各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，中央军委办公厅保密和档案局，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国人民大学档案学院：
经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准，以下3项标准予以发布（标准电子版将在我局网站上登载），自2020年6月1日起实施。
1.DA/T68.1-2020《档案服务外包工作规范第1部分：总则》（原DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》，现作为《档案服务外包工作规范》的第1部分）
2.DA/T68.2-2020《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》
3.DA/T68.3-2020《档案服务外包工作规范第3部分：档案管理咨询服务》
国家档案局
2020年5月18日
档案服务外包工作规范
第1部分:总则
1.范围
DA/T68的本部分规定了档案服务外包工作中相关主体之间的关系、发包方工作规范、承包方档案服务管理体系建设要求和第三方机构工作规范。本部分适用于指引发包方科学开展档案服务外包工作,选择合格的承包方;指导承包方有效开展档案服务管理体系建设,提升服务能力;为第三方机构正确评价档案服务外包承包方提供参考依据。
2.规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T19000质量管理体系基础和术语
GB/T19001质量管理体系要求
GB/T22080信息技术安全技术信息安全管理体系要求
GB/T22081信息技术安全技术信息安全控制实践指南
GB/T24001环境管理体系要求及使用指南
GB/T24353风险管理原则与实施指南
GB/T28001职业健康安全管理体系要求
DA/T42企业档案工作规范
3.术语和定义(下列术语和定义适用于本文件)
➀外包outsourcing ➁档案服务archivesservice ➂档案服务外包archivesserviceoutsourcing ➃发包方client ➄承包方serviceprovider ➅第三方机构third-partyorganization ➆监管机构regulatoryauthority ➇服务能力servicecapability
4.档案服务的业务类型
档案服务通常包括档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询服务、档案开发利用服务、档案销毁服务等几种业务类型
5.档案服务外包工作中相关主体之间的关系
档案服务外包工作中主要涉及发包方、承包方、第三方机构和监管机构四类主体。各主体之间的关系如下图所示。
档案服务外包工作中各主体之间的关系示意图
6.发包方工作规范
发包工作可分为规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行与监督、评估与改进5个步骤,如下图所示
发包工作过程示意图
➀发包工作原则:合法原则、安全原则、可控原则 ➁ 发包工作过程与要求：➀工作过程 ➁规划与审批 ➂承包方筛选与确定 ➃合同签订 ➄合同执行与监督
7.承包方档案服务管理体系建设要求
承包方档案服务管理体系建设示意图
➀目标与原则 ➁战略管理:业务规划、绩效管理 ➂资源管理：人力资源管理、财务管理、技术管理、基础设施管理 ➃业务管理：合同管理、客户关系管理、业务流程管理、质量管理 ➄安全管理：合规性管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理、职业健康管理
8.第三方机构工作规范
➀第三方机构工作原则：独立原则、公正原则、真实原则 ➁第三方机构工作
档案服务外包工作规范
第2部分：档案数字化服务
1.范围
DA/T68的本部分规定了档案数字化服务外包工作中的发包方工作规范、承包方工作规范、信用评价与质量监督工作规范。本部分适用于机关、企事业单位和其他社会组织开展的档案数字化服务外包工作。本部分适用不涉及国家秘密的档案数字化服务外包。档案缩微服务外包可参照本部分执行。
2.规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T17242投诉处理指南
DA/T31纸质档案数字化规范
DA/T43缩微胶片数字化技术规范
DA/T62录音录像档案数字化规范
DA/T68.1档案服务外包工作规范第1部分:总则
DA/T71纸质档案缩微数字一体化技术规范。
3.术语和定义
➀档案数字化服务
4.发包方工作规范
➀总体要求 ➁发包前期准备工作：明确工作要求、选定承包方、签订合同、选定场所、配备设备 ➂档案数字化过程管理 ➃档案数字化成果管理：数据检验、安全确认、验收总结
5.承包方工作规范
➀总体要求 ➁制定工作方案 ➂人员管理 ➃设备管理 ➄现场管理 ➅访客管理 ➆流程与作业管理 ➇成果管理 ⑨持续改进
6.信用评价与质量监督
➀信用评价 ➁服务质量监督 ➂服务质量投诉
档案服务外包工作规范
第3部分：档案管理咨询服务
1.范围
DA/T68的本部分规定了档案管理咨询服务外包相关方的工作,包括档案管理咨询服务内容、发包方工作规范、承包方工作规范、工作流程、信用评价与质量监督等要求。本部分适用于机关、团体、企业事业单位及其他组织开展档案管理咨询服务外包工作。
2.规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T17242投诉处理指南
GB/T22119信用服务机构诚信评价业务规范
DA/T68.1档案服务外包工作规范第1部分:总则
3.术语和定义
➀档案管理咨询服务 ➁档案管理咨询服务机构 ➂项目经理 ➃咨询员
4.档案管理咨询服务内容
➀档案工作体系设计服务 ➁档案管理方案设计服务 ➂档案信息开发利用方案设计服务 ➃档案信息化方案设计服务 ➄档案服务外包项目方案设计服务 ➅档案科研服务 ➆档案工作用房建设咨询服务 ➇档案工作评估服务 ⑨档案培训服务 ⑩其他服务
5.发包方工作规范
➀工作原则 ➁项目的确定 ➂合同执行与监督
6.承包方工作规范
➀工作原则 ➁服务能力建设
7.工作流程
➀洽谈 ➁签订合同 ➂项目实施：工作准备、工作开展、开展必要的调研、形成初步成果、讨论审定、提交成果 ➃项目验收 ➄后续工作：费用核算、材料归档、后续改进
8.信用评价与质量监督
➀信用评价 ➁服务质量监督 ➂服务质量投诉
