创新优化年丨机智的“秦小智” 文档的“智多星”

近日，秦山核电首位应用“RPA+AI”技术的文档数智员工——“秦小智”正式上岗。该“员工”以RPA（机器人流程自动化）为基础，AI（人工智能）技术为抓手，聚焦文档业务痛点，先后实现受控文件智能生效发布、信函智能著录与批分、核行业信息智能采集、档案智能编研、文档智能著录五个业务场景的自动化和智能化。“秦小智”的上岗是秦山核电在文档管理创新优化的一次有益探索，也是文档管理数字化转型的良好应用。

文档服务对象广泛、业务种类丰富，大量的业务流程需要进行繁琐的跨系统、重复操作，此类业务重复度高、易于标准化的基础业务采用传统的人力操作会耗费大量时间和精力，同时也严重影响到企业的数字化转型进程。秦山核电以RPA机器人的优势和特点为基础，结合文档业务实际情况，开发了5个文档机器人应用场景。

在受控文件智能生效发布的场景中，“秦小智”可以像人一样在电脑上进行单击、键入和拖动窗口操作，自动校验生产类受控文件格式，并将错误数据进行修正，最后根据文档管理员编制的文件分发规则，对受控文件进行全自动分发，受控文件的全流程效率提升200%。

在信函智能著录与批分场景中，“秦小智”自动获取工作人员邮箱中符合条件的来函，并对信函内容进行OCR（光学字符识别）识别及NLP（自然语言处理）理解，智能获取相应字段后，自动进入电子档案管理系统进行信息著录，并根据工作人员提供的信函批分规则进行智能批分操作。目前，根据试运行效果来看，“秦小智”对工程信函的批分准确率高达90%。

在档案智能编研场景中，“秦小智”自动收集编研主题相关信息，通过解析后创建编研文件清单，然后到各业务系统抓取文件清单相关内容。期间，RPA可以无视系统差异，灵活在不同系统之间切换，通过一系列采集、整理、排版等操作，合成最终编研文件，待工作人员最终审查后，自动挂接到中国核电图情平台供用户查阅。

在核行业信息智能采集场景中，“秦小智”可根据工作人员提供的关键词，到指定的网站和公众号抓取页面信息，按照标准格式打包并发送到指定邮箱，然后“秦小智”会自动登录专用邮箱，读取邮件内容并获取附件信息，最后推送到中国核电图情平台数据库，为核电用户展现最新的核电动态

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在文档智能著录场景中，“秦小智”通过云盘自动对工作人员确认后的文件清单进行内容提取，将文件名称、文件代码、发文单位、批准数据、文件页数等文件元数据自动著录至电子档案管理系统中。目前，根据抽样检查情况来看，“秦小智”著录结果正确率高达100%，显著提升了文档著录准确率，同时减轻了文档管理人员工作负担。例如，原本手动著录一件文档需要耗时10分钟，“秦小智”仅仅需要2分钟就可以完成，极大提高了工作效率。

秦山核电通过人机协同模式，将日常业务工作中重复、繁琐的人工劳动交给RPA机器人去处理，依据事先设定程序自动执行，7×24小时稳定高效、无差错工作，不仅减少了人因失误，还提升了业务过程的效率和准确性。RPA机器人模拟人工操作，在安全稳定实现各系统的无缝对接，自动实现不同业务系统数据的高效收集、整理、分发及利用的同时，大大降低员工工作量，使员工能够更加专注于更具挑战性、高价值的工作任务。