归档文件目录的九个项目

归档文件目录示例

提示：

以件为单位，依据档号顺序编制纸质目录和电子目录两种形式的归档文件目录。

   序号用阿拉伯数字填写。每册归档文件目录的序号应从“1”开始逐条编制。

   文号即发文的字号，没有文号的归档文件，此栏目空置即可，不得填写诸如“会议文件之一” 等文件顺序号或“情况反映”等刊物名称。

提示

(1) 一份档案文件有多个文件编号时，逐一著录每个文件编号，每个文件编号之间用“；”隔开。

(2)文件编号中的“编号”必须用阿拉伯数字。

(3)电报、会议文件、报到证、介绍信、存根、表格等自有编号、文件收发号不得著录为文件编号。

(4)只著录文件正本中的正式文件编号，手稿中所写的文件编号不用著录。

    指发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。

提示

(1)责任者为单位名称或个人姓名，单位名称要写全称或规范简称，不得省去地区名，如不得写“省档案局”，山东省的必须写“山东省档案局”。但把“省”字前面加上“山东"前，判读是否为“山东"还是其他省的。

(2)责任者中有党组、党委的，前面必须加“中共”，如“中共山东省档案局党组”；有省委、市委、县委等的，前面必须加“中共”，如“中共山东省委”，其他党派除外；有“中央”的前面必须加“中共”，即“中共中央”，其他党派、中央军委除外。需特别说明的是，该要求仅针对责任者字段，题名字段中，原题名未加“中共”的，无需加上。

(3)文件的责任者有2个时，著录全部两个责任者，中间用“；”隔开，有3个及3个以上时，著录前两个责任者，中间用“；”隔开，最后加“等”字。

(4)打印或手写的责任者和盖章的责任者不一致时，以落款的文字为主，不管是打印还是手写。

(5)合同、协议书的责任者全部著录，不得使用“等”字省略。

(6)会议文件的责任者，如无明确责任者时，可以考据以下名称是否为责任者:组织会议的单位、会议名称、会议名称加上“秘书处”、会议材料发言人。如：会议名称为“全省XX会议”，著录时应据实改为“山东省全省XX会议”。

(7)文件落款单位与公章不一致时，责任者以落款单位名称为准，无论落款是打印的还是手写的。

(8)代章中的单位名称不得作为责任者。

(9)责任者不可为空，找不到责任者时写整卷的责任者，写整卷责任者确实不合适时，用“□□□”代替。

   题名即文件标题。没有标题、标题不规范的，按照“责任者+事由+文种”结构部分或全部自拟标题。题名中不得有空格,原题名中的空格可根据题名含义用“、”等标点符号代替。

提示

(1)自拟题名时并非一定是按档案原来的题名逐字著录。

(2)自拟题名中不允许出现全省、我省、我市、我局之类措辞，需把具体的省、市、单位名称列出。

(3)会议纪要、会议记录：如会议纪要、会议记录是按单次会议整理为一件档案，则题名中需著录会议研究主题的主要内容，如：“党组会议纪要：研究2018年度机关党的建设工作方案”，如会议有多个主题，则在题名最后加“等"字。如会议纪要、会议记录是按时间段将多次会议内容整理为一件档案，则把各次会议所在的起止时间段加入标题内，如：“20150102- -20150809会议记录”。如会议纪要、会议记录以年度为单位整理成一件档案，则题名著录为“XX会议纪要(XX年)”或“XX年XX会议记录”。

(4)会议材料、会议简报：如材料左上角有“XX会议交流材料”、"XX会议典型发言”、“XX会议简报第X期” 等材料名称，则题名著录为：“ 会议材料名称：材料主题名”，如：“XX大会发言材料之一：勇做新时代泰山挑山工”。如一份会议材料、会议简报中有多个主题，则在题名最后加“等”字。需特别说明的是，“XX会议材料之一”“XX会议简报第X期"不得著录到文件编号字段中。

(5)期刊：著录为期刊名称+第几期，如：“山东档案2016年第1期" 。

(6)介绍信：题名要体现出介绍信的主要内容，不能仅著录为“介绍信”。如介绍信按人次整理为一件档案，则著录为“XX介绍信：人名”，如“参加XX项目招标介绍信：张三”。如同类事项多人的介绍信整理为一件档案，则著录为“第一张介绍信的标题+两个人名” ，人名间用“；”隔开，最后加“等”字，如：“工作接洽介绍信：张三；李四等”。

(7)呈报表(登记表、申请表)：著录为“XX呈报表(登记表、申请表)：人名/品名”。如：“专业技术职务呈报表：张三”、“山东省药品生产审批表：感冒灵”。

(8)合同：著录为"XX合同（项目名称）”。如：“政府采购合同(XX单位2018年度档案数字化加工项目)”。

(9)检测报告：著录为“XX检测报告(被检测单位/产品)”，如：“食品安全检测报告(XX食品厂xx水果罐头)”

(10)题名中年份数字需大写，“0" 用“O"写。

   文件的日期即文件的形成时间（落款时间），多份文件作为一件的，以第一份文件的日期为准。应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日，不足两位的在左侧补零。

提示

(1)文件的日期，按以下顺序确定：落款时间、签发时间、印发时间。

(2)按同类事项多人介绍信整理为一件档案的介绍信、存根，著录某一次的时间即可。

(3)著录时间时，一般来说，公文的时间为发文时间；决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规、标准性文件为通过或发布时间；条约、合同、协议为签署时间；技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间；科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间；竣工图为绘制时间；原始试验记录、测定检验数据为记录时间。

    按照《档案著录规则》( DA/T18 )要求填写汉语拼音代码或汉字代码，如“机密”或“JM”。

   页数项填写一件文件的总页数。

   备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括开放等级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。