说明
本指南由国家档案局提出并归口。
本指南起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本指南主要起草人：孙钢/朱煜/李忱/丁德胜/毛海帆/傅培超/张会琴/张红/吴惠敏。
机关（团体和其他社会组织——下同）档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信 息化建设中亟须强化的重要节点。
数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办 公自动化与数字档案馆建设的关键一环。建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机 关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。
概念与基本特征
概念
本指南所称的数字档案室，是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案 和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网 络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。
基本特征
与传统档案室相比较，数字档案室具有独有的特点和功能：
1）档案资源“数字”化。
数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图 像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式。信息记录形式的“数字”化，是数 字档案室的基本特征。
2）档案实体“虚拟化”。
通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体 档案进行数字化加工，实现档案实体“虚拟化”，使之能够与其他数字档案资源一并进行管 理和规范。
3）档案管理系统化。
将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中，实现 数字档案资源系统、规范管理。
4）信息传递网络化。
数字档案室依附于网络而存在，通过不同类型的网络实现档案收集、管理和移交，用户不必亲自“登门造访”，就可以利用所需的信息，从而加快信息交流 与反馈的速度。
5）档案利用知识化。
数字档案室将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来 源在知识单元的基础上有机组织并链接起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档 案的提供向知识的提供转变。
建设原则与内容
建设原则
数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹 规划，积极实施，务求实效。
1）资源为先。
资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。
2）标准规范。
数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、 档案室与综合档案馆之间关系，严格遵循既有标准和规范进行系统设计、建设，实现文档一 体、馆室一体。
3）整体推进。
应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来，统筹 考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素，整体推进数字档案室实施方案。
4）确保安全。
数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护和分 级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。
建设内容
l）按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。除信 息安全和管理方便因素之外，鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。
2）开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统，实 现档案管理各业务环节的自动化、网络化。
3）严格遵循标准规范，全面进行传统载体档案数字化转换，积极推进电子文件归档和 电子档案管理，全面推进数字档案资源建设。应用先进技术和手段，保证数字档案资源真实、完整、可用和安全，满足各类用户共享需求。
4）根据数字档案室建设要求，修订完善档案工作流程、文件材料以及声像（照片、录 音、录像）电子文件归档范围和保管期限表，以及适合电子档案管理、利用、安全保障、应 急处置等各项规章制度，明确要求和权限，确保数字档案资源的规范管理，保证数字档案室 运行顺畅。
5）加大人才建设力度，通过培训或引进人才，为数字档案室的建设和运行储备既通晓 信息技术，又精通信息资源管理、知识管理的人才。
基础设施建设
为确保数字档案资源的安全管理和有效利用，应依托机关信息化建设成果，建设相对独 立且稳定、兼容的，能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需求的数字档案室基础设施， 主要包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等五个部分。基础设施应尽量采用国产产品，尤其是具有自主知识产权的国有品牌产品。用于支撑涉密数 字档案资源管理的基础设施建设，应符合国家有关保密工作的规定。
网络基础建设
系统硬件
专业服务器是数字档案室必备的基础设施。服务器性能和数量的配置，应能满足数字档 案室应用系统以及数据库、中间件、全文检索、备份、防病毒等基础软件的部署和安全高效 运行的需求，并适当冗余、可扩展。
基础软件
为确保各门类电子档案及其元数据的准确和及时采集、捕获、保存，提供便捷、有效的数字档案资源利用，应结合数字档案室应用系统开发或运行需要，为数字档案室配备必要的正版基础软件，包括数据库管理系统、网络操作系统、中间件、全文检索、光学字符识别（OCR）等软件。应选用主流数据库管理系统，如关系型数据库，其性能应能支持本单位今后较长一个时期数字档案资源管理的需要。
安全保障系统
应结合实际，参照信息系统安全等级保护有关要求，从多层面为数字档案室应用系统建 立安全保障体系。涉密数字档案室应用系统必须按照国家有关涉密信息系统分级保护的规定执行。
应建立数字档案室应用系统的三员管理制度，明确系统管理员、安全管理员和安 全审计员职责，并贯彻落实。
应结合三员管理制度，为数字档案室应用系统设计、实施完善的用户权限配置和管理功能，为数字档案资源的安全存储、管理提供保障。
应为数字档案室的应用系统配备正版杀毒软件。如有必要，应有选择地配备防火 墙、用户认证、数字签名、移动存储介质管理软件、业务审计软件等安全管理工具。
终端及辅助设备
应结合工作需要，为数字档案室应用系统配备专用终端计算机、扫描仪、数码照相机、 打印机等终端设备，以及恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等辅助设备。
应用系统建设
档案门类管理
数字档案室应用系统应以国家或地方制定的标准、规范为基础，具有管理文书、声像（照 片、录音、录像）、科技、专业等各门类电子档案和辅助管理实体档案资料的功能，且具备 灵活的可扩展功能，包括档案资料门类的扩展管理、分类方案的扩展管理、适当的元数据方 案扩展管理、电子档案移交包制作的扩展管理等。
电子档案门类的扩展管理
应能依据已经实施的元数据方案扩展管理新增电子档案门类，且具备新增门类归档电子 文件及其元数据的捕获、登记以及电子档案的分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、 利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等一系列功能。
实体档案门类的扩展管理
应能扩展管理新增的实体档案门类，且具备新增实体档案门类的分类、编目、著录、检 索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等一系列功能。
分类方案的扩展管理
应能灵活配置各门类档案资料分类方案，支持对档案门类、年度、机构或问题、保管期 限等著录项值域的扩展定义，尤其是多级机构或问题分类方案的扩展配置。
元数据方案的扩展管理
应能适度扩展设置电子档案管理所需的元数据元素；应能根据同级国家综合档案馆的要 求，配置生成基于可扩展标记语言（XML）格式的电子档案及其元数据移交数据包。
接收采集
数字档案室应用系统应能以在线或离线方式自动或半自动接收、采集形成于不同环境 的，经过系统整理的各门类电子文件及其元数据，登记归档电子文件，并通过计算机文件名 元数据等关键指针建立二者间的关联。
文书类电子文件的接收采集
应能自动接收并登记形成于办公自动化等业务系统的文书类电子文件及其相对应的元 数据，采集形成于机关各职能部门的非公文类电子文件，分类、有序地存储电子文件及其组 件，保证关于同一事由的往来文件及其组件完整并相互关联。
声像类电子文件的采集
应支持电子文件形成部门或档案部门上传或挂接照片、录音、录像等声像类电子文件， 自动提取形成时间和背景、结构元数据，建立电子文件与元数据之间的关联。
科技和专业类电子文件的接收采集
各种科技、专业类电子文件的接收采集功能可参照 执行。有其他专门规定的， 从其规定。
分类编目
数字档案室应用系统应支持电子文件的分类、编目、命名和存储，完成电子文件的归档 保存，辅助完成纸质等传统载体归档文件的分类、编目工作。
分类组织
应能以自动或半自动化方式为各门类电子文件或传统载体归档文件的年度、机构或问 题、项目代号、案卷号、件号、保管期限等分类项赋值，调整其排列顺序，从而完成电子文 件或辅助完成传统载体归档文件的分类组织，维护关于同一事由的往来文件、组件的完整性 和相互间的有机关联。
归档存储
应能统筹电子文件和传统载体归档文件，根据分类结果自动赋予档号，完成归档过程。应能依据档号各构成项自动、逐级建立并命名文件夹，分类存储电子档案，并采用档号自动 为电子档案命名；应使用第三方权威机构提供的技术手段，在适当时间生成电子档案原文的 固化信息，提供验证途径。传统载体档案数字副本的上传、挂接和存储功能需求可参照执行。
编目著录
应以档号为基础，支持各门类电子档案题名、责任者、文件编号、时间、保管期限等元 数据的著录，自动编制电子档案案卷级、文件级电子目录。应能根据电子档案著录的不同要 求，提供必要的著录窗口，为著录者提供下拉菜单、携带录入以及日历、时间轴等自动化著 录工具，提升著录方式的自动化程度；应能自动核验著录信息的完整性、规范性和有效性， 并提示修改、校正，应支持在权限许可范围内的元数据或目录数据的增加、修改、删除等。
检索利用
数字档案室应用系统应以权限管理为基础，支持多途径、多角度且易用的检索和利用方 式，应能满足用户各类查档需求。
档案检索
应能提供多种类型的检索方式，包括：不设定检索字段的简单检索，选定多项检索字段 及其逻辑关系的高级检索，模糊检索和精确检索，跨档案门类检索，全文检索等。应支持用 户根据需要设定任意检索条件查找其权限许可范围内的数字档案资源，并能在检索结果中作 更精确查找。
档案利用
应支持用户在权限许可范围内在线查看、打印目录数据或原文，如有必要，应能限制用户对电子档案或传统载体数字副本组件或具体页面的可阅读范围；应能对数字档案资源的下 载进行审批、添加数字水印和授权阅读时间等，应支持实体档案借阅的申请、审批、登记、 归还等。
档案编研
应支持用户开展档案编研工作，授权用户能建立编研计划、分配工作任务、建立编研素 材库、复制粘贴数字档案内容信息、审核编研文稿、发布或下载编研成果等。
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参考来源：
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