会议中有大学问（上）
职场小技能
会议是职场中占用时间最多的工作内容之一。只要是需要与他人沟通的组织，会议就必不可少，甚至一整天会以会议开始，以会议结束。
独自一人百思不得其解的问题通过会议找到了解决方案，没有比这更令人兴奋的事情了。若想让会议达到实际效果，就必须事前做好现准备。会议的事前准备要从认真召集会议开始。
召集和筹备会议通常是新员工的工作。你要牢记，召集会议可以说是决定会议水准的出发点，绝不只是在特定的时间把人召集过来这么简单。
但是老员工们很少会把这些重要的诀窍详细教给你。那么，该如何召开会议呢？
其实想要组织好一场职场会议，一共要注意一下三大节点。一、筹备会议；二、主持会议；三、做会议记录。本期，我们将就第一步“筹备会议”进行解析。
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一、筹备会议
1、站在与会者立场决定会议日期
如果会议的时期由你来决定，那么你需要站在与会者的立场去决定会议举行的日期。根据情况的不同，有时需要在每周开始召开会议，而有时则需要在下半周召开。
通常来说，大部分的业务报告会议都在周五举行。如果会议的结果必须在本周见效，则应该在每周开始召开。因为如果在周五上午才举行会议，就很难整理和反映出会议的结果。
如果是必须在本周内完成的决策和后续工作，也应该在每周开始就召开会议。
2、根据会议性质决定会议时间
如果是一个需要交流创意性建议的会议，最好选择上午；若会议主题乏味，则应该尽量避免中午的时间，因为这个时段容易犯困，如果会议又乏味难懂，那么气氛就有可能非常沉闷。而一天中最疲惫的下午，则适合召开相对轻松、压力较小的会议。
此外，还要考虑与会者的职位和性格。以销售人员为对象的会议，最好在上班之后就召开。因为下午他们还要外出拜访客户，很难再参加会议。
3、会议通知要包括所有基本信息
写会议通知时，一定要包括最基本的信息，如会议时间（包括会议时长）、地点、与会者名单、相关部门是否参加等，之后再简单介绍一下会议的目的、主题与目标等，到此，会议的筹备工作就可以结束了。
通常情况下，可以将以上内容进行简单整理之后以邮件方式发送给与会者。为了提高效率，最好在邮件里要求对方答复是否能出席会议，并把邮箱设置成自动答复。
4、会议通知最好提前发出
如果筹备会议的员工很细心，那么参加会议的人也会认真对待。如果需要与会者提前做准备，最好也能事前通知。
例如，如果只需让市场营销部在会议上共享市场占有率的调查结果，那么其他与会者就不必为查找相关资料而浪费时间。
同时，建议事先告知与会者会议材料和演讲者的信息。如果演讲者突然调整日程，最好也能及时通知。
因为临时召开的会议出席率低，讨论事情的时间也紧促，所以一定要核查与会者是否能出席。
5、会议前一天邮件再次提醒与会者
会议开始的前一天，有必要用邮件的方式提醒与会者会议的相关日程。
因为虽然大部分人在接到会议通知之后都会根据自己的日程安排参加会议的事宜，但往往也会因为太忙而忘记参加。
因此，需要在会议召开的前一天再次通知。若能把工作做得如此细致，那么作为会议的筹备者，你的任务也就完成了。
