本标准规定了生态环境档案著录标识符号、著录用文字、著录项目与著录格式、目录数据库、著录信息源以及著录项目细则。

本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位的档案著录，可用于建立生态环境档案的检索系统。

本标准引用了下列文件或其中的条款。
凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。
凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。
GB/T 3860 文献主题标引规则
GB/T 7408 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法
HJ/T 7 中国档案分类法 环境保护档案分类表

著录标识符号规定如下：
a） = 并列题名；
b） ：置于说明题名文字之前；
c） ；用于分隔两个（含）以上责任者项、文件编号、主题词（关键词）项等，也用于题名项、
内容提要等项中呈平行关系的词语之间；
d） + 用于正本与附件、附件与附件、多种稿本之间的连接；
e） [ ] 置于自拟著录内容两端；
f） ( ) 置于解释或补充说明内容的两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、
中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文等；
g） ？用于不能确定的著录内容；
h） – 用于承接上下文、起始与终止时间，以及档号构成要素、电子文档号、缩微号各层次之间
的连接；
i） □ 表示一个残缺的、无法辨识的文字，超过三个文字的用三个“□”表示。

著录用汉字应当使用规范化的简化汉字，外文与少数民族文字应当依照其文字规则书写。
人名、地名、图形、符号应当按原文照实著录，无法照实著录的可改为其他形式的相应内容，并加“ [ ] ”标识符号。
著录项目中各种编号、代号、时间、数量中的数字应当采用阿拉伯数字。