外贸客户来中国的邀请函模板及其操作流程
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第一、何谓邀请函
1、基本介绍
邀请函（Invitation Letter）是由中国境内的单位或个人出具的，邀请外国人来华的信函。在国际贸易实务中，邀请函是外贸企业邀请海外客户来华进行商务考察、洽谈合作、验厂验货等活动的正式书面文件。
2、客户需要邀请函的主要目的
邀请函是外国人在境外申请来华签证时，签证机关判定申请事由成立的重要依据。根据《中华人民共和国外国人入境出境管理条例》的规定，申请M字（商务）签证，须按要求提交中国境内商业贸易合作方出具的邀请函件。简单来说，没有中方企业出具的邀请函，客户很难顺利获得来华签证。
第二、客户预甄别
1、可以开具邀请函的客户类型
根据外贸实践经验，以下客户可以放心开具邀请函：
（1）有过往来邮件的目标客户：双方已经有一定沟通基础，合作意向明显，有具体项目在谈（如看厂、谈订单、验货等），这类客户可以开具邀请函。
（2）行业内的客户：经过背景调查，客户是做同行业产品的，公司注册时间较早、信誉良好，属于圈子里的客户。
（3）圈子内的专业买手：这类客户通常有其他渠道搞定签证（如找自己合作的中国供应商提供邀请函），但若确有需求，也可以开具。
Tips：客户是在你的行业圈子里、有具体项目可谈、双方关系走得比较近了，就可以开具邀请函。
2、不能开具邀请函的客户类型
以下情况建议不要轻易开具邀请函：
（1）一上来就问邀请函的客户：什么都还没谈，客户底细完全不清楚，一开口就说要来中国。这类客户中有一些是骗子，风险较高。
（2）来自声誉不佳国家的客户：这里不是歧视特定地区的客户，而是说：在双方毫无沟通基础的情况下，客户来自某些签证管理较严或信誉记录不佳的国家，一上来就要商务邀请函，这种情况需要高度警惕。
3、邀请函的风险提示
开具邀请函需要承担相应责任：
法律责任：一旦邀请的外国人在中国境内从事了与申请目的不符的活动（如非法就业、非法居留、非法入境，即“三非”），或发生了其他违法犯罪情形，邀请单位需承担相应责任。
真实性责任：若提供虚假材料或买卖邀请函，将被暂停邀请资格，并移交公安部门处理。
监督义务：邀请单位需确保受邀人活动与申请目的一致，并主动向外事部门反馈其在华动态。
行政处罚：违规出具邀请函件的，处5000元以上10000元以下罚款，有违法所得的没收违法所得。
千万不要为了“帮客户一个忙”就随便开具邀请函，尤其是商务邀请函。
第三、邀请函的类型
邀请函主要分为两种：普通邀请函和商务邀请函（TE/PU邀请函）。
1、普通邀请函
（1）定义
普通邀请函是邀请单位自行出具、加盖公司公章即可的邀请文件，无需经过政府外事部门审批或盖章。适用于关系较为熟悉、风险较低的客户。
（2）主要内容
普通邀请函的基本内容包括：
被邀请人个人信息：姓名、性别、护照号、出生日期等
访问信息：来华事由、预计抵离日期、访问地点、停留天数
费用安排：国际机票和在华食宿交通费用由谁承担
邀请单位信息：单位全称、详细地址、联系人姓名及电话
邀请人签字和公司公章
（3）模板
以下为一份常用的普通邀请函模板：
INVITATION LETTER
Date: April 09, 2026
Dear Sir or Madam,
It‘s our great honor to invite the following persons to visit our company XXX（我方公司全名） located at XXX（我方公司具体地址）. The business trip will last 30 days from 9th April 2026 to 9th May 2026.
We are looking forward to their visit in our company, to discuss topics of common interest and further extend our commercial relationship.
Invitees' detailed information:
Name: XXX Gender: Male Nationality: German Passport No.: XXX Date of birth: 15/10/1960
Invitees' company information:
Company name: XXX（客户公司全名）
Company address: XXX（客户公司地址）
Company phone: （客户公司电话）
During the visit, XXX（我方公司简称） will be in charge of all accommodation of Mr XX.
Sincerely yours,
（公司盖章及负责人签字）
（4）使用说明
邀请单位自行出具，公司盖章即可，无需政府审批。
可以是传真件、复印件或打印件，但领事官员可能要求提供原件。
一般适用于商务访问、旅游探亲等签证申请。
（1）定义
商务邀请函（也称“邀请核实单”）是邀请单位向当地政府外事部门或商务部门申请，经审核后出具的官方盖章邀请文件。这类邀请函是外国人申请来华签证的辅助材料之一，属于签证申请的前置环节。
根据签发事由的不同，商务邀请函分为TE（Trade & Economic）邀请函和PU（Per Unit）邀请函两种。两者的模板内容基本相同，主要区别在于来华事由的性质不同。
（2）主要内容
商务邀请函的内容要求比普通邀请函更严格、更详细，须包含以下信息：
受邀人姓名、性别、国籍、出生日期、护照号码
来访目的、访问地点、停留天数
费用来源（国际机票和在华食宿交通费用由谁承担）
邀请单位联系人姓名、地址、电话
在华详细日程安排
邀请函抬头为受邀人申办签证的中国驻外使（领）馆名称
邀请单位董事长或总经理签字，并加盖邀请单位公章
（3）模板
以下为一份完整的商务邀请函模板：
Invitation Letter
To: The Visa Section of Chinese Embassy in [Customer Country Name]
Date: [Date]
Dear Visa Officer,
We, [Inviting Company Name], located at [Company Address], hereby invite the following foreign national to visit China for business purposes.
Invitee Information:
Full Name: [Name as in Passport]
Gender: [Male/Female]
Date of Birth: [DD/MM/YYYY]
Nationality: [Country]
Passport No.: [Passport Number]
Position: [Job Title]
Visit Information:
Purpose of Visit: [e.g., factory inspection, business negotiation, product exhibition]
Proposed Entry Date: [DD/MM/YYYY]
Proposed Departure Date: [DD/MM/YYYY]
Duration of Stay: [Number] days
Number of Entries: [Single/Double/Multiple]
Places to Visit: [City names, e.g., Beijing, Shanghai, Guangzhou]
Detailed Itinerary in China:
[Date] – [Date]: Arrive in [City], check in hotel
[Date] – [Date]: Visit [Inviting Company Name] for [purpose]
[Date] – [Date]: Depart from China
Expenses:
International Travel: To be borne by the invitee / inviting company
Accommodation & Local Transportation: To be borne by the invitee / inviting company
Inviting Company Information:
Company Name: [Full Name]
Address: [Full Address]
Contact Person: [Name]
Phone:
Email:
We guarantee that the invitee will abide by Chinese laws and regulations and will depart from China before the visa expires.
Sincerely,
[Signature]
[Printed Name, Title]
[Company Stamp]
（4）具体操作流程
商务邀请函的办理一般包括以下步骤：
第一步：确认是否需要商务邀请函
在正式办理前，建议先向客户所在地的中国驻外使领馆确认签证类型和要求，明确是否需要国内政府外事部门签发的邀请核实单。
第二步：准备申请材料
办理商务邀请函通常需要提交以下材料：
邀请外国人来华的申请报告（单位红头纸打印）
外国人来华商务签证邀请函申请表
被邀请人护照信息页复印件（护照有效期需在6个月以上）
中方企业营业执照复印件
企业简介
企业贸易合同或协议（证明双方有业务往来）
被邀请人在职证明及中文翻译件
与被邀请单位近期业务往来证明（如购销合同、银行汇款水单、报关单等）
第三步：向当地外事/商务部门提交申请
邀请单位向注册地所在的市/区外事办公室或商务部门提交申请
目前许多地区已开通线上办理系统，如湖南省的“外国人来华签证邀请函信息管理系统”（https://invite.hnhere.cn/）
部分地区可通过微信小程序办理，如无锡市的“i无锡”微信小程序
一般要求安排专人递交材料，不受理代办
第四步：部门审核
区/县外事部门进行预审和受理核实
审核通过后，市外办进行复审
受理后一般4个工作日内出具邀请核实单
审核不通过的，退回补充材料
第五步：出具邀请核实单
审核通过后，外事部门出具《邀请核实单》或《邀请确认函》
由邀请单位董事长或总经理签字并加盖邀请单位公章
第六步：发送给客户并销签
将邀请核实单发送给客户，客户凭此前往中国驻当地使领馆申请签证
客户离境后，邀请单位须在规定时限内（一般为入境后30天内或邀请核实单出具后4个月内）向外事部门反馈客户出入境情况并办理销签
（5）时间安排建议
建议邀请单位至少提前20个工作日办理。
受邀人入境时护照有效期应在6个月以上。
申请签证有效期3个月1次入境，停留天数最长90天；申请6个月或12个月多次入境，停留天数最长30天。
3、小结
普通邀请函由企业自行出具，流程简单快捷，适用于信誉良好、风险较低的客户；商务邀请函（TE/PU）需经政府外事部门审核出具，流程较为繁琐但更正式、签证通过率更高，适用于首次来访或来自签证要求严格国家的客户。
无论哪种邀请函，都需谨慎甄别客户、如实提供信息，以免承担不必要的法律风险。
第四、相关链接
1、中国领事服务网——外国人来华Visit China
https://cs.mfa.gov.cn/wgrlh/
2、广东省人民政府外事办公室
http://www.gdfao.gd.gov.cn/
3、深圳市外国人来华签证邀请核实单申办指南https://fao.sz.gov.cn/xxgk/zyxw/content/post_8493.html
4、对外国人的住宿登记
https://www.gdzwfw.gov.cn/portal/v2/personal/mattersLv2/hot?region=440300&lv2code=7700000002
5、外国人护照报失证明
https://www.gdzwfw.gov.cn/portal/v2/personal/mattersLv2/hot?region=440300&lv2code=7700000002
➡客户开发