻状况不属实，但婚姻状况不能作为解除劳动关系的约定条件，且婚姻状况属于个人隐私，故公司不得依据该员工未如实填写婚姻状况为由与其解除劳动合同

与此类似的案例并不少见，原因在于企业有权了解的仅是与劳动合同直接相关的员工信息。如前述案例，若员工隐瞒的信息对录用和员工履行劳动合同不存在实质影响的，通常情况下，不会导致劳动合同的无效。

//三、拟录用员工背景调查的注意事项

1.事先获得拟录用员工书面同意

企业应当向拟录用员工书面说明企业将对其进行背景调查及主要内容和范围，并保证企业将对其个人信息予以保密。获得其书面同意后，企业方可进行背景调查，若企业委托第三方调查机构开展拟录用员工背景调查的，应要求第三方机构合法合规、严格保密，并在双方签署的合同中约定清楚。

2.拟录用员工背景调查的范围

企业或第三方机构应当以合法合理手段调查与拟录用员工履行劳动合同直接相关的信息，避免以非法手段搜集、获取其个人信息或强制要求披露与履行劳动合同、工作等无关的信息，保护其个人隐私。

另外，对于企业高级管理人员或技术性岗位，除上述调查范围外，通常情况下，调查或要求拟录用员工披露是否与其他企业签署竞业限制协议、约定服务期等的情况时常出现。为避免招聘阶段对相关信息核查的疏漏而造成其不胜任或限制其工作开展等的相关问题，企业须关注拟录用员工是否具有竞业限制等限制性义务，建议企业提前要求披露，避免被动卷入招聘负有竞业限制义务拟录用员工的法律风险。

3.拟录用员工应保证信息的真实、准确、完整

企业应当在规章制度、劳动合同等规定相应条款，明确企业对于经背景调查发现拟录用员工信息虚假的处理规定。企业可以明确规定“入职信息等个人信息虚假等不诚信行为属于严重违纪”，并明确该情况下，企业可以单方解除劳动合同且不支付任何补偿金的权利，确认相关制度经过民主程序、公示程序等。

在入职过程中，企业亦需要对拟录用员工的相关信息、简历、教育证明等进行核查备份，明确由其自行提交，并要求在提交的相关资料中自行写明“系本人提交、均属实”等相关表述。相关学历证书公司可直接在学信网等公开网站上进行核实，相关执业、职业资格证等可直接通过相关官方网站进行确认。最后，建议企业获得拟录用员工承诺，明确所提供信息的真实性、准确性、完整性。