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会计档案 | 如何做好会计档案管理，一文帮你搞清楚!

升晖企业

2023-08-01

什么是会计档案？会计档案管理，又有哪些问题需要注意呢？

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

实务中，由于工作疏忽一旦单位或个人违反《会计档案管理办法》，则很可能会受到由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规做出的处理处罚。

那么，会计档案管理，哪些问题需要注意呢？且看下方~

哪些会计资料应当进行归档？

根据规定，下列会计资料应当进行归档：

1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

3.财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

4.其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

单位会计管理机构临时保管会计档案有何时限要求？

单位的会计机构或会计人员所属机构（统称单位会计管理机构）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

单位会计管理机构在办理会计档案移交时应注意哪些问题？

单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

单位保存的会计档案能否对外借出？

单位保存的会计档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

单位委托中介机构代理记账的，应注意哪些问题？

单位委托中介机构代理记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。

建设单位在项目建设期间形成的会计档案何时需要移交？

建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。

经鉴定可以销毁的会计档案，应当履行哪些销毁程序？

经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

1.单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

2.单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

3.单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

特别提醒——会计档案的保管期限要牢记！

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。具体要求如下：

《企业和其他组织会计档案保管期限表》

序号	档案名称	保管期限	备注
一	会计凭证
1	原始凭证	30年
2	记账凭证	30年
二	会计账簿
3	总账	30年
4	明细账	30年
5	日记账	30年
6	固定资产卡片		固定资产报废清理后保管5年
7	其他辅助性账簿	30年
三	财务会计报告
8	月度、季度、半年度财务会计报告	10年
9	年度财务会计报告	永久
四	其他会计资料
10	银行存款余额调节表	10年
11	银行对账单	10年
12	纳税申报表	10年
13	会计档案移交清册	30年
14	会计档案保管清册	永久
15	会计档案销毁清册	永久
16	会计档案鉴定意见书	永久

《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》

序号	档案名称	保管期限			备注
序号	档案名称	财政总预算	行政单位事业单位	税收会计	备注
一	会计凭证
1	国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证	10年		10年
2	各收入机关编送的报表	10年
3	行政单位和事业单位的各种会计凭证		30年		包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表
4	财政总预算拨款凭证和其他会计凭证	30年			包括：拨款凭证和其他会计凭证
二	会计账簿
5	日记账		30年	30年
6	总账	30年	30年	30年
7	税收日记账（总账）			30年
8	明细分类、分户账或登记簿	30年	30年	30年
9	行政单位和事业单位固定资产卡片				固定资产报废清理后保管5年
三	财务会计报告
10	政府综合财务报告	永久			下级财政、本级部门和单位报送的保管2年
11	部门财务报告		永久		所属单位报送的保管2年
12	财政总决算	永久			下级财政、本级部门和单位报送的保管2年
13	部门决算		永久		所属单位报送的保管2年
14	税收年报（决算）			永久
15	国家金库年报（决算）	10年
16	基本建设拨、贷款年报（决算）	10年
17	行政单位和事业单位会计月、季度报表		10年		所属单位报送的保管2年
18	税收会计报表			10年	所属税务机关报送的保管2年
四	其他会计资料
19	银行存款余额调节表	10年	10年
20	银行对账单	10年	10年	10年
21	会计档案移交清册	30年	30年	30年
22	会计档案保管清册	永久	永久	永久
23	会计档案销毁清册	永久	永久	永久
24	会计档案鉴定意见书	永久	永久	永久