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干货！如何应对客户审核

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2021-02-19

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对于工厂来说每年都会面对多次审核，而审核也离不开工厂各部门的协助。

今天我们就来说一说，如何更好的应对客户审核呢？

#审核的“简单”分类

审核由谁来审核？一般分为第一方、第二方和第三方审核：

第一方审核：自己审自己，一般由内审人员进行，有体系内审、过程内审的审核。
第二方审核：一般由客户进行。比如前面有说过的大众Formel Q质量能力就是大众审核供应商的标准（详见大众集团Formel质量能力），一般是过程审核。
第三方审核：由与该公司无直接业务往来的第三方进行，大多数是体系审核。

大部分公司比较担心的都是第二方审核（客户审核），所以今天主要谈第二方的过程审核。

#为什么要审核

很多朋友都听过不少“高大上”的理由，比如：帮助公司持续改进、综合实力提升、企业形象改善等。

上述的理由这里完全同意，不过今天要给大家列举的是更加“接地气”的理由：

1.据统计，汽车如果出现问题，一大半以上是因为外购件出了问题（想想外购件占整车零件的数量的比例就可以知道）

2.绝大多数主机厂，是没有来料检验的（除了极少数零件或材料），所以产品质量的压力便转移到过程质量上去

3.主机厂为了能持续地得到质量稳定的产品，便要求供应商的（生产）过程稳定，设立了SQE、审核员等职位对供应商过程进行监控

因此，第二方过程审核应运而生。

第二方过程审核在具体执行层面，不同的主机厂还有自己的特点：

德系（如大众）：有独立的审核员，其工作只负责审核/提升。
美系（如通用）：一般没有独立的审核员，SQE还会涉及项目开发产品质量、批量实物质量等方面的职能。

以上都是从客户层面出发来说的。那么，审核到底对供应商有什么作用呢？

1.新项目定点

很多主机厂的新项目定点是跟审核结果挂钩的，比如国内大众的供应商，项目审核结果在86分（86%）以上才有定点资格。

2.企业形象/老板面子

作者曾经遇到过这样一家公司，大众的业务虽然只占其不到5%的总销售额，但每次审核都是非常重视的，经过闲聊才知道他们拿到大众的A级供应商，也有利于得到其他客户的认可，坊间甚至流传着这样的说法：“汽车行业最难通过的两个审核，一个是大众的A级审核，一个是福特的Q1审核”。

3.通过审核员的眼睛，看到自己的差距

和那些在公司摸爬滚打数十年的某个领域（如油漆、注塑）专家相比，审核员专业能力上确实不占优势。但是审核员有两个非常大的优势：面广、好东西见得多。

面广：以刚工作五年的作者举例，前后负责80家左右供应商的审核，涉及到注塑、油漆、电镀、玻璃、橡胶、发泡、挤出等十几类产品、几十种工艺，面非常广，更不要谈作者师父那一辈工作十几年、几十年“老法师”的阅历和眼光了。
面广的优势就在于可以将其他行业好的做法引入到某行业内，比如炉温测试设备，最开始作者接触到只在油漆行业应用，后来逐渐推广到橡胶、玻璃等行业中。
好东西见得多：汽车行业本身已经是制造行业中的佼佼者，而大众很多供应商更是行业内顶尖的公司。很多人总在抱怨行业闭塞，信息分享不流畅。审核员不正是这些先进管理理念、前沿设备技术的搬运工嘛！

（当然，我们只分享有这些东西，涉及到行业机密的细节是不会分享滴！）

#审核前的准备

客户要来审核一般会提前通知，比如大众的审核员一般会有两周计划，也就是提前１－２周通知供应商。

接到通知时需要跟审核员确认一下信息：

1.确认审核人员的数量，审核行程（比如审核几天，每一天具体看什么）

大众审核员大多都是一个人单枪匹马去审核，审核形成不会特别固定，如果审核时间是两天的话，一般1-1.5天审核生产现场，0.5-1天审核相应文件。

2.确定审核对象，确认有无其他特殊审核要求

比如大众来审核，自然是希望看到大众产品的生产过程，你安排其他通用的产品去审核就是不合适的，如果实在是排产计划难调整，就需要提前和审核员沟通确认。

其他审核要求更加侧重于与之前审核相比，确认本次审核不一样的地方，比如这一两年大众审核时重点需要看的是环保要求，你就需要了解到这些审核的变化点并提前做好准备。

下面是作者准备的三天的审核日程供大家参考：

3.通知公司各部门做好准备

如质量、生产、仓库、计划、物流等，确定审核日程内各部门的负责人（如果审核人员没有给日程表，可以内部制作一个并与审核员进行沟通确认）。

这部分的主要作用就是，告诉大家，鬼子要进村了，抄好家伙准备好，不要因为不认识“鬼子”而出岔子。

4.研究审核员曾经出具的报告，确定问题项是否都已关闭

审核一方面是发现新的问题，另一方面则是跟踪老问题的完成情况，所以研究曾经的审核报告也很有必要。

5.其他

对于比较重要的审核，比如A审核、潜在供应商审核，有的公司会召开动员会，提前组织内审，这样做是可以的，毕竟全体重视不是坏事。

但对于成立应急小组（缺文件少材料时临时补），这个不提倡，毕竟要是审核员发现材料是刚刚补的，也很尴尬吧。

#首次会议

首次会议有三大功能：

1.互相认识

公司介绍：让审核员认识你们公司。

参会人员介绍：让审核员认识你们团队。

审核员自我介绍，以及此次审核的目的。

2.确定行程

一般是审核员主导，和参会人员确定审核日期，因为审核员来之前双方都是通过联络员沟通，而首次会议上审核员和审核对象可以直接确认，同时需要考虑形成变化（如负责人请假了）的情况。

这部分也可以体现出公司人员的能力。毕竟审核一般都是两三天，全公司的人耗着不够专业也没必要。

3.体现尊重，建立联系

首次会议一般会有公司高层（如总经理或副总）参加。

很多人觉得高层参加只是体现公司对审核员的尊重，其实并不只是这些，高层参加更大的意义在于下面两点:

以行动告诉中层、基层管理人员，请大家重视起这次审核。
以言语告诉审核员，如果有什么需要高层支持和涉入（如增加设备，生产线改造），可以和他谈，毕竟你如果和一个现场操作人员谈公司未来规划的事情也不太合适，谈了也不算数。

#过程审核

这部分是最精华的也是最关键的，今天主要分享几点审核员在审核的时候最不愿意看到的情况：

1.现场发飙

高层骂中层，中层骂基层，一层层往下骂，骂下面的人这些事情怎么都没做好。

对于审核员来说，现在骂只是做给审核员看的吗？并且也不建议用“骂”来解决问题。

2. 直接否认对方，寻找各种借口

这里大家需要明白一点。审核的目的从来都不是找问题，而是针对某个问题，大家一起研究有没有更好的做法。

首先需要完全理解审核员提出的问题，如果可操作性太低或者确实很难改，可以和审核员沟通并把自己的顾虑讲出来。

审核很多时候是审核员一个人与整个公司的人在斗智斗勇，要一起保持一个和谐的审核氛围。

3. 等待太久/伪造假证据

审核是一个高强度的工作，有时候陪同审核员进行审核的高层管理人员都能换好几波。并不是不够重视，而是真的走不动！其实审核员也想躺着不走，但是审核进度就没办法完成了。

所以尽量不要出现等材料等一两个小时的情况，也不建议临时伪造证据。

大多数审核员都有着丰富的侦查与反侦察的经验。或者说的更通俗一点就是，有的问题其实没有你想的那么重要。对于你来说是的，对于审核员来说更加是。

#末次会议

在开大会之前，有经验的审核员还有可能会提前开个小会。比如先跟公司的高层大致介绍下此次审核的主要问题及需要对方高层支持或者承诺的地方（比如改造旧的生产线）。

在末次会议之前不要想着去问审核员审查结果。审核员一般不会提前透露，除非想给自己找麻烦。

如果审核结果不理想也不要灰心，更不要末次会议直接哇哇大哭，这样做不仅双方都尴尬而且也改变不了任何结果。

并不是这次审核不过就没有下次机会了，而是应该让审核员看到你们整改的决心和意愿，整改好之后还是可以再请审核员过来的。

※文章出自汽车零部件专业技术交流平台微信公众号

※作者：小唐老师

THE END

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TÜV CERT是德国 TÜV Saarland萨尔集团在大中华地区子公司，专注于提供管理体系认证服务。自成立以来，我们一直以专业的技能，对质量、环境、职业健康安全等方面进行认证，涉及的行业包括汽车、铁路、航空、机械工程、金属生产和加工等。

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