【办公技巧】教你制作出专业感十足的Excel- 大数跨境

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【办公技巧】教你制作出专业感十足的Excel

金融小伙伴career

2015-05-19

导读：不好看的Excel都长这样这样还有这样让人沉醉到无法自拔的配色，凌乱的格式，标签没有注明，这些都是令人很抓狂

不好看的Excel都长这样

这样

还有这样

让人沉醉到无法自拔的配色，凌乱的格式，标签没有注明，这些都是令人很抓狂的好么？小编不知道你上司看到会怎样，但小编看到觉得很崩溃。

好看的Excel长什么样子呢？

这是一份专业咨询人士制作的公司战略管理模型中的一页，第一行可以前后翻页十分方便，右侧还有一个回到主目录按钮。这份模型的每一页都有大标题和摘要介绍本页内容，还有详细的注释解释表格的填写。

上图是一份投行专业人士编著的一本书中摘出的一个公司估值模板。首先配色虽不算很现代，但给人以非常舒服非常pro的感觉；其次每一个模块都明显分隔，并有清楚的表头说明每个模块的内容；最后每一个模块中的数据格式都非常整齐，而且使用了数据验证表防止了错误输入。

上图是另一份UBS做的估值模型中的报表输入页。可以看到所有数据输入只用了两种颜色（红、黑）和三种格式（普通、加粗、括号红色），一般用五种以上格式读者就难以接受每一种格式代表的含义了。数据报表右下角还有几幅关键指标的折线图，虽然很简单，但是不仅直观反映数据变动，还缓解了满屏数据的视觉疲劳。最后，还有一个细节，就是把第一行的年份季度冻结了，当我往下滚动时，第一行不会消失，读取每个数据对应的年份季度更方便。

其实我们可以发现，好的Excel都有以下几个特点：

1.格式整齐，配色整齐明了：跟格式丰富多样的ppt不同，excel的展示主要以数据和计算结果为主，也很少有人能够第一眼看完重点内容，所以对于excel的第一个判断标准就是数据的格式是否整齐一致，标示不同区域的配色是否美观大方

2.单份表格内数据结构完整，包括表头、数据标签、表单、备注、使用说明等；多张表格之间的勾稽关系清楚，一套完整的excel表格拥有封面、目录、使用说明、表格关联关系说明、数据表格等

3.用户友好度高，通过添加返回主页按钮、数据检验栏（column），灵活使用excel公式和VBA编程，让整个excel表非常易用，用户在使用时只用修改几个简单的数据假设即可。

如何制作美观大方的Excel呢?

确定表格整体之间的逻辑关系（即确定目录和分表格主题）

首先，可以先根据自己的使用需要，在纸上画出来这套excel表单一共有几张分表组成，每张分表的目的是什么，相互之间的勾稽关系如何~

以上面的财务估值模型的首页为例，在首页很明确的给出了表格目录和表格之间的关系。通常，一套完整的excel表单应该有以下几个构成部分：

目录→使用说明页→计算假设页→历史数据输入页→计算页→结果输出页

根据分表主题，设计并制作每张分表格式和配色

在正式开始制作表格前，我们需要确定表格的整体配色，以及不同颜色的含义。

就配色来说，一般一张表格中颜色最好不要超过6种，而且大片使用的颜色不要过于刺眼。以高盛的表单为例，以蓝色系为主题色，对于数据内部的汇总行用浅灰色标出，显得非常清爽易读。

此外，每张表单都应该给出表头名称、制作时间、数据列标签等，整张表内的单元格格式统一，例如上表中文字都是居左对齐的，数值都是居中对齐的，且所有数据值都是保留一位小数。

对于体现不同功能的表单，这里还有几个小tips跟大家分享的：

1.使用说明页：因为excel的设计和使用一般较为复杂，如果完成的excel表单需要给其他人使用的话，最好添加一些使用说明，介绍本套excel表格的逻辑关系和使用方法。

2.假设输入页：为了保证用户在修改假设数值后，后面的计算页和结果页的数值会自动改变，计算页中所有的假设数值都必须引用自“假设输入页”。

3.历史数据输入页：这一页的格式设计应该尽量迁就原始数据的格式，便于原始数据黏贴复制，例如下面这张财务报表分析的数据输入页，就是完全仿照企业利润表的表单来设计的，便于使用者直接黏贴复制数据。

4.计算过程页：在设计好复杂的计算公式后，可以选择在“审阅”标签下的“锁定保护”这个表单，避免以后意外修改，造成错误。

5.结果输出页：为了更加直观，这一页除了展示计算结果外，还可以加入一些图表对比分析；另外，有些用户想要直接在这一页中修改假设并查看结果，所以可以加入一些更改假设的功能，方便使用者对比不同假设下的最终结果。

优化excel，添加一些用户友好的设计

PPT的使用目的是为了展示给观众，因此设计的所有环节都要围绕利于沟通这个最终目标；而excel的使用目的则是为了计算分析，所以所有的设计都必须有利于用户的使用。这里再说几个能够增加excel用户友好度的小技巧。

首列标签冻结：excel表格的数据往往有几十行，往下翻页时，位于前几行的数据标签名称就会消失，非常不方便读取。因此，可以在“布局-窗口”中选择冻结首列窗口。

在每张表单中添加返回主目录的宏按钮：点击“工具-宏-录制新宏”，开始录制后，然后点击回到目录页面，再结束录制。之后再插入按钮，并赋予按钮这个返回目录的宏。

添加数据验证：最后说一个投行和审计常用的防止数据输入出错的小技巧，可以使用“数据-工具-验证-数据验证”，为单元格数据设置格式，如必须是一位小数，当数据格式不符时，会自动提醒错误。

怎样，今天说的这些掌握了没有，如果还没有，就赶快勤加练习吧，相信不久后的你一定能做出令人眼前一亮的Excel。

原文来自于：G.P.A

【声明】内容源于网络

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