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微课《“忙不过来”是病得治》文字稿
作者：姚未
微课地址：http://t.cn/RSWSQmu
大家好，又跟大家见面了。今天我们的微课主题是《“忙不过来”是病得治》，在开始之前，我们先说一下忙的四种类型：
第一种：故意很忙。
大家想想，是不是有时候你的忙不是真的忙？我记得有一次，我到朋友公司，他说他对秘书不满意，秘书总是说忙不过来，没有完成他认为很重要的事情。当我跟秘书聊的时候，我们发现她的日报上排满了采购墨盒、复印、帮其他部门叫水等等的杂事。如果我们去体会秘书当时的状态，她真的很忙吗？她怎么会不看重对老板来说才是重要的事情？
其实有时候，我们是用忙去回避内心真正恐惧的事情。这个我晚点说。
第二种：感觉很忙。
以前有一个大学生跟我说过，他很忙，他要准备考试，还有准备出国留学的资料，各种各样的事情，实在是忙不过来。我问他，你真正有效地处理你认为很忙的事情，大概要花多少时间？他说，其实花的时间也不多，但觉得压力大。
这种就是感觉很忙。这个大学生马上要准备考试了，他把面临的压力定义为“忙”，实在忙不过来。
第三种：真的很忙。
现在网上有一种很流行的形容：“忙碌症”。比如有一次，有人找我寻求支持。他说，他面临两个大的项目都处于比较忙的时候，有点焦头烂额，连常规的日常工作都顾不上了。他不知道怎么办。
这种可能是他一天的时间都顾不过来了，也许背后还有什么原因，这种叫真的很忙。
第四种：忙的很爽。
有一次，有人跑来跟我说，姚老师，我最近做的这个事情我挺开心的，比较忙。每次我见他他都会说，特别多想要做的事情要去做，正在做。我做完这件事之后还有很多事情要去做，我的人生被填的满满的。
这种人如果跑来说他很忙的话，可能就是拉仇恨了，因为他们一直处于兴奋感当中，而这种“爽”可能是很多人追求的。而他们到后面的着重点可能是在于：我如何在一个领域里面保持专注。
所以呢，我们今天是针对前面三种“忙”来开展这次的微课。这三种状态的背后核心是什么，能做的调整是什么。
1
故意很忙
很多人可能不愿意承认自己让自己“故意很忙”。这需要多一点自我觉察。有时候，我们会找一些事情，让自己“故意很忙”。这个的目的是什么呢？比如说我们刚开始说的秘书。老板本着锻炼她的心态，让她投诉物业，要求赔偿。可是这个事情过去了一个月，她还完全没有进展，老板问她的时候，她总是说等忙完手头的工作就去。于是老板感到很疑惑了，就让她每天写日报。这日报一看，一堆的打印文件，复印文件，扫地，擦桌子，各个部门叫水……一张A4纸写得满满的。
这个秘书真的那么忙，以至于不能跟物业沟通吗？难道这个秘书不知道这个事情的重要性吗？老板跟我说，其实他已经跟秘书强调过好几遍了。
大家有没有过这样的时候，心里头一直悬着一件要去做的事情，一想到就觉得无力。这种我们称之为有压力的事情。面对这种时候，我们会倾向去做更无关紧要、容易操作的事情。 所以，“故意很忙”的背后很重要的一点是：逃避有压力的事情。
这位秘书之所以一直不去沟通，原因是她之前已经跟物业沟通过了，但物业的态度非常强硬，沟通无法进行下去。对秘书来说，真正有压力的事情是，她必须要穿越一个障碍——跟强硬的人沟通。关于这一点的对应技巧，我们在之前的微课《如何破解拖延症的自我教练》已经有提过，一共有三步。
第一步：找到渴望，建立愿心。
我问秘书第一个问题：你是不是想要成为一个更优秀、更卓越的行政秘书？她说是的。我说，你是不是想要成为一个能干的、被老板赏识的行政秘书。她说是的。
第二步：穿越恐惧，建立决心。
我：对你来说，真正让你恐惧的挑战是什么？
她：我害怕跟那个强硬的人产生冲突。
第三步：迈出一小步，建立信心。
我：你可以迈出的突破性的一小步是什么？
她：如果我要突破自己……我还是很担心谈不拢。
我：这点你是不是可以在一开始的时候表达出来？跟那个强硬的人说，他的强硬让你不舒服，担心产生冲突。
她：是的，如果说出来我感觉会舒服。
这里再跟大家补充一下，如果你不敢直面冲突，有担心的话，那迈出的一小步突破往往是先表达自己的感受。通过这样的方法，可以化解事情对我们的压力，找到一小步可以去做的。
“故意很忙”的第二种状况是：害怕空白。
在我的教练生涯里面，我遇过不少这样的情况：当做我个案稍有较长的停顿时间，我的案主会说：“姚老师，我发现我们之间的这种空白，会让我不知所措，不知道干什么好。”当我们深入探讨这种空白感，会发现，它往往是一种自我价值感不够的表现。
如果你觉得自己经不起空白，也就意味着，停下来，或者有长时间的空白，或者慢下来的时候，你会认为自己没有产生价值，那也就意味着，这一刻，自身是没有价值的。这种感觉如果让你觉得不舒服，那可能就是意味着，你害怕空白，会故意让自己很忙。
针对这种情况，处理方式并不是去规划时间，规划自己什么时间段做什么事情，而是告诉自己：我是可以空白的，我是可以停下来的。只有让自己停下来的时候，我们才会问问自己，此时此刻，当下，我真正重要的是什么。什么是对我真正重要的，什么是我真正渴望去做的。哪怕我什么都不做，我也是有价值的。
2
感觉很忙
很典型的一个例子，前面的学生在面对考试来临之际，会强调自己很忙。当别人让他去做点什么事情的时候，他可能会说别找我，我很忙。又或者是工作中，你下周三有个任务要交了，这个任务可能今天你不需要做些什么，但对你来说，你可能感觉很忙很忙。
“感觉很忙”背后的心理成因是：未完结事件过载。
什么是未完结事件？在完形里面有比较详细的解释。比如说，你正在看电视剧看到一半，有人跟你说过来吃饭，那对你来说，这个暂停会一直在你心里悬着。一些电视剧结束之际放出悬念的预告，就是利用了未完结事件的效应。
未完结事件在日常生活中非常常见。比如你正在写一个报告，写了一半，你的领导过来跟你说现在有个很重要的事情需要你马上处理。对你来说，你可能会老惦念着报告的后半部要怎么写。未完结事件对人的影响是什么呢？如果你有接触过完形心理学，你会发现，人的一些状态，甚至是病理性的状态，是由于过往的事件悬在那里，而你也忘记了，未来得及处理。
通常来说，小的事情忘了也就忘了，但大的事情，或者是很多事情只做了一半，都悬在那里，这样你的心里就会沉甸甸的，心里装得很满，然后有新的事情进入的时候，你就会崩溃了。
可是事实上，也许在那一刻你并没有要同时处理很多事情，但你会感觉很忙。这种感觉很忙就是因为你的未完成事件过载了，再加入新的事情进来，你就会受不了。这不是一种时间概念上的忙，而是纯粹心理的忙。
针对这种心理现象，什么才是好的应对方式呢？有很多研究表明，男性比女性承受的未完结事件更少一点，因为男性的思维更倾向于一根弦，如果去商场直奔目标。而女性则会对比查看同类商品，心里放了四五件商品，逛完再决定购买。所以对男性来说，比较好的方法是，完成一件事情再开始另一件事情。海尔的管理有个很著名的理论：日事日毕。当然，这其实是很纯理论的，毕竟大多数人都不能今天的事情能今天做完，很多事情是不得不并行的。所以我们有另外一个方法：“画逗号”的方法。
顾名思义，做完一件事情就是画上句号。那如果说好几件事情并行，不能马上画上句号，怎么画逗号呢？我们在时间管理的系列微课有提及时间管理的三个利器，其中一个是列清单。怎么列呢？列出要做的事情，事情的进度，如果要切换到另一件事情，就可以记下未完成的事情。更好的步骤是，把你下一步要做的事情列出来。比如是写了一半的报告，可以列出写到哪里，接下来要回答什么。“画逗号”的概念就是，就算事情没有结束，但我把它放在了另一个位置，而非压在心里惦记着，即使我下次开始的时候还是可以很从容的，它虽然没有完成，但它画上了逗号，做好了标记了。
如果列清单对你来说还是有点感觉悬，不知道什么时间段里可以完成，我们可以用第二个利器：划日历。
把清单放在某个时间点。比如说某个事情被打断了，那可以把这个事件调到另一个时间段，如果还有别的事情可以继续调整，但这个事情其实是有被安排好的了。这个未完结事件的“逗号”就会更加鲜明了。
如果事件的时间安排是不可主动控制的，比如说考试，是下周五，那我们的关注点就可以在于：此刻我可以做什么。比如是背单词，那我就用今天的某个时间段背单词，把考试的时间安排在日历上做标注，然后专注地去做今天要做的事情。这时候你可以看一下，是不是心就安定下来了，感到有压力的情绪是不是得以缓解。如果有，恭喜你，“感觉很忙”的毛病得以治疗了。
3
真的很忙
这种类型的人往往是忙得很累。
有一位经理人找到我，公司里有两个项目处于特别忙的阶段，自己的常规工作根本顾不上怎么办。在这里我简单向大家介绍一下时间管理四象限的概念。把手头上的事情列清单出来，然后把它们分成四类，一类是重要紧急，二类是重要不紧急，三类是紧急不重要，四类不紧急不重要。四种不同的状况可以有不同的优先处理。针对重要紧急的事情，一定是现在当下马上立刻要去做的，然后再去做重要不紧急的事情。针对紧急不重要的事情，如果可能的话，尽可能分派给下属或者请同事帮忙去做，至于不重要不紧急的，就留在那里，什么时候变得紧急或者重要，再做处理。
针对刚刚说的经理人，我发现对他来说，最困难的并不是把事情分在四象限里，而是他把所有的事情都分在紧急重要里面了。这是很有意思的，然后我发现他有两种比较明显的状况。一种是不拒绝，别人给到他的事情他不会拒绝；第二种是他不会分派，他一想到这个事情很重要，他就不太愿意分派出去了。
他的不拒绝不分派，其实是有一些心理上的根源的。可能有三种。
第一，你是不是会对权威无条件服从。
刚刚案例里的经理人会说：“老板说的话当然是重要的啊，老板说的话怎么能不听？”他把领导的安排都当做是重要的紧急的。这种无条件的服从其实是会让执行力打折，变得没那么高效。
第二，你是不是对别人的评价过于看重。
或者说，你会不会太过于看重自己是不是一个能干的人、好人。比如说你分派任务给同事，同事说这个事情太难了，你可能就自己做了。领导一说有什么事情，然后你就跳出来说自己做。
第三，你是不是对别人不够信任。
觉得这个事情放在我这里是OK的，给别人的话你就会担心对方搞不定。
无论是对权威的过度服从，或者是对别人的评价过于看重，或者是对别人不够信任，这三种状况都是在于，对自我的形象看得太重。所以，在这个问题是，最重要的是，对我来说，不是为了面子，不是为了领导或者同事的好话，不是为了我自己的恐惧和担心别人是不是做不到，而是对我来说，真正重要的事情。这样的话，就会引出第二个话题：到底什么事情才是重要？
有两种人，一种人是偏感觉的。想到这件事情，心里面就会有分量很重的感觉，那这件事对这个人来说就是重要的。这种人的表现就是，这个项目如果做不成就会怎么怎么样，这个事情压在心里。
另一种人就是逻辑的，看事情做好以后的价值是什么。比如说这个事情做对了可以盈利很多，做得不好会亏。
对我来说，我更倾向于两种情况的整合。如果感觉是重要的，那就尊重这份感觉，去跟这份感觉对话，去理解这份感觉真正想要告诉我们的真相。比如说之前我们说的开例会的例子。其实这个例会就算一个星期开两次也是OK，但因为这个人的前领导特别注重例会，要求每天都要开例会，这个例会是特别重要的，那在他心里，这份重要的感觉就是提醒他要注意权威说的话。在这个对话中我也提醒他这个感觉意味着什么，他意识到，他对自我服从权威这部分过于强了，导致他的工作方式僵化，而这种僵化则是这种感觉导致的。通过对话，他看到原来是这样以后，他能够得以放松。毕竟当时前领导要求开例会跟当时的公司环境是有关的，而现在并不需要这样的规定，这个例会就可以做调整了。
所以，当感觉占上风的时候，我们需要去跟这份感觉做对话，去了解真正重要的事情。也许里面真正重要的事情是有价值的，那这个价值是什么？也许这个重要的感觉只是感觉，它只是跟某个过往的经历有关，就可以放下了。
当尊重完这份感觉以后，我们就要理性看待，这个事情里面，公司的愿景，我们共同的愿景，未来我们要共同实现的，究竟是什么。我们现在做的事情，对我个人的未来、对公司的未来，对我们共同愿景的未来，真正重要的部分是什么？我现在做的事情，是不是对我个人和公司未来是非常重要的，在逻辑上是会带来很高价值的，或者说在逻辑上没做好这件事情，它是会产生严重的负面影响。我们要以对未来价值的影响为依据去判断，这个事情的重要性。
回到那个负责两个项目的经理人，通过这样的对话，他就能够合理安排常规工作是不是必要的，能不能做延后或者交派的调整，这样他就能从很大的压力里面得到释放。
如果你真的很忙，那你需要看看自己是不是不会拒绝不会分派，是不是自己把自己看得太重了，是不是自己太过度地看重这种重要的感觉，所以把所有的事情都hold在自己的手里。当你真的看到的时候，你就能对话感觉，从压力里面释放出来。
无论什么状况下，你都可以经常问自己一个问题，这个问题在我过去几年里是我每天都会问自己的。它让我从每天工作八个小时变成每天只需工作两个小时，高效地处理我的工作。我希望大家至少在未来的一个月里面，每天都能问问自己。这个问题是：
你问问自己，如果今天我只能做一件事情，真正值得我做到卓越的一件事情是什么？
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