一、案 例：
某厂是我公司的客户，于2011年7月起与我公司建立合作关系。合作之初，该客户对我公司的回款要求尚能满足，自2012年下半年起，开始拖欠货款，至2012年11月，该客户已欠公司货款为128472.4元。为避免货款风险，我公司于2012年11月12日向该客户发出对账通知函，该客户予以盖章确认。此后至2013年1月，该客户与我公司又发生了多笔业务，共计214843元，回款15万，并于2013年6月最后一次向我公司支付货款5万元（承兑汇票），并口头承诺继续付款。此后，公司销售人员多次催讨，但该客户每次口头答应付款之后又不兑现。截止2013年10月9日，该客户累计欠我公司货款143315.4元。我公司销售部门认为，该客户已无信用可言，没有继续合作价值，建议公司法务部门以律师函的方式对应收货款进行催讨。
公司法务部门和法律顾问为准备律师函，在与销售经理沟通和找营销管理员收集相应资料时发现，本案所涉的欠款中，12年11月之后发货的部分没有对账单，且相关的合同、货物签收凭证等证据不全。若此时就对债务人采取法律行动，可能会出现证据不全的被动局面。故而建议销售部门，与债务人再签署一份对账单，以确认证据，然后再发律师函对货款进行追讨。
二、案例分析及法律建议：
根据以上案例，为了避免和降低公司应收账款坏账风险，强调以下几点法律建议。
1.销售合同管理要规范，合同和订单要以书面形式留存；
2.向客户（特别是长期、多次交易客户）寄发对账单的工作应当制度化，应定期（季度或半年）让客户签署对账单。如果发生纠纷后再要求客户对账，其难度大大增加。
3.保留客户签收货物的单证和合同（或订单）。如果没有对账单，客户签收货物单证将是供货方履行合同义务的唯一证据。
三、我公司作为销售方，发催款律师函时需要准备以下资料：
1、 和买方的销售合同或者协议、订单等。（一般要求原件，如果没有原件传真件也可。）
2、 交付凭证。（送货留底清单、买方签收凭证。）
3、 对方公司有没有给我公司付过部分款项，如果有，需要提供相关付款凭证。
4、 我方已开具的发票。
5、 对方公司的联系地址和联系人。
6、 具体事件经过需要有书面描述。
7、 如果客户在交易的过程中提出过质量异议，有没有客户提供异议的凭证和我们解决问题后和客户另外签署的协议。
8、 双方往来的其他函件。
结合以上案例分析，公司法律顾问建议，我公司相关业务人员和部门领导应对此引起高度重视，在以后的业务过程中务必吸取教训，以免为公司回收账款带来不必要的麻烦和损失。
采编人：赵丹 图片来源：百度
