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数电票不用打印也能归档报销！

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2023-10-04

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财政部明确

数电票不用打印也能归档报销

5月17日，财政部会计司公布了电子凭证会计数据标准的通知，其中，明确了数电票报销归档的保存方式：

通知重点：

接收方取得数电票报销入账归档的，

第一，接收方可以根据《通知》第三条、第五条的规定，仅使用数电票含有数字签名的XML文件进行报销入账归档，可不再另以纸质形式保存。

第二，接收方如果需要以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当根据《通知》第四条的规定，同时保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。

总结如下：

1、接收方接收完数电票后，无需打印，直接以XML文件进行报销入账归档即可。

2、接收方如果确实需要打印数电票的，除了要保存纸质版发票外，还要保存XML格式电子文件。因此，财务人员注意了：数电票接收以后，无论打不打印，都要保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。

除了数电票以外，财政部还发布了其余发票（如铁路电子客票等）的电子凭证的数据标准，大家可通过财政部官网下载：

http://kjs.mof.gov.cn/zt/kuaijixinxihuajianshe/dzpzkjsjbzshsd/sjbz/202305/t20230517_3885004.htm

如何保存数电票XML格式电子文件？

纳税人使用各地“增值税发票综合服务平台”，进入“税务数字账户模块”，通过筛选，可以查询接收通过电子发票服务平台开具的发票。此外，也可取得销售方以电子邮件、二维码等方式交付的全电发票。

进入后，选择含有数字签名的XML格式的数电票即可。

数电票如何正确报销、入账和归档？

电子发票、电子凭证的获取和存储

企业通过邮箱下载、税务局网站下载等渠道获取数电票数字签名的XML数据文件。

票据存储

将获取的数电票存储至发票池。对于无报账系统（如报销系统或发票池）支撑文件获取和存储的企事业单位，建议由员工手工下载至本地存储。

文件验签、发票验真

在进行报销入账之前，企业需对接收的带数字签名的XML格式的数电票遵从现有的税收征管要求进行发票查验，以保证发票的真实性。只有查验成功的发票才可报销入账，企业记录发票的验真、验签信息。

解析XML文档

自行或调用财政部提供的免费电子凭证工具包解析接收的XML文件，并存入发票池。

数电票是增值税专票，则进行5.1和5.2处理

5.1. 发票抵扣

数电票关联的业务入账后，依据税务总局的要求进行抵扣处理，抵扣确认后保存到发票池，记录发票的抵扣信息。

5.2. 进项转出

发票进行抵扣后，企业根据发票用途的转变，进行进项转出处理，并将发票转出信息记录到发票池。

资金支付

对于需要付款类业务，可以由资金系统进行业务处理审批后完成资金支付。信息化较好的企业单位按《数电票标准》的要求根据银行回单回写电子凭证支付状态位信息。

会计记账

核算系统根据报销业务信息、数电票的电子凭证信息，同时按照《数电票标准》要求回写电子凭证状态位信息。

归档准备

企业可设定归档前的文件生成准备时机，自行或借助财政部的免费工具包生成电子凭证-入账信息结构化数据文件,并将记账凭证、报销单、数电票含有数字签名的XML格式电子文件、电子凭证入账信息结构化数据文件等文件打包形成电子会计凭证文件。

会计资料归档

单位需按照财政部的监管要求，按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（财政部档案局令第79号）和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）的相关要求，参考《电子会计档案管理规范》（DA/T 94—2022）和《行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范》（DA/T 95—2022），将上述电子会计凭证文件进行归档，以备财政部相关监管部门查验。

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