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如果你总是出差,工作任务又多到做不完,该怎么办呢?学会在旅途中保持高效工作的秘诀吧,下面有几个方法可供参考:
1设置一个与行程相关的备忘清单
即使你经常出差,也很容易会忘掉某件事情。我们应提前列出一份清单,然后每做完一件事情就划掉相应的一项。
2包里放些补充能量的食物
有一次在迈阿密,飞机延误了7个小时,机场商店卖光了所有的食物。这要是发生在冬季暴风雪的时候,情况可能会更糟。放一些能量补充食物,比如能量棒、即食果蔬片在包里就能以备不时之需了。
3准备移动电源和随身WIFI热点
经常出差的人一定对这样的场景并不陌生:电脑或者手机在一个重要的会议开到一半的时候突然就自动关机了,一个重要邮件亟待查收,但是奔波在高铁、餐厅、机场服务台的你却因为连不上无线网络而急得满头大汗。
如今我们出行会携带许多移动设备:平板电脑、笔记本电脑、相机、智能手机。供应急用的移动电源和随身Wi-Fi可以帮助你确保这些设备不会在关键时刻掉链子,并且避免因为不断搜索、连接和断开无线网络而效率低下。
4将工作资料同步到所有的设备
商务旅行者在长时间没有互联网的情况下,其实可以利用云计算存储服务进行离线作业,充分利用周转于不同目的地之间的宝贵时间。
利用 iCloud,苹果设备的使用者可以在 iPhone 手机和苹果电脑或其他个人电脑之间发送文档、 pdf 文件和演示文稿。同时,Evernote、有道云笔记等信息同步软件可以实现跨Windows、Mac、iOS、Android平台的脱机访问及文档编辑。
5有技巧地处理积压电邮
商务旅行最大的挑战就是在旅途中可能需要几天才能处理一次邮件。面对成堆的电子邮件,我有一个“四步走战略”可以大大减少在您的电子邮件处理时间:
第一步: 按主题分类排序,因为经常会出现好几封关于同一主题的邮件。对于相同的主题的多个消息,只留下最新的一封把其他的删掉,然后从下往上读。这让你在仅仅一两分钟的时间里就删除了数十条无用的消息。
第二步: 按邮件来源分类排序,帮助你快速删除新闻简报、 优惠券、 广告和其他垃圾。
第三步: 按接收日期先后进行排序。你可能习惯于先看最新的来信,但请你想一想,谁等了最久?显然是最先发送的那个人啊。
第四步: 处理剩下来的邮件时,忍住略读和跳读的冲动,认真处理每条消息。选择先放一边回头再读只会增加你的工作量。大多数消息并没有你最初想的那么重要。简单地删除或作出回应,享受处理收件箱的自由!
6把电脑放一边,给大脑充个电
如果你是个经常需要定期出差的商务旅客,并且未来一周有着很重的工作任务,那就试着在短途飞行期间不再去想工作的事情,专注于脑力游戏。脑力游戏比如数独可以帮助你的头脑加强逻辑,提高解决问题的技能。
2013 年的一项研究显示,实时战略游戏可以提高认知的灵活性,也就是大脑在不同概念之间进行切换的能力。根据《美国老年学会》杂志上最近的一项研究,参加了短时间大脑锻炼的老年人推理技能提高很明显,认知处理速度改善在十年之后依旧显著。
除此之外,你也可以尝试什么都不做。出差并不一定意味着你要在离开的日子里成天地工作,出租车、公交出行、等候飞行的过程都是给身心充电好机会,你可以利用这些时间来享受旅行,放松身心,感受你周围的环境和世界,而不是始终盯着你的移动电子设备。
研究表明,最有效的为大脑充电的方法是 10-30 分钟的小憩。在旅途中将你的耳机放在手边,聆听一些大自然的声音比如蟋蟀声,雨声或海浪声来放松身心。
7把办公室搬到酒店中
你可能会惊讶地发现在宾馆房间里你可以无比地高效。没有持续不断的噪音,没有来你办公桌旁打扰的同事 — — 有的只是你、 你的项目和你的想法。
虽然你不在办公室,但请尝试在宾馆房间里重新再现一些在办公条件。首先,将恒温器调到 25摄氏度。在这个温度下,康奈尔大学的研究人员发现打字错误减少了 44%,打字输出率增长了 150%。
然后,尝试按你正常的步调做事。如果你习惯于通过电子邮件工作,然后再深入研究项目,就不要因为你所处环境的改变而改变。
本文转自Linkedin中国。于Mashable(由领英翻译)特此声明。
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