音像档案
音像档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的具有保存价值的录音、录像、照片和影片等记录材料，是重要的人类文化遗产。与文字相比，声音和影像可以更大限度地跨越时空、文化和语言的阻隔，以更为直观和动态的方式讲述故事和分享知识，从而更好地促进文化交流与传播。为纪念在1980年10月27日联合国教科文组织第二十一届大会通过的《关于保护和保存动态影像的建议书》，2005年召开的联合国教科文组织第三十三届大会将每年的10月27日确定为世界音像遗产日。2020年世界音像遗产日主题“观察世界的窗口”。
音像档案能够以更加生动鲜活的方式记录和还原人们的社会实践活动，因此它在证据保存、记忆传承和文化传播等方面的重要作用也日益凸显。今年的新冠肺炎疫情使全球社会共同经历了极具挑战性的一年。面对疫情威胁，国际社会更加强调与重视包括音像档案在内的文献遗产对于人类抗击和记录疫情的重要作用。在这场疫情中，以录音、影片、视频等形式出现的音像材料提供了相关活动的重要文献证据。联合国教科文组织与国际音像档案协会协调理事会成员机构每年举办世界音像遗产日活动，呼吁世界各国加强对音像档案重要性的认识，并采取有力措施保护濒危文献遗产。
录音录像档案管理规范
01
范围
《录音录像档案管理规范》（DA/T 78—2019）该标准规定了模拟信号录音录像文件和录音录像电子文件的收集、整理、著录、归档与录音录像档案管理要求。
本标准规定了模拟信号录音录像文件和录音录像电子文件的收集、整理、著录、归档与录音录像档案管理要求。适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织形成的录音录像档案的管理。
02
规范性引用文件
GB/T18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范
DA/T38—2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范
DA/T58—2014 电子档案管理基本术语
DA/T62—2017 录音录像档案数字化规范
DA/T63—2017 录音录像类电子档案元数据方案
DA/T74—2019 电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范
DA/T75—2019 档案数据硬磁盘离线存储管理规范
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总则
(1)归档范围各单位在履行职能活动中形成的、具有保存价值的录音录像文件应及时归档。
(2)基本原则应遵循集中管理、过程管理、便于利用、安全保密的基本原则，从技术与管理两个方面采取措施确保录音录像档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
(3)技术支撑应基于电子档案管理系统对录音录像档案进行集中管理和全程管理，电子档案管理系统的建设、管理和安全防范应按照GB/T18894—2016的要求执行。
(4)制度建设应建立管理制度，明确相关部门的职责：
a) 录音录像文件形成部门负责收集、整理、著录和归档等工作。
b) 档案部门负责制定录音录像档案管理制度，指导形成部门按要求做好录音录像文件收集、整理、著录和归档工作，负责接收归档的录音录像文件和录音录像档案保存、保管、利用、统计、移交等管理工作。
c) 信息化部门负责为录音录像文件归档和录音录像档案管理提供信息化技术支持。
d) 保密部门负责监督涉密录音录像档案的保密管理。
(5)保密管理涉密录音录像档案管理应遵循国家有关保密管理的规定。
04
整理
（1）一般要求
a)以件为管理单位整理录音录像电子文件，整理结果应能保持录音录像电子文件之间的内在有机联系，通过规范命名、著录等建立录音录像电子文件与目录数据之间的一一对应关系，便于利用和长期保存；
b)应按录音录像文件记录的工作活动时间顺序排列录音录像文件记录载体，按照规则为其编号并标示。
（2）保管期限划分与分类
对记录同一工作活动和主题的录音录像文件统一划分保管期限，保管期限分为永久、定期30年、定期10年，国家或行业主管部门有专门规定的，应从其规定。可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分类方法对录音录像文件进行分类。
（3）存储结构与排序
应在计算机存储器中按分类类目（年度、保管期限）等逐级建立、命名文件夹，在最低一级分类类目文件夹集中存储应归档的录音录像电子文件，由电子档案管理系统或操作系统自动排序，保持录音录像电子文件之间的内在有机联系。
需以离线方式归档的，应结合计算机文件大小、载体容量等因素适时制作离线归档载体，将应归档的录音录像电子文件、目录数据等按原有存储结构复制到一次写光盘或移动硬盘，并按规则为离线归档载体编号、标示。
（4）文字材料的整理
重大活动筹备、实施过程中形成的文字材料、重要实物等,宜按文书档案有关要求进行整理、编目并归档保存。
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著录
（1）一般要求
对应归档的录音录像电子文件，应按照DA/T63—2017的有关要求，基于电子档案管理系统或使用ET、XLS格式通用电子表格进行著录，对录音录像文件记录的工作活动进行描述,建立目录数据库。
应在数字化转换过程中完成模拟信号录音录像文件数字副本的著录、建立目录数据库等工作。
(2)基本著录项
应对每一件应归档的录音录像电子文件进行著录，著录格式按照DA/T63—2017中相应元数据的著录说明执行.基本著录项如下：
——计算机文件名：在计算机存储器中唯一标识录音录像电子文件的一个字符串，由文件名与扩展名二部分组成；
——题名：能揭示录音录像文件中心主题的标题或名称；
——责任者：对录音录像文件记录的内容负有责任的单位或个人名称；
——摄录者：录音录像文件的录制者或拍摄者及其工作单位名称；
——摄录日期：录音录像文件的录制或拍摄日期。
——时间长度：录音录像文件持续时间的数量，以小时、分、秒为计量单位，著录格式为hh：mm：ss；
——计算机文件大小：录音录像电子文件的字节数；
——年度:录音录像文件形成年度，模拟信号和数字信号录音录像文件数字化或转码的年度除外；
——工作活动名称：著录工作活动、重要会议、重大事件等的名称；同一项工作活动中形成的多件录音录像文件的著录内容相同；
——工作活动描述：著录工作活动的主要内容，包括工作活动名称、起始日期、地点、主要人物、主要议程或过程、结果等；同一项工作活动中形成的多件录音录像文件的著录内容相同；
——保管期限代码:录音录像文件保管期限的代码，永久—Y，定期30年—D30；
——密级：录音录像文件的保密等级，密级分为秘密、机密和绝密等三种；
——原始载体编号：记录或存储录音录像文件的原始载体编号，多个原始载体编号之间用“，”隔开；
——档案门类代码：录音录像文件的档案门类代码，录音—LY，录像—LX；
——参见号：与录音录像文件密切关联的其他载体或门类文件材料的唯一编号；
——著录者：对录音录像文件进行著录的责任人及其工作单位名称。
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归档与管理
（1）归档时间及方式
自录音录像文件形成起3个月内向档案部门提交归档，最迟不能超过形成后的次年6月。
可采用在线和离线等两种归档方式。基于电子档案管理系统整理、著录的录音录像电子文件，以在线方式归档;记录或存储录音录像文件、目录数据的原始载体以离线方式归档。
(2)归档程序
——清点、核实录音录像电子文件、原始载体及其记录或存储的录音录像文件、目录数据数量的一致性；清点、核实原始载体编号与标示、原始载体是否完好无损并可正常使用；清点、核实重大活动文字材料、重要实物的数量；
——鉴定、检测录音录像电子文件格式、著录的规范性，录音录像电子文件、原始载体等是否感染计算机病毒；
——以离线方式归档的，完成清点、鉴定工作后，应将录音录像电子文件及目录数据导入电子档案管理系统并挂接，建立录音录像文件与目录数据的一一对应关系；
——由电子档案管理系统为录音录像电子文件赋予唯一标识符，并在管理过程元数据中记录归档登记行为，采集基本结构元数据，生成固化信息。
——填《录音录像文件归档登记表》，办理归档手续。
（3）审核与档号编制
完成归档程序后，应对录音录像文件的整理、著录结果予以审核并确认，由电子档案管理系统按预设规则自动为录音录像档案编制档号。
07
保存保管
（1）存储与备份
应与其他门类电子档案一并规划、设计和建设录音录像电子档案及其元数据的在线存储与备份系统，实施在线存储与近线备份、离线备份，开展日常管理和运行维护。
（2）转换和迁移
当出现在线存储系统需更新换代、经检测离线备份载体达到或超过三级预警线、录音录像电子档案的存储格式即将淘汰等需求或情况时，应对录音录像电子档案或存储载体实施转换或迁移。
（3）载体存放
应在档案库房配备档案柜等装具，对录音录像档案原始载体、离线备份载体进行集中保管。除参照纸质档案保管要求外，录音录像档案原始载体、离线备份载体的保管还应符合下列要求：
——应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。
——应装盒，竖立存放，避免挤压。
——应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
——保管环境温度选定范围：光盘17℃~20℃，磁性载体15℃~27℃，24小时内温度变化分别不得超过±2℃、±3℃；相对湿度选定范围：光盘20%~50%，磁性载体40％~60％，24小时内相对湿度变化不得超过±5％。
（4）原始载体和离线备份载体检测
应对录音录像档案原始载体、离线备份载体做定期检测，当光盘参数超过三级预警线、硬磁盘出现异常情况时，应立即实施原始载体和离线备份载体转换或更新，建立管理台账并归档保存。
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利用统计移交
（1）利用
利用者应在权限允许范围内对录音录像档案进行检索和利用，未经授权不得擅自复制。记录了人物影像、在版权保护期内的录音录像档案的利用应符合国家有关规定。
（2）统计
按照国家有关档案统计工作要求和本单位实际开展录音录像档案室藏量、利用、移交等情况的统计。可按档案门类、年度、保管期限、卷数、件数、字节数、时间长度等计量单位对录音录像档案进行统计。
（3）移交
属于国家综合档案馆接收范围的录音录像档案，应依法按期向同级国家综合档案馆移交。符合移交进馆要求的录音录像电子档案自形成之日起５年内向同级国家综合档案馆移交。
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