广东省知识产权局关于征求广东省地方标准《企业知识产权国际合规管理规范（征求意见稿）》意见的公告

1 范围

本文件规定了企业建立、实施、检查、改进知识产权国际合规管理体系的基本要求。 

本文件适用于开展或打算开展对外贸易、境外投资、对外承包工程等“走出去”相关业务的中国境 内企业及其境内外子公司、分公司、代表机构等组织。 

高等院校、科研院所、社会团体等其他组织，可参照执行。

2 规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 

GB/T 21374-2008 知识产权文献与信息 基本词汇 

GB/T 29490-2013 企业知识产权管理规范 

GB/T 35770-2017 合规管理体系 指南

3 术语和定义

GB/T 21374-2008和GB/T 35770-2017界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1 知识产权 intellectual property

发明者、创造者等在科学技术、文学艺术等领域中对自己的创造性智力成果，以及经营者等在商业活动中对自己的识别性标记、信誉所依法享有的专有权，其范围包括专利、商标、著作权及相关权、集 成电路布图设计、地理标志、植物新品种、商业秘密等。

[来源：GB/T 21374-2008，3.1.1，有修改]

3.2 合规要求 compliance requirement

组织有义务遵守的要求。

[来源：GB/T 35770-2017，2.14]

注：合规要求通常来源于：相关国家或地区的法律法规、监管规定、适用的国际条约、司法解释、司法惯例、判例法以及司法裁决、行政决定等。

3.3 合规承诺 compliance commitment  

组织选择遵守的要求。

[来源：GB/T 35770-2017，2.15]

注：合规承诺通常来源于：组织内部规章制度、要求，相关行业标准、准则，签订的合同、协议，以及有效治理原则、自愿性原则或道德准则等。

3.4 合规义务 compliance obligation

合规要求或合规承诺。

[来源：GB/T 35770-2017，2.16]

3.5 不合规 noncompliance

不履行某项合规义务。

[来源：GB/T 35770-2017，2.18]

3.6 知识产权国际合规风险 intellectual property compliance risk

对于开展对外贸易或跨国经营管理活动过程中有义务遵守或选择遵守的某项知识产权合规义务，组织不履行该项合规义务的可能性和后果对组织知识产权合规目标的影响。

4 总体要求

4.1 组织环境

4.1.1 组织及其环境

企业应确定与其知识产权国际合规风险有关、与其宗旨和战略有关并影响其知识产权国际合规管理体系预期结果实现的各种内部和外部因素。

4.1.2 相关方需求和期望

企业应确定知识产权国际合规管理体系的相关方，理解相关方的需求和期望。

4.1.3 知识产权国际合规义务

企业应识别其知识产权国际合规义务，以及这些义务对其对外贸易或跨国经营管理活动的影响，并确保持续识别新的、变更的合规义务。

4.2 体系范围

企业应确定知识产权国际合规管理体系的边界和适用性，以确定其范围。在确定范围时，企业应考虑4.1中提及的内外部因素、需求和期望、合规义务。

4.3 基本原则

企业建立知识产权国际合规管理体系，应遵循下列基本原则：

a) 领导重视。最高管理者应充分发挥领导力和承诺作用。

b) 系统整合。知识产权国际合规管理应融入企业对外贸易或跨国经营管理全过程，是企业活动的有机组成部分。本文件可与企业知识产权管理体系整合后实施。

c) 个性适用。结合企业自身业务状况、规模大小、行业特性、业务或活动所涉国家或地区等，建立能够反映和适应企业实际情况的知识产权国际合规管理体系。

d) 风险导向。根据企业已识别出的知识产权国际合规风险，重点针对中、高风险点开展知识产权国际合规管理工作。

e) 动态调整。知识产权国际合规管理体系应及时反映企业内外部环境变化，并获得持续改进。

4.4 文件要求

4.4.1 总则

知识产权国际合规管理体系的文件包括但不限于：

a) 知识产权国际合规管理的方针和目标；

b) 本文件要求形成文件的程序和记录；

c) 与知识产权国际合规管理相关的外来文件；

d) 企业确定的、为确保知识产权国际合规管理体系有效性所需的程序和记录。

4.4.2 文件控制

企业应对知识产权国际合规管理体系文件进行控制，确保：

a) 文件在创建和更新时，得到适当的审核和批准；

b) 文件得到充分的管理和保护，避免泄露机密或被不当使用；

c) 对外来文件的识别、保管和处置；

d) 采取必要措施对译文的准确性、真实性、权威性进行审核或传达。

5 组织管理

5.1 领导力和承诺

最高管理者是企业知识产权国际合规管理的第一责任人，应通过以下方式证明其对知识产权国际合规管理体系的领导力和承诺：

a) 传达知识产权国际合规管理体系的重要性以及符合体系要求的重要性；

b) 确保知识产权国际合规方针和目标的制定；

c) 明确知识产权国际合规管理职责和权限，确保有效沟通；

d) 确保所需资源的配备；

e) 组织管理评审，确保持续改进。

5.2 合规方针

最高管理者应批准、发布知识产权国际合规方针，确保方针：

a) 与企业对外贸易或跨国经营管理实际相适应；

b) 形成文件并保存；

c) 在企业内明确传达，得到全体员工的理解，必要时向相关方传达；

d) 得到评审和更新，以保持其适宜性。

5.3 合规目标

最高管理者应针对企业内部相关职能和层级，明确知识产权国际合规目标，确保目标：

a) 与知识产权国际合规方针保持一致；

b) 形成文件并保存；

c) 可被测量和考核；

d) 得到评审和更新，以保持其适宜性。

5.4 管理评审

5.4.1 评审输入

最高管理者应定期评审知识产权国际合规管理体系的适宜性和有效性，评审输入应包括：

a) 此前管理评审提出的措施的落实情况；

b) 与知识产权国际合规管理体系有关的内部、外部环境变化情况；

c) 知识产权国际合规方针的适宜性；

d) 知识产权国际合规目标实现的程度；

e) 知识产权国际合规管理绩效信息，包括不合规、不合格及纠正措施；

f) 持续改进知识产权国际合规管理体系的可能性和措施。

5.4.2 评审输出

最高管理者应定期评审知识产权国际合规管理体系的适宜性和有效性，评审输入应包括：

a) 此前管理评审提出的措施的落实情况；

b) 与知识产权国际合规管理体系有关的内部、外部环境变化情况；

c) 知识产权国际合规方针的适宜性；

d) 知识产权国际合规目标实现的程度；

e) 知识产权国际合规管理绩效信息，包括不合规、不合格及纠正措施；

f) 持续改进知识产权国际合规管理体系的可能性和措施。

5.5 职责和权限

5.5.1 管理者代表

最高管理者应指定专人作为知识产权国际合规管理者代表，全面负责企业知识产权国际合规管理工作，授权其承担以下职责：

a) 建立、领导并管理知识产权国际合规管理机构；

b) 贯彻执行最高管理者对知识产权国际合规管理工作的各项要求；

c) 确保知识产权国际合规管理体系的建立、实施、检查和持续改进，协调、落实所需的各项资源；

d) 向企业管理层报告知识产权国际合规重大事项、管理绩效和改进需求。

5.5.2 管理机构

企业应建立知识产权国际合规管理机构，并配备专业的专职或兼职工作人员，或委托专业的服务机构代为管理，承担以下职责：

a) 起草知识产权国际合规管理基本制度及配套程序；

b) 组织开展知识产权国际合规风险识别、评估、应对；

c) 受理知识产权不合规信息举报，组织或参与对不合规事件的调查，并提出处理建议；

d) 组织开展知识产权国际合规监督、检查及持续改进；

e) 推动建立知识产权国际合规管理绩效评价体系；

f) 组织或协助开展知识产权国际合规培训；

g) 就合规相关事宜向企业和员工提供合规意见咨询和审查等。

其他管理机构负责落实与本机构相关的知识产权国际合规工作。

6 支持保障

6.1 资源

企业应确定并提供建立、实施、检查和持续改进知识产权国际合规管理体系所需的各项资源，或为这些资源的获取创造有利条件，包括但不限于：

a) 经常性预算费用；

b) 办公场所、软硬件设备等基础设施；

c) 必要的数据、信息及现时参考资料。

6.2 意识

企业应确保全体员工知晓：

a) 知识产权国际合规方针和目标；

b) 员工对于知识产权国际合规管理体系有效性的贡献，包括改进绩效的益处；

c) 不符合知识产权国际合规管理体系要求的后果。

6.3 能力和培训

6.3.1 能力

6.3.1.1 总则

企业应确定员工在其控制下影响知识产权国际合规管理体系绩效所必备的工作能力，确保员工在接受适当的教育、培训或工作经验的基础上能胜任工作。必要时可采取措施以获得所需的能力。

注：例如，适用的措施包括：对员工的培训、指导或调岗；或聘用、外包胜任的人员。

6.3.1.2 管理者代表

知识产权国际合规管理者代表所必备的工作能力包括但不限于：

a) 知识产权、法律、合规、风险控制等相关实务和管理能力；

b) 外语沟通能力；

c) 对于知识产权国际合规具有较为深刻的认识和理解。

6.3.1.3 合规工作人员

知识产权国际合规工作人员所必备的工作能力，包括但不限于：

a) 知识产权、法律、合规、风险控制等相关实务能力；

b) 外语沟通能力；

c) 对于知识产权国际合规具有一定认识和理解。

6.3.2 培训

企业应确定知识产权国际合规教育和培训的要求，制定计划并执行，确保：

a) 结合7.2.1的要求，培训内容可体现重点市场地域的法律文化、知识产权合规环境、合规要点、合规操作实务等；

b) 结合7.2.2的要求，组织对重点岗位人员进行合规培训；

c) 结合7.2.3的要求，组织对重点经营管理环节所涉及的相关人员进行合规培训；

d) 组织对全体员工进行合规文化教育；

e) 持续提供，并形成记录。

6.4 沟通

企业应确定与知识产权国际合规管理体系相关的内部和外部沟通需求，采取适当的措施，确保企业内部沟通以及与外部所有相关方进行沟通的有效性。

7 合规风险识别

7.1 总则

企业应将知识产权国际合规义务与其对外贸易或跨国经营管理实际联系起来，全面识别可能发生知识产权不合规的场景，包括事件、原因及后果。

有条件的企业可考虑对合规风险进行日常监测，确保：

a) 持续追踪已识别的合规风险；

b) 监测残余的合规风险；

c) 识别新的合规风险。

7.2 重点关注

7.2.1 市场地域

企业可明确其识别知识产权国际合规风险时可能需要重点关注的市场地域，特别是主要贸易国家和地区。

7.2.2 岗位人员

企业可明确其识别知识产权国际合规风险时可能需要重点关注的岗位人员，包括但不限于：

a) 中、高层管理人员，特别是海外管理人员；

b) 知识产权管理、人力资源管理人员；

c) 重要研发、设计、创作人员，特别是海外研发、设计、创作人员；

d) 海外市场销售人员。

7.2.3 经营管理环节

企业可明确其识别知识产权国际合规风险时可能需要重点关注的经营管理环节，包括但不限于：

a) 向海外销售产品；

b) 海外参展；

c) 海外投资、并购、许可；

d) 海外技术研发、技术转移；

e) 海外工作人员招聘和管理。

7.3 获权

企业应识别知识产权获取过程中的合规风险，可特别注意识别是否符合以下合规义务：

a) 遵守关于知识产权申请、注册、登记的法律法规要求；

b) 因职务、合作、委托等产生创新成果时，遵守相关法律法规要求或合同约定；

c) 进行知识产权海外申请时，遵守关于保密审查的法律法规要求；

d) 进行知识产权海外申请时，遵守目标国家或地区的特殊性要求，比如专利申请信息披露要求；

e) 遵守企业内部规章制度、合同、协议等对知识产权权属作出的合规承诺。

7.4 维护

企业应识别知识产权维护过程中的合规风险，可特别注意识别是否符合以下合规义务：

a) 遵守关于知识产权权利维持的法律法规要求；

b) 权利内容或信息发生变更时，及时按照法律法规要求履行变更程序；

c) 遵守企业内部规章制度、合同、协议等对知识产权维护作出的合规承诺。

7.5 运用

企业应识别知识产权运用过程中的合规风险，可特别注意识别是否符合以下合规义务：

a) 遵守关于禁止滥用知识产权排除或限制竞争的法律法规要求；

b) 注册商标、地理标志等标识的印制、使用符合法律法规要求或合同约定；

c) 许可、转让、质押时，遵守有关合同形式、审查、备案或登记的法律法规要求；

d) 许可、转让、质押后，遵守许可、转让、质押合同约定；

e) 跨境许可、转让时，遵守有关技术进出口管制的法律法规要求；

f) 参与标准化工作、知识产权联盟时，遵循公平、合理且无歧视原则；

g) 遵守企业内部规章制度、合同、协议等对知识产权运用作出的合规承诺。

7.6 保护

企业应识别知识产权保护过程中的合规风险，可特别注意识别是否符合以下合规义务：

a) 尊重他人知识产权和在先权利，避免故意、恶意侵犯他人知识产权和在先权利；

b) 主动维权或应对侵权纠纷时，遵守程序、时效、期限、文件等法律法规要求；

c) 禁止向执法机关或司法机关作出虚假陈述，或销毁、隐瞒、伪造相关证据，或要求证人或专家 证人说出或隐瞒特定信息；

d) 自觉履行生效的知识产权行政处理决定或司法裁决；

e) 处理跨境知识产权纠纷时，遵守当地国家的特殊的法律法规要求，如证据开示制度；

f) 遵守企业内部规章制度、合同、协议等对知识产权保护作出的合规承诺。

8 合规风险评估

8.1 风险准则

企业应结合对外贸易或跨国经营管理实际，确定知识产权国际合规风险准则，确保准则与合规方针和目标保持一致。风险准则的内容包括但不限于：

a) 合规风险识别、分析、评价应遵循的原则或方法；

b) 合规风险等级及其确定标准或方法；

c) 不同风险等级的应对策略或措施。

8.2 风险分析

企业应对已识别的知识产权国际合规风险进行分析，可考虑以下因素：

a) 合规风险的性质；

b) 风险源；

c) 合规风险事件发生的可能性及其结果（包括正面的和负面的）；

d) 影响发生可能性及结果的因素；

e) 企业对合规风险的承受、接受程度；

f) 企业现有的应对措施及其有效性；

g) 企业以往是否发生过相应、相关的不合规事件。

8.3 风险评价

企业应遵守知识产权国际合规风险准则，在风险分析结果的基础上，对已识别的合规风险进行等级划分。

9 合规风险应对

9.1 总则

企业应根据知识产权国际合规风险评估的结果，区分不同性质、不同等级的合规风险，选择、策划和实施相应的应对措施。应对措施的预期目标可包括：

a) 预防不合规事件发生或降低其发生的可能性；

b) 发现不合规事件；

c) 处理不合规事件，纠正不合规或控制其影响范围、程度。

9.2 预防

9.2.1 总则

企业应结合实际，采取恰当措施，以预防、阻止不合规事件发生或降低其发生的可能性。企业可实施包括但不限于9.2.2至9.2.4中提及的措施。

9.2.2 海外知识产权布局

制定恰当的知识产权全球布局策略，加强重要技术、重要设计、重要品牌在重要海外市场、潜在海外市场的布局，及时获取知识产权。有条件的企业可组建或参与组建专利池。重点国家和地区知识产权 合规要点见附录A。

9.2.3 知识产权尽职调查

针对海外投资、并购、许可、技术转移等重大经营管理活动，开展知识产权尽职调查，对其中涉及的核心知识产权进行权属调查、风险分析和价值评估。

9.2.4 外部供方控制

采取合同管理、评价、绩效监视、第三方监督等控制措施，确保外部提供的过程、产品符合企业知识产权国际合规管理要求，且不会对其知识产权国际合规义务产生不利影响。

在下列情况下，企业可确定对外部提供的过程、产品实施控制：

a) 外部供方提供的技术、设计、产品将构成企业自身技术、设计、产品的一部分；

b) 知识产权代理机构、律师事务所等外部供方为企业提供专利申请代理、商标申请代理、知识产权纠纷处理等服务；

c) 由外部供方提供的过程或部分过程，如知识产权资产管理和投资、工作人员招聘等。

9.3 发现

9.3.1 总则

企业应结合实际，采取恰当措施，以尽早发现不合规事件。企业可实施包括但不限于9.3.2至9.3.3中提及的措施。

9.3.2 合规咨询审查

编制程序，建立合规咨询和审查机制，包括但不限于：

a) 相关管理机构及员工针对知识产权国际合规风险疑问或事项，可向知识产权国际合规管理机构咨询合规意见；

b) 对于复杂疑难事项或存在重大知识产权国际合规风险的事项，可组织跨部门交流研讨、聘请外部专家或委托专业服务机构进行论证并提出合规意见。

c) 针对海外投资、并购、许可、技术转移，海外重要岗位人员招聘等重要经营管理活动，要求相关管理机构主动咨询合规意见，并配合开展合规审查。

9.3.3 不合规举报

编制程序，针对潜在或现实的不合规行为建立举报机制，包括但不限于：

a) 设立专门的举报渠道，可选择电话、信件、电子邮件、网站等渠道；

b) 面向企业全体员工以及利益相关方；

c) 对举报人的保护、奖励和免责制度；

d) 对举报对象和举报内容的调查以及结果反馈制度。

9.4 处理

9.4.1 总则

企业应结合实际，采取恰当措施，以处理不合规事件，纠正不合规或控制其影响范围和程度。企业可实施包括但不限于9.4.2至9.4.5中提及的措施。

9.4.2 处理预案

针对可能导致严重消极后果的重大合规风险事件或以往发生过的不合规事件，制定处理预案，形成文件并保存。跨境电商知识产权合规风险应对指引、海外参展知识产权合规风险应对指引、商业秘密国 际合规推荐性实践清单、著作权国际合规推荐性实践清单见附录B至附录E。

重大合规风险事件的确定，可考虑以下因素：

a) 经济或资产损失，市场份额缩减；

b) 企业声誉、品牌受损；

c) 民事纠纷，行政或刑事处罚。

9.4.3 风险分散

有条件的企业可考虑通过投保海外知识产权相关保险等措施，增强企业合规风险承受能力。

9.4.4 问责处罚

编制程序，针对不合规事件（特别是重大不合规事件）的相关责任人建立问责处罚机制。问责处罚可考虑以下因素：

a) 相关责任人的岗位职责；

b) 不合规事件的性质、主观状态、情节严重性及后果危害性；

c) 问责处罚预期实现的效果。

9.4.5 纠纷应对

针对不合规事件造成的知识产权纠纷，如民事诉讼、边境执法措施、刑事指控等，制定恰当的应对策略，选择合适的专业服务机构或寻求其他组织支持，积极化解纠纷，控制纠纷影响范围和程度。

10 检查和改进

10.1 内部审核

企业应定期对知识产权国际合规管理体系进行内部审核，依据5.4的要求开展管理评审，以确保满足本文件的要求。

10.2 不合格及纠正措施

发生不合格时，企业应及时作出反应，采取恰当措施以控制、纠正不合格，或处理不合格造成的后果。必要时可采取措施消除不合格的根本原因，以避免再次发生类似情况。

10.3 持续改进

企业应持续改进知识产权国际合规管理体系，以确保适用性和有效性。