大数跨境

讲真,Excel有时候还是很方便

讲真,Excel有时候还是很方便 悦海财税
2018-08-06
1
导读:用的好excel,可以大大降低你的工作量

给大家整理了以下这些Excel神技,学会这些,保证你分分钟升职加薪、迎娶白富美、走上人生巅峰!


1

图表类型那么多

为什么你只会柱状图?


首先小编要隆重介绍的是Excel中的——迷你图,让Excel中有数有图,一目了然,逼格瞬间提升一万点。


把这样一份数图结合的表格发给他老板,相信连他一定会夸你做事认真,考虑周到。





2

表格中那么多####

是个什么鬼?


有时候,某个单元格中拥有过多内容,导致显示不全,此时单元格中便会显示“####”,看起来既没有信息量又不专业。


你选择用鼠标一个一个拖拽?别逗了,万一这是一份超级无敌大表,有几千行几千列呢?小编就想问你,手酸吗?


在“格式”菜单中有“自动调整行高”和“自动调整列宽”两个功能,我们可以点击这两个按钮来合适地展示数据,防止出现“####”这种尴尬的内容。


或者Ctrl+A全选该表格,在需要调整的行或者列中间双击,也可以达到同样的效果。




3

为什么我的数据

全挤到一起了?


做表格时,我们往往需要从从word文档或者其他类型的文档中复制粘贴数据后,但由于格式不对应,复制过来的数据经常会出现全部挤在一列中的情况。


你想把它们填充到不同的单元格中,可数据那么多,如果一一复制粘贴的话,估计做到下班也很难完成……


Excel中自带分列功能,专治“乱成一团”的数据:点击“数据”选项下的“分列”,按要求把数据分离即可,你会看到,你要的数据像听话的孩子一样,乖乖地跑到不同的单元格中去啦。




4

一秒钟变快手

全靠这些快捷键


同样做一份表格,你可能吭哧吭哧累半死,从上班做到下班还没完成,而有的人却利用各种各样的快捷键,像在打游戏一样,分分钟搞定。


在小编看来,Excel中如果一个操作重复了三遍以上,那么就应该寻找一下有没有什么快捷键,思考一下有没有什么可以改进的地方。往小了说,Excel是这样;往大了说,学习或者生活也理应如此。


小编为大家精挑细选了一些常用的快捷键,保证让你的手速快到飞起:


【Ctrl+9】:隐藏选定的行。


【Ctrl+0】:隐藏选定的列。




【Ctrl+PgDn】:切换到右边的工作表。


【Ctrl+PgUp】:切换回左边。


【Ctrl+F】:显示【查找】对话框。


【Ctrl+G】:显示【定位】对话框。


【Ctrl+F9】:将工作簿窗口最小化为图标。


【Ctrl+F10】:最大化或还原选定的工作簿窗口。


【Ctrl+:】:输入当前时间


【Ctrl+;】:输入当前日期。




【Shift+F2】:编辑单元格批注。


【Shift+F3】:显示“插入函数”对话框。


【Shift+F6】:切换到已拆分的工作表中的上一个窗格。


【Shift+F8】:可以使用箭头键将非邻近单元格或范围添加到单元格的选定范围。


【Shift+F10】:显示选定项目的快捷菜单。


【Shift+F11】:插入一个新工作表。


还有一个很好用的单元格格式转换快捷键系列,解放你的鼠标;小编推荐大家熟记于心:


  • CRTL+SHIFT+~:常规格式


  • CTRL+SHIFT+1:整数


  • CTRL+SHIFT+2:时间


  • CTRL+SHIFT+3:日期


  • CTRL+SHIFT+4:货币符号


  • CTRL+SHIFT+5:百分比


  • CTRL+SHIFT+6:科学记数


  • CTRL+SHIFT+7:边框




5

公式太多看花眼

找到数据来源


当遇到公式运算比较多的报表时,我们想知道某个单元格中的数据是从哪些单元格计算来的,但看着密密麻麻的公式和单元格符号,就问你三个字:眼花吗?


这个时候,选中公式结果单元格, 按快捷键Ctrl+[,就可以在excel中直接看到运算的数据源了。




这还没完,当公式的结果是来自不同的工作簿时,使用该快捷键,它还会自动帮你打开数据源的工作簿并找到该数据源。


6

这么多张表

还让我一个一个调格式?


你需要同时做N个格式相同的工作表,却发现每次都要手动调格式,此刻,你的内心是崩溃的……


除了移动和复制,如何对N个工作表设置相同的格式呢?


右键点击某张工作表的标签,选择“选定全部工作表”之后进行编辑,完成后再点击“取消组合工作表”就行了。


想省时省力,就一次搞定,工作效率就是这么上来的。




7

从1编号到1000

你却只会拖鼠标


遇上要给Excel中的数据编号,要怎么处理?


从1编到20,你或许直接输入20个数字,或者拖拖鼠标就能完事,但是要给一堆数据从1编号到1000的话……


也许别人都下班了,你还在拖鼠标,想想也是醉了。


如果我要从1编到1000,那么点击“填充”→“系列”→将“步长值”设置为1、“终止值”设置为1000即可。


还可以按照编号需求,设定不同的值:比如,如果将这1000个数据全部标为奇数列,那么从1开始,将步长值设定为2,终止值设定为1999;偶数列的话,从2开始,终止值设定为2000。想怎么设置,就怎么设置。




8

自带截图功能

告别难用的截图软件


在制作或者浏览表格时,我们常常要将一些关键的数据及图表截图保存。大部分人一般会使用qq、微信的截图功能或者其他截图软件,可是万一没有网络了怎么办?


其实Excel中也自带原生截图功能。点选“插入”,正下方就是“屏幕截图”啦。这个技巧虽然简单,但是诸如断网等关键时刻,它就派上用场了。


9

好用的图形千千万

为什么你只会柱状图


图形能够让Excel中那一行行冰冷的数字变得直观而鲜活,但无论遇到什么类型的表格,你统统都用柱状图来打发,这样真的好吗?


其实,不同类型的图表有不同的呈现方式,表达的重点内容也不一样。小编给大家总结了不同图表的特点,请按照需求随意取用:


柱状图/条形图:


柱状图大家平时最常见的一类图形,算是Excel中的万金油。经常用于不同数据之间的比较。



折线图/面积图:


折线图可以看出数据的变化趋势。比如,如果你是一名sales,那么比较一下自己今年四个季度的业务量,折线图就是最好的选择。




饼图:


饼图是能够最直观显示各个数据占比情况的图形。举个例子,我想知道自己每天用于工作、通勤、娱乐的时间,那么做一张饼图,一切就都一目了然了。



雷达图:


这种图最大的作用是比较数据的不同。当数据用雷达图展现出来的时候,能清晰地发现数据间的差异。



10

别让你辛辛苦苦做的表格

毁在最后一步


好不容易把老板交代的表格做好了,你打算就这样发给老板?


别着急!行百里者半九十,要做就把事情做到最好。在发送前,请务必注意以下几条,妥当之后再点击发送,多花一分钟,也许就可以避免表格被“打回重改”的命运:


  • 将光标定位在需要他人首先阅览的单元格中,方便对方一目了然。


  • 如果表格过长,那么尽量冻结首行首列。


  • 没必要呈现的内容,建议做隐藏处理,而不是删除,这样方便下次修改。


  • 保持单元格内数据的字体、字号与格式一致。


  • 行标题、列标题请加粗,并给表格加上合适的框线。


每天陪伴着我们职场生活的Office软件中,如果说Word是“经济适用男”,PowerPoint是“花美男”的话,那么Excel则是“全能型男神”。


这些Excel的小技能,平时花点时间就能学会;学会了,就是一辈子的事情。




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广州悦海财税,代办各类营业执照,公司注册,记账报税,出口退税,一般纳税人申请、报税等一系列的工作,专业会计师做帐,拥有十年行业经验。
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