【干货】高等学校档案管理办法（二）

第一条：高等学校应建立健全档案工作的检查、考核评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第二条：高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档；归档范围

党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

西南大学

校史馆

第三条：高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

第四条：归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求

电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894-2002)执行。

第五条：高校档案材料归档时间

(一)学校各部门应当在次学年6月底前归档；

(二)各院系等应当在次学年寒假前归档；

(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第六条：高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号

第七条：高校档案机构应当按照国家档案局文件要求，确定档案材料的保管期限

对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第八条：高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失

对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第九条：高校档案由高校档案机构保管

在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第十条：高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案

协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。

第十一条：高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理，高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

第十二条：高校档案机构应对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患

第十三条：高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报

同济大学校史馆

第一条：高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案

属下列情况之一者，不对外公布：

（1）涉及国家秘密的；

（2）涉及专利或者技术秘密的；

（3）涉及个人隐私的；

（4）档案形成单位规定限制利用的；

第二条：凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案

第三条：查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准

涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准

第四条：高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件

第五条：高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具

提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件

第六条：高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构

高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。

第七条：寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有

第八条：高校档案机构应当积极开展档案的编研工作；应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课

第一条：高等学校要将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求

第二条：高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房

不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按要求及时进行改扩建或者新建。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三条：高等学校应当设立专项经费

为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行

第一条：高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励

(1)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的

(2)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的

(3)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的

(4)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的

(5)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的

第二条：有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任

(1)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的

(2)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的

(3)涂改、伪造档案的

(4)擅自出卖、赠送、交换档案的

(5)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的

(6)其他违反档案法律法规的行为

本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校；高等学校可以根据本办法制订实施细则。（供参考）；高等学校附属单位(包括附属医院、校办企业等)的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。