所谓档案信息存贮，是指档案馆(室)通过著录与标引等手段，将档案压缩成一条条的条目档案信息，再按便于检索的顺序系统地排列起来，或进行客观描述，形成一种有别于档案实体的特殊文献——档案检索工具，进而建立档案检索系统的过程。如果说档案属一次文献的话，那么将其压缩处理的成果就是二、三次文献。存贮过程就是把一次文献转化为二、三次文献，使档案信息由分散到集中、由无序到系统化的过程。
档案信息存贮，是档案馆(室)的一项长期而艰巨的任务，不能一蹴而就。从宏观上看，它是分阶段循序渐进，并不断循环往复完成的：
首先，在档案整理过程中，档案人员必须依次编制出卷内文件目录和案卷目录两种典藏性检索工具，在此基础上再进一步将二者合二为一，形成案卷文件目录，或不编以上三种目录，而只编归档文件目录，以固定和反映全宗内档案的分类排放体系，并提供相应的检索途径。这一阶段的工作，通常称为基本编目。
其次，在基本编目的基础上，再编制其他各种目录和索引，如全宗目录、分类目录、主题目录、专题目录、全宗文件目录、责任者目录、地名索引、人名索引、文号索引等，以进一步完善典藏性检索工具，形成查找性检索工具。
最后，作为编研工作的重要内容之一，编写介绍性检索工具，如全宗指南、档案馆指南、专题指南等。
档案检索系统内的各种目录和索引的编制，与指南的编写存在较大差别。一般说来，目录和索引的编制都是由著录和目录组织两道前后衔接的工序所组成的。著录的目的，在于编制出目录和索引的组成单元——条目，赋予档案一定的检索标识。
目录组织的目的，则是把众多著录好的条目编排起来，成为一个严密的整体，同样的条目，按照不同的标目和方法组织，就形成不同的档案检索工具。传统的目录组织方法按条目标目的不同，大体可分为号码组织法、分类组织法、字顺组织法三种类型。
在计算机编目系统中，机读目录数据库通常由一个顺排文档与多个倒排文档组成，而且传统目录组织方法中用到的各种目录组织规则，在机读目录组织中仍然要使用，只是这些规则含于编目软件中，目录组织工作由计算机自动完成。
