创建部门:公司办公室
案例档案:
公司办公室倡导“做工作的主人”,通过凝聚共识强化责任、提高标准提升实力、创新思路打造高效服务团队、真抓实干务求实效等方式,将“主动做事、阳光做人”理念深入员工内心,激励全体员工发挥主观能动性,努力成为会做事、做好事、做成事的主人翁。
案例介绍:
我们如何对待自己的工作?是疲于应对还是掌控自如?是简单重复还是开拓创新?是马马虎虎还是精益求精?有没有用心工作,结果相差很大,一切的关键就在我们自己!
凝聚共识,强化责任担当
公司办公室以提升团队绩效为目标,开展“做工作的主人”理念宣贯,凝聚思想共识,提高政治站位,紧抓中心工作。融入高度责任感的工作不仅仅是八小时内尽职,还需要我们八小时之外的用心、用力。公司办公室开展“做工作的主人,人人都是项目负责人”“做工作的主人 知识技能竞赛”等系列活动,营造了良好的氛围。“我们希望通过这样的活动,一方面激发大家取得成绩的共同自豪感,另一方面强化大家对‘做工作的主人’高度认同,激励大家朝着更高目标前进。”部门负责人张海伦在主题活动会上说。
做工作的主人精神宣贯
为充分调动工作积极性和主动性,公司办公室建立绩效考核体系和激励约束机制:编制33份《公司办公室岗位规范书》,达到了一人一岗一清单的管理目标;不断优化“公司办公室绩效考核实施细则”,通过对员工工作绩效进行客观、公平、公正评价,促进员工自觉培养良好的岗位素养,全面实现公司办各项管理目标。通过考核及时发现员工工作中的问题,找到差距进行提升,推动个人进步与团队提升。
提高标准,提升团队实力
秘制小讲坛
公司办公室每天都要处理许许多多的日常工作事务,工作中很难将员工集中起来开展长时间、系统性培训。秘书科主动作为,开发“秘制小讲坛”,实现快闪式高效培训——抓住大家琐碎的时间,采用短、平、快的方式,针对工作中存在的弱项实施突击式培训,然后迅速在后续工作中得以实践。“秘书综合事务管理”“提炼报告撰写九步法”等“秘制”课程为秘书们高效率办文、办会、办事建立了高标准。
“秘制”系列活动在部门里起到良好示范,公司办公室各科队培训课程也闪亮登场!一份份高标准、精彩纷呈的培训教材出台,“最简明”的接待工作指南——《接待简明手册》《外事接待手册》,内容全面、标准明确、查询便捷;《秘书手册》——针对一些常见工作建立操作单,有效规避常见陷进。各科队灵活利用时间,持续开展培训,给大家带来良好体验,通过分享、探讨,促进大家在实践中不断总结,写作能力、组织能力、表达能力、接待能力等综合素质提高,团队成员朝气焕发。
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创新思路,实现高效服务
为贯彻“五个一”服务理念,切实提高流程便捷性,公司办公室实施多项业务流的信息化工作。如最为常见的用印业务,在线上审批流程应用之前,申请人需持纸质申请单完成处室、办公室、主管领导等环节审核,需要多次往返,并且往往因找不到相应审核人导致流程时间跨度很长。该线上流程应用后,申请人可以随时随地通过电脑端或者移动端发起申请,系统自动流转至下一级审核人,流程结束后即时提醒,实现最终用印“只跑一次”,办公便捷性显著提升。
为做好外事活动审批电子化进程等外事业务管理提升,公司办积极启动开发外事管理系统。系统自上线以来,通过不断运行实践和完善,线上系统操作基本成熟,实现线上管理,提升了管理效率。该系统得到上级单位及较多成员单位好评,2019年中国核电组织12家单位来秦山调研,实地体验该系统功能后都感叹:这个系统真强大,不但提高工作效率,业务还能全覆盖、各种存储归档、搜索、筛选、一键式导表等都很到位。如今,“模板化”外事云端服务平台,实现云端一键获取咨询信息、被中国核电推广使用。
除此之外,公司办还陆续上线了党委会/总办会议题申请线上流程、周例会材料收集系统等,实现数据互通,减少工作量,降低错误风险,各项服务更加高效。
真抓实干,彰显奋进力量
接到任务我们常常会说“保证完成任务”,这是一句承诺,对公司办公室人员意味着要克服一切困难执行到位,高质量完成。
执行到位,体现在2020年公司抗击新冠肺炎疫情的第一声号角吹响时,公司车队、总务人员短短几小时内行动起来,从科队长、班组长到承包商管理人员构成最强“战队”,开展办公区域、车辆消杀、司机个人防护、乘客安全注意事项检查提醒以及每天上下班出车监护、配合完成乘车人员的体温检测等等。白天,他们检查跟踪任务情况,深夜,大家仍然活跃在手机屏前,根据公司最新部署调整工作安排,讨论、完善防控措施。“为了工作人员的安全,为了核电厂的安全,我们这点辛苦不算什么!”
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执行到位,体现在公司办公室日常管理中,2018年10月完成20余部门、1800余人次办公室搬迁,成功实现“拎包入住”,做到对工作最小程度的影响,最大程度的服务保障。
执行到位,体现在公司办公室改革管理中,比如车队资源整合,实现值班车“一个电话派车”、“690”集群要车,灵活调度,还可以利用调度空挡资源承担其他生产任务,提高车辆利用率。
做工作的主人——无论办文办会办事,公司办公室全体员工于细微处见精神,在细节之间显水平,在勤奋中锤炼自己,在拼搏中共创团队价值,为打造一支具有专业性和成就感的一流团队奋进前行!
团队活动
案例点评:
做工作的主人——公司办公室通过提升意识、明确标准、创新思路、推动落实,将这样一句平凡又不平凡的承诺扎扎实实落实到员工的意识、执行以及流程中,专注于会做事、做好事、做成事,这是公司办公室基于部门职责特性、业务流程特点、管理优化需求为强化责任落实、推进执行力提升而进行的特色实践,这让我们看到了一条如何将理念落地深植的实践之道,也体验到以理念凝聚人、发展人、成就人的发展之路。

