国际档案日｜来自一线的档案声音

一份份档案承载着一段段历史

一页页纸张记录了一个个事实

6月9日是第15个国际档案日

让我们一起倾听来自一线的档案声音

共同领略档案

记录历史、服务社会的魅力！

报建员的工作琐碎而重要，开发报建岗形成的资料涵盖了项目开发建设的全过程，且均属于公司重要的工程档案，如项目备案证明、建设项目城市基础设施配套费收缴通知书、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证，以及商品房屋首次登记证明、建筑物楼门牌编号审批表、商品房预售许可证等，这些材料在项目开发前期申请开发贷款、销售期间办理银行准入、项目竣工后进行土地增值税清算以及开发资质申报、年检、升级等业务中均发挥着重要作用。

作为工程师，与工程资料打交道是家常便饭。工程资料的收集在工程档案管理环节中占据重要地位，也是完成工程移交的重要环节。完整准确的工程档案资料能够真实反映建筑工程各个施工阶段的开展情况，促进质量管控。一旦将档案资料收集移交放于次重视状态，整个建设环节将得不到有效保障。因此，唯有各责任主体间相互协作、共同努力做好看似零碎的档案工作，方能为项目竣备与档案验收提供保障。

作为物业服务中心工程部门负责人，最头痛的莫过于进行项目维护时找不到原始住宅建设的工程档案。2013年开始建设、2016年竣工验收的翠城花园复建房项目，由于历时太长，加之中间人员变动频繁，相关档案查找难度很大。经过不懈努力，相关人员终于在地产总部档案室查找到相关资料，为物业管理一线工作的开展解决实际困难提供了很大便利。对于住宅物业管理一线工作而言，完整的工程档案为住宅物业检查、维护、使用、改建等必要工作提供了重要依据和参考。

有一次档案部接到街坊们有关加装电梯的查档申请，因加装电梯位置被幼儿园围墙包围，权属不清，报装工作一直无法开展，给街坊们的生活带来不便。经档案员快速梳理和查档，街坊们顺利拿到楼栋验收图，通过对照图纸信息与实地丈量，核实出加装电梯位置的权属，并与幼儿园方进行沟通，双方最终达成一致，电梯报装工作顺利开启。街坊们舒展的笑容让档案员不禁感慨档案无小事，档案的查阅利用对于档案人来讲，可能只是举手之劳的日常，但对这帮老街坊而言，则是希望和期盼。

作为市场拓展中心的员工，日常工作就是为公司挖掘市场以及拓展业务。近两年疫情持续、教育行业调控等冲击着商业地产发展，而公司业务又有不断扩张的需要，为了公司拓展业务顺利进行，需梳理突显公司市场竞争优势的资料，包括公司组织架构和发展历程、公司历年荣誉台账、历年管理项目物业合同等。由于部分资料年代较为久远，且当年缺乏统一管理的档案数据平台，只能靠人手一份份翻阅和筛查。公司档案管理员的细心查找和耐心梳理为市场拓展提供了完整的所需资料，为公司外拓业务的前期准备工作提供了大量真实可靠的依据，促进了公司经营发展。

在某项目租后管理过程中，公司监测到项目担保人涉及大额金融诉讼。项目经理经与相关部门研讨后决定与客户协商提前收回项目剩余租金。为保障公司利益，相关部门第一时间向业务档案员提出调档申请，业务档案员凭借前期高标准的档案收集整理工作以及对档案管理工作流程的熟悉，迅速按照需求提供了所需档案资料。经查档，公司合同条款上已有债权保障权利的相关约定，在法律合规方面较为完善，相关部门也从前期收集的业务档案中摸查到一些关键财产的蛛丝马迹，为后续的诉前资产保全奠定了基础，也为后期的催收谈判赢取了主动，最终帮助公司在该项目上实现提前退出。

收到客户强平投诉时，广州期货合规专员小陈第一时间向客户服务部档案员寻求帮助。档案员快速准确找到了客户前期与公司签订的开户文件和经纪合同，完成了档案调阅和复印手续。经反复翻查，小陈发现文件合同中已详尽阐释风险提示和强平约定，且记录显示交易当天交易风控部同事已多次提醒客户。小陈整理好证据后前往客户家中进行调解，最终客户同意撤诉。本次客诉事件的圆满解决，让档案员不禁感慨，“档案来源于业务，平日里看似不起眼的档案整理工作，其实最终都是为了业务服务，这么看来档案工作真的可以起到举足轻重的作用呀”。

公积金贷款业务员小李近期受理了一笔业务，由于卖方陈业主的收款账号是异地卡，导致放款失败。小李及时告知陈业主，陈业主表示他身在外地，无法赶回广州开本地卡，但近期急需钱治病，希望能尽快解决并放款。小李了解情况后，积极推动问题解决，并请档案管理员调取该笔业务档案中的申请表和公积金贷款合同进行相应变更，最终陈业主顺利收到款项，并向小李表达感谢。小李将这份来自客户的认可与档案管理员分享，感谢她在工作中的配合，及时准确地调取档案。档案的调取利用，对于档案员来说，可能只是举手之劳，但在业务开展中却发挥着重要的作用。

2011年9月，北二环公司与某某贸易公司签订了《广州市北二环高速公路萝岗大桥桥底场地管理及使用合同》，根据政府相关文件要求需提前终止合同约定，但该公司一直拒退场地。直至2016年9月合同期满，该公司仍拒退场地，严重侵犯了北二环公司的合法权益。自2019年6月起，双方先后通过法律途径解决合同纠纷问题。在诉讼期间，相关人员通过查阅和利用历史档案200余份，为公司避免损失200多万元，同时收回场地费用近70万元，北二环公司最终胜诉。

在日常开展的路面养护项目中，会产生预算编制文件 、招投标文件、设计和施工图纸、竣工验收等重要文件资料，养护管理员会及时对产生的文件材料进行收集、整理和移交归档，保证档案的真实性、完整性、准确性。2021年-2022年期间，苍郁公司在开展路面“白改黑”专项工程设计时，养护管理员多次查阅了建设时期归档整理的路基路面、交通工程等方面的竣工图纸，为精准开展路面专项施工方案设计和预算编制提供有效的数据支撑。

2021年7月份，随岳南公司收到仙桃市人民法院传票，陈场镇唐场村村民再起诉公司侵犯其居住权及房屋安全和财产权，要求赔偿不动产搬迁还建各项损失费用及房屋损失共计5万元。路产部通过查找档案系统，调取了5份历史档案，为公司挽回各项损失费及房屋损失费共计5万元，此次案件的胜诉，为往后类似案件提供指引，充分体现了档案利用的价值和意义。

湖南省交通科学研究院工程师在规划全省大件运输路线时，需查阅长株高速全线桥梁的设计图及竣工图，长株高速档案管理员积极配合，申请档案利用审批流程，在短时间内完成了相关档案的调取。此次查阅长株高速图纸，对全省大件运输路线规划项目起到了至关重要的作用，详实齐全的查阅资料为湖南省交通科学研究院节省了大量现场核查勘验时间。

作为一名从事奶牛场资料管理工作的人员，为新生存活犊牛建立“户口”，是日常工作中极其重要的一部分。奶牛系谱相当于奶牛的“户口簿”，涵盖了奶牛从出生到淘汰的全生命周期数据。奶牛系谱档案一页三像，并借助现代电子技术，生成电子档案，综合记录牛只的标识号、品种信息、父母系信息、出生日期、出生地、产奶情况、免疫情况可以做到奶牛饲养全程可控，促进了牛群持续、健康、快速发展。

皇上皇生产研发部经理一直致力于积极开展广式腊味制作技艺创新、产品生产质量的把关和新品的研究工作，而研发档案对于新品研究有着非常重要的作用。研发档案不仅能为新品研究工作提供指导意见，有效避免重复研究问题的出现，降低科学研究工作成本，提高研发效率并有效分配研发资源目标；还能够推动新品研发工作顺利开展，为考核研发效果提供依据等。档案提供的史料可以作为企业进行重大决策和研究新品的重要依据，能够有效推动老字号绽放新活力。

海珠区新港东路磨碟沙大街自编28号地块是越秀食品下属广州新厚德置业有限公司旗下历史用地，但由于缺少佐证依据一直无法办理产权确认登记手续。业务经办人员与越秀食品档案管理员联系，经多次查阅历史档案、耐心梳理时间条线、提炼权属依据，追溯到地块确由新厚德公司管理使用至今。在历史档案梳理提炼的基础上经过多方沟通，广州市不动产登记中心最终于2021年1月确认了地块国有用地使用权并出具《宗地图》。历史档案的有效利用，大力推进了历史用地国有土地使用权确认和登记，为后续该地块的盘活开发奠定了基础。

作为一名研发工程师，主要工作包括公司新产品的研发、生产工艺技术的改进、与高校或科研院所的合作创新等。广纸集团是一家传统的制造业公司，产品的创新及新产品的研发，是企业生存和发展的根本，新产品研发过程中的记录，承载着公司的核心技术成果，是公司宝贵的资源和财富。公司新产品的研发，无论是从一开始的项目立项到原料的选取，还是中间的实验室小试到生产车间的中试，直至最后的项目的总结报告到客户反馈意见等等，每一环节的数据和记录都是新产品研发成果的重要体现，具有重要的保存意义。