应用系统建设
应支持各种类型的档案鉴定任务，包括档案密级或保管期限变更，档案续存、销毁、移交等，应支持档案管理人员依据书面鉴定报告，通过直接修改密级、保管期限等著录字段，执行销毁、移交功能，完成档案鉴定处置任务；或根据实际需求，具备鉴定处置工作流功能，应能支持鉴定审批流程的配置、实施，包括发起鉴定任务、实施鉴定、审批鉴定意见、触发处置功能等；应留存销毁记录，包括销毁授权、销毁内容、销毁执行人、销毁时间等；应能生成符合《电子档案移交与接收办法》及同级国家综合档案馆要求的电子档案移交数据包。
统计报告
应支持实体档案、数字档案资源室藏量的统计，应能灵活设定统计条件，包括：档案门类、保管期限、格式、大小、时间长度、类、卷、件、存储载体等；应支持档案利用情况统计，包括：利用档案的职能部门及人次、利用实体档案和数字档案门类及数量、数字档案下载浏览量等；应能按照统计年报要求，通过统计报表、柱图、饼图或曲线等各类方式显示、打印统计报告。
数字档案室应用系统应具备审计跟踪、用户与权限管理、数据维护、参数设置等基本系统管理功能。
审计跟踪
应具备日志功能，用于记录、审计各类管理、操作行为。应能记录管理员、各类用户的行为信息，包括登录数字档案室应用系统、实施档案门类管理、编辑元数据或目录数据、处置电子档案等各种操作行为；应能记录非授权用户试图登录或操作的行为；应能记录登录或操作失败的有关信息；应具备日志检索、输出、导出等管理功能。
用户与权限管理
应能配置三员管理用户组，支持灵活的用户组、用户注册、赋权、编辑、删除、迁移等操作；应具备完善的功能权限与数据权限，能够灵活赋权或关闭权限，并具有可扩展性；应支持用户口令管理，包括口令强度、找回口令、口令重置、关闭口令等功能。
数据维护
应具备基本的数据维护功能，应支持多种通用格式的元数据或目录数据的导入、导出，数据库管理系统数据文件的自动备份与恢复，以及数字档案资源的删除与回收等。
参数设置
应支持全宗信息配置与编辑，可为各门类数字档案资源配置档号构成规则，通过数据字典管理功能在允许范围内配置元数据值域，应支持电子档案原文存储路径的配置，以及各种报表格式的编辑、修改等。
技术文档管理
根据数字档案室应用系统建设方式的不同，应收集保存必要的应用软件文档，为系统的稳定运行、维护等提供保障。采用开发方式建设的应用软件，应收集保存功能规格设计说明书、详细设计书、数据库设计书、技术报告、用户手册等文档，文档编制应符合《计算机软件文档编制规范》（GB/T 8567-2006）的相关要求。采购商品化的应用软件时，至少应收集保存数据库设计文档、用户手册等。
测评鉴定
以开发方式建设数字档案室应用系统的，推荐进行应用软件的测评。可选择第三方权威检测机构根据招投标文件及相关标准对应用软件进行功能性检测并出具检测报告，在测评合格的基础上，组织数字档案室应用系统建设方、承建方、监理方、同级档案行政管理部门进行项目的鉴定验收。
数字档案资源建设
数字档案资源建设的基本要求是齐全完整、标准规范。
归档保存的数字档案资源门类应齐全、完整，各门类电子档案或数字副本应齐全、完整，能够系统反映本单位履行主要职责的过程；关于同一事由的往来文件以及文件的组件应齐全、完整，文件之间的有机联系得以保存；各门类电子档案内容信息处于原始状态，基本元数据齐全、完整。
数字档案资源的收集、整理、编目、著录、格式、品质等应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）、《归档文件整理规则》（DA/T 22）、《档号编制规则》（DA/T 13）等国家标准或地方规范的要求；应参照国家或地方相关标准规范设置、捕获电子档案元数据，推荐采用包括文件实体、机构人员实体、业务实体在内的多实体元数据方案，元数据的赋值应以自动捕获为主、手工著录为辅。
应采用档号或唯一标识符为数字档案资源命名。采用档号为数字档案资源命名的，若以卷为单位整理，按《档号编制规则》（DA/T 13-1994）编制档号，推荐增设档案门类代码作为类别号的子项；若以件为单位整理，档号可采用“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号·子件号”结构。具体编制方法如下。
2）档案门类代码·年度：文书、照片、录音、录像、科技、专业的门类代码分别为“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”，科技、专业门类需要复分的，应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）和国家基本专业档案目录执行。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
3）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年的，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。采用其他保管期限的，也应使用其相应缩写代码。
4）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母标识，如办公室可用“BGS”标识。未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
5）件号·子件号：件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。子件号是指件内单份文件排列的顺序号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的，前面用“0”补足，如“001”。不需要编制子件号的，子件号可以省略。如有需要，可以在件号·子件号之后编制下位代码，比如页（张）号等。
文书类电子文件（档案）的收集、整理、鉴定等，应符合国家档案局令第8号、《归档文件整理规则》（DA/T 22）等要求，此外，在办公自动化等业务系统形成并归档保存的电子公文，其质量还需满足以下要求。
电子公文正本的公文格式应符合《党政机关公文处理工作条例》第三章要求，正本的页面尺寸及版面要求、公文格式各要素编排规则、公文的特定格式、式样应分别符合《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）第5章、第7章、第10章、第11章的要求。
电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存，版式文档格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009），并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换；集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。
应参照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）设置、捕获电子公文元数据，至少应包括：聚合层次、来源、立档单位名称、电子文件号、档号、年度、保管期限、内容描述、题名、日期、密级、形式特征、存储位置、脱机载体编号、权限管理、机构人员名称、业务状态、业务行为、行为时间、实体标识符20项。
若条件成熟，根据同级国家综合档案馆要求，可以对文书类电子档案与其元数据进行封装。封装可参照《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）执行。
声像类电子文件的归档范围应参考《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）第4章或同级档案行政管理部门的具体要求执行。收集、归档的声像类电子文件应经过挑选和系统整理，应能系统、客观地记录本单位的重要职能活动，以及历次活动的主要内容、主要人物、主要场景等。按照客观事实编辑形成的录音、录像类电子文件可收集、归档。
声像类电子档案应主题鲜明、影像和语音清晰、人物形象端正。照片类电子档案应以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件（EXIF）信息保存完整，像素数不低于300万；重要或珍贵的录音类电子档案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz；录像类电子档案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。
应参照《照片类电子档案元数据方案》（制定中）设置、捕获照片类电子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、年度、题名、摄影者、摄影时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、垂直分辨率、水平分辨率、图像宽度、图像高度、色彩空间、捕获设备、固化信息，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。
应参照相关元数据标准设置、捕获录音类电子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、年度、题名、录音者、录音时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信息，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。
应参照相关元数据标准设置、捕获录像类电子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、年度、题名、摄像者、编辑者、摄像时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、视频编码标准、色彩空间、帧大小、帧速率、视频比特率、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信息，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。
为确保声像类电子档案的真实、完整和可用，电子文件形成部门、档案部门应按照国家、行业或地方相关标准规范，围绕声像类电子档案记录的中心内容，对题名、人物、地点、主题、业务活动描述等元数据进行全面著录。
科技类电子文件的收集、整理、鉴定、编目等应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）等标准规范执行。图形类电子文件应以DWG等通用格式收集、归档，其他电子文件归档保存格式可参照文书、声像类电子文件执行。
在履行本单位主要职能过程中产生的专业类电子文件都应收集、归档，包括但不限于国家档案局颁布的第一批、第二批国家专业档案基本目录所列内容。各种专业类电子文件的整理、鉴定、编目参照相应的管理办法执行。仅以数据库形式存在的专业类电子文件，如人口、环境、农业等各种普查数据，可以XML等跨平台通用格式收集、归档，或直接以原数据库数据文件归档，同时归档一套完整的数据库设计文档。以电子文档形式存在的专业类电子文件，可参考文书类电子档案的各项管理要求执行。
应参照《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）等有关标准，设置、捕获科技、专业类电子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、年度、题名、责任者、成文时间、文号、密级、稿本、保管期限、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。
本部分仅对批量制作的文书、科技、专业等类纸质档案数字副本提出要求，电子环境中业务流程上的纸质文件数字化可参照执行。纸质档案数字化的各项技术要求按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31）以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。为保证数字副本的真实性、完整性和可用性，参照《缩微摄影技术缩微品的法律认可性》（GB/Z 20650-2006）、《信息与文献——档案数字化实施指南》(ISO/TR 13028:2010(E))等标准规范的相关规定，纸质档案数字化还应符合以下要求。
应按完整性、规范性要求确定需数字化的纸质档案。原则上，年度内、每个案卷内或保管期限内、关于同一事由的往来文件、每份文件的组件应完整数字化。涉密纸质档案数字化应符合相应规范要求。推荐实行数字化对象审批制，拟数字化的档案原件应经过本单位相关负责人的审查签批。
在数字化过程中，纸质档案数字化系统应以件为单位自动捕获数字化元数据，至少应包括：数字化授权信息、数字化日期与时间、水平分辨率、垂直分辨率、色彩空间、格式信息、计算机文件大小、数字化软硬设备等。应将数字化元数据与目录数据组合形成纸质档案数字副本的元数据库，并导入数字档案室应用系统提供检索服务。
应制定并在数字化过程中实行各种相应、有效的质量控制措施，对纸质档案的安全、数字副本的完整性和规范性、图像质量、元数据库的准确性等实施全程监控。
在数字化项目实施过程中形成的重要数字化工作文档应归档保存，应与纸质档案数字副本的保存期限相同。应归档的数字化工作文档包括数字化对象审批书、招投标文件、数字化成果验收报告、数字化流程单等。
应着眼本单位电子政务整体备份需求制定数字档案资源备份策略，需明确备份对象、近线和离线备份策略及管理规范，配备必要的恒温恒湿防磁柜等设施设备。
数字档案资源备份对象应包括：各门类电子档案、各门类传统载体档案数字副本、元数据库、目录数据库、各类数字资料、数字档案室应用系统配置文件与日志文件等。
应结合虚拟带库、带库等备份系统作用机制和便于管理等情况，明确数字档案资源备份策略，包括：容错级别、增量备份或全量备份、备份周期、核验和检测机制、磁带更新等。
离线备份
应根据数字档案资源形成与大小特征等，确定各门类数字档案资源的离线备份介质与管理规范。应确定离线备份介质编号规则，推荐编号由数字档案资源门类代码、离线备份介质类别代码、备份年度、介质流水号等若干项构成。应按照规范的存储结构备份数字档案资源，推荐离线备份介质根目录下建立数据文件夹、目录文件夹、授权文件夹、其他文件夹及说明文件，数据文件夹存储各门类电子档案或传统载体档案数字副本，目录文件夹存储元数据、目录数据及数字档案室应用系统配置文件和日志文件等，授权文件夹存储数字化、备份、介质转换等的审批文件，说明文件用于描述离线备份介质制作有关的各方面情况。应定期检测、更新离线备份介质，并记录检测情况、介质转换情况等。
保障体系建设
应为数字档案室建设予以经费保障。要将各门类电子（文件）档案的归档管理、纸质档案数字化、数字档案资源备份管理以及数字档案室应用系统的运维、升级费用等纳入本单位预算，给予长期的经费保障。
应制定保障数字档案室正常运行的各项制度，并切实贯彻实施。包括：各门类电子文件归档管理制度、人才配备与经费保障制度、数字档案资源备份管理制度、数字档案室应用系统运维和安全管理制度、机关档案管理部门和电子文件形成部门、信息化部门职责分工及奖惩制度等。
应为数字档案室配备满足工作需要的专职管理人员，条件成熟的，应配备2名以上专职管理人员。配备人员应具备档案或信息技术相关专业的本科学历，应具有较好的管理才能和计算机应用技能。应在制度上为专职档案管理人员的发展和进步予以保障。
第十四个国际档案日：档案话百年
紫软科技V10完成国产数据库及中间件兼容认证！
全国34个省级以上-档案馆介绍汇总
奋斗百年路、起航新征程
国家档案局1-16号令汇总
