一是尊重的意识。
二是服务的意识。
三是尽责的意识。
四是规范的意识。
总的原则是“礼多人不怪”，一般原则是内部或熟人的电话可从简，外部或生人的电话需周全。
打电话
1. 问候语，如“你好”“您好”（对领导、长者要用尊称）。
2. 确认通话人，如“是××处吧”“哪位”。
3. 自报家门，如“我是××处的×××”。
4. 说明事项，如“有个急件，请尽快来取一趟”“××文件有个问题，需要与你们核实一下，您看找谁联系”。
5. 结束语，如“再见”“好的”。
接电话
1. 问候语，如“你好”“您好”。
2. 确认通话人，如“请问您是哪里”“请问您是哪位”。
3. 听清事项并做好记录，重要事项要向对方复述核实，如有疑问当即沟通解决，必要时留下对方联络方式。
4. 结束语，如“再见”“放心”“马上办”。
态度和善，不急不躁。
事项清楚，不丢不落。
表述恰当，不少不多。
敢于负责，不推不拖。
1. 使用礼貌用语。
2. 搞清沟通对象。
3. 清晰表达意思。
4. 做好文字记录。
5. 声音不要过高。
6. 挂电话要轻放。
7. 要有保密意识。
8. 分清轻重缓急。
（据2015年第1期《秘书工作》杂志）