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当你计划到海外出差，顺道拜访客户时，必须先以书信通知对方。出国前再以Email或电话向对方确认访问的日期和目的。如果是临时决定的拜访，也要通过对方的秘书安排，让对方对你的造访有所准备，才会有心情和你洽谈。
如果沟通是由你发起，提供对手一切的方便，能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的，你需要热心地告诉他：“I will arrange everything.”（我会安排一切），不但表现出你的诚意，也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下，专心与你进行沟通。
如果沟通的地点是在你公司，那么请叮咛你的步数，勿在沟通过程中做不必要的干扰。因为过分的干扰会影响沟通的意愿和热忱，也会给潜在合作伙伴留下一个不太好的印象。
沟通时，仍然要遵守一般的礼仪和保持良好的仪态，这样可以增加人们对你的好感，提高你的沟通效率。此外，坐姿不良，在对手讲话时左顾右盼，都足以使人对你产生不良的印象，而减低与你洽谈的兴致。
如果你明显地犯了错，并且对别人造成或大或小的伤害，一句充满歉意的“I’m sorry. It’s my fault.”通常能够获得对方的原谅。就算他实在很懊恼，至少也能稍微缓和一下情绪。做无谓的辩解，只能火上加油，扩大事端。
具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说“We have a pamphlet in English.”（我们有英文的宣传册）或“Please take this as a sample”时，一定会兴趣大增，进而问你许多和产品有关的问题。
当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时，做无意义的僵持是无法获得令人满意结果的。如果能在不打断对方的情形下提出“How about a break？”对方必然能欣然接受，紧张的气氛也立刻得以缓解，当你们再回到会议桌时，也能以清晰的思路继续沟通。
如果沟通是在你的公司进行，除了应向沟通对手提供舒适的场所以外，更应尽量配合，向他提供有助于沟通进行的服务与设备。例如，大大方方地告诉他：“You can use our office equipment if necessary”（如果有需要的话可以使用我们办公室的设备）
每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时，除了说出自己的想法以外，随时可加上一句“What is your opinion?”或者“I’d like to hear your ideas about the problem”不但让对方觉得受到重视，更能使你们因思想的交流而逐渐达成协议。
如果在沟通场合中，你无法详细的说出想法，不仅会使对方听得满头雾水，说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解，而失去和你沟通的兴致。外国人和中国人的思维不太一样，太含蓄或委婉都是在增加沟通成本，更严重的或许会因为模棱两可而吃了大亏。
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