中央企业档案信息化建设工作指引

第一章总则 

为进一步加强中央企业档案信息化建设,推进企业档案信息资源管理标准化、规范化进程,充分发挥企业案资源优势,按照国资委《关于中央企业开展管理提升活动的指导意见》中提出的“强基固本、控制风险转型升级、保值增值,做强做优、科学发展”的主题思想,结合中央企业档案信息化建设现状,对中央企业档案信息化建设工作提出如下工作指引： 

1 重要意义 

企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分,企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作,与企业生产经营和改革发展密切相关,不可或缺。档案信息化是促进中央企业管理水平提高的必然要求,是实现国有资产保值增值的重要手段,是档案部门参与企业生产经营和管理活动的具体体现,也是档案部门遵循档案工作自身发展规律,进一步深化改革,推动科技进步,提高服务效率和质量的必然选择。近年来,中央企业档案信息化建设取得了长足进步,但仍存在一些不容忽视的问题:部分企业对档案信息化建设重要性认识不足,重视不够;档案信息化建设的资金投入不足,存量档案数字化水平较低,增量电子档案管理不规范,系统建设分散,档案信息资源孤岛现象比较突出,难以适  应系统集成、信息共享和业务协同的需要;格案信息化建设人才队伍匮乏等。因此,中央企业必须充分认识档案信息化建设的重要性,把这项工作作为一项重要和长期的任务来抓,采取有效措施,切实做好档案信息化建设工作。 

2 指导思想 

各中央企业要坚持以科学发展观为指导,认真贯彻国家有关档案、信息化的法律法规,贯彻中央企业档案工作会议和中央企业开展管理提升活动的要求,结合企业发展战略和管理特点,加快档案信息化建设,积推  进档案资源存量数字化、増量电子化、利用网络化,全面提升中央企业档案管理水平,以适应企业生产经营和改革发展的需要。

3 基本原则 

企业档案信息化建设应遵循以下原则 

3.1 统筹规划,持续推进 

坚持档案信息化建设与企业信息化协调和同步发展,将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案,立足全局与长远,做好档案信息化顶层设计。并通过不断的管理提升和流程再造,实现与信息化的良性互动。

3.2 统一标准,严格规范 

各中央企业应加强本行业、本系统档案业务和信息技术的标准化建设,完善现行的档案管理制度和业务流程,实行档案信息化建设统一规划、统标准、统一设计、统一投资、统一建设、统一管理。 

3.3 注重质量,确保安全 

严格遵循国家相关制度、标准和技术规范,建设安全保障体系,通过基础设施建设、组织制度完善和安全技术保障等多种手段和措施,实现和保证实体安全、数据安全和网络安全。 

4 工作目标和任务 

4.1 企业档案管理系统建设目标 

力争在“十二五”未,基本成重点中企业统一的档管理系筑及相关标准规范体系建设,建成以数字资源为基础、安全管理为保障,网络利用为目标的数字档案馆(室)体系。企业应将数字档案馆(室)体系建设纳入企业信息化建设规划,积极推进档案信息化建设。 

4.2 档案数字化建设目标 

各企业要研究制定档案数字化推进方案,为档案数字化提供资金保障不断提升中央企业档案数字化率,并将企业档案数字化率列入中央企业档案工作评价范围。档案数字化要坚持应用与抢救并重的原则,积极将企业  重要的、利用率高的、急需抢救的档案纳入数字化范围。 

4.3 推进电子文件管理 

各企业要认真贯彻落实国家《电子文件管理暂行办法》和国资委《关于推进中央企业电子文件管理工作的指导意见》,将电子文件管理作为档案信息化建设的重要内容。各企业信息管理部门在开发与实施各业务信息系统时要充分考虑电子文件归档需求,统筹规划归档电子文件管理,确保归格电子文件的完整、准确与安全。各企业要加强企业特色电子文件管理研究和试点,完善管理体制机制,研究制定符合企业管理特点的相关标准规范,配备相适应的设施设备,为电子文件管理提供先进的技术和方法。

5 保障措施 

5.1 加组织领导 

中央企业要高度重视档案信息化工作,建立健全档案管理机制和机构,加强领导,明确工作职责,研究解决本企业档案信息化建设的现实问题,自上而下扎实推进,确保档案信息化建设工作落到实处。 

5.2 经费保障 

计划、资金、设备等管理部门应当为档案信息化建设提供必要的保障措施,按照企业档案信息化建设规划,制定相应计划,确保管理经费、设施设备投入、费用开支得到落实,为档案信息化建设工作提供必要保障。 

5.3 队伍建设 

设立专职档案信息化管理岗位,加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识培训,提高档案人员运用信教的技能,引来人适应信息化要求。要认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求,积极推进企业档案信息化建设。 

5.4 政策保障 

国资变将指案信息化建设内容纳入中央企业信息化考核指标和中央企业信息化水平评价内容。 

第二章 名词和术语 

1 规范性引用文件 

GB/T11821-2002 照片档案管理规范 

GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范

GB/T19486-2004 电子政务主题词表编制规则

GB/T194872004 电子政务业务流程设计方法通用规范 

GB/T194881-2004 电子政务数据元第1部分:设计和管理规范 

GB/T19661-2005 基于XL的电子公文格式规范第1部分:总则 

GB/T19669-2005XL 在电子政务中的应用指南

GB/T2210200 信息安全技术信息系统安全等级保护定级指南

GB/T23286.1-2009 文献管理长期保存的电子文档文件格式第1部分 PDF1.4(PDFA-1)的使用 

GB/T25058-2010 信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南 

GB/T9704-2012 党政机关公文格式 

DA/T15-95 磁性载体档案管理与保护规范 

DA/T1595 磁性载体档案管理与保护规范

DA/T18-1999 档案著录规则

DA/T22-2000 归档文件整理规贝

DA/T25-2000 档案修裱技术规范

DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范

DA/T42-2009 企业档案工作规范

DA/T46-2009 文书类电子文件元数据方案

DA/T47-2009 版式电子文件长期保存格式需求

DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范 

电子政务标准化指南第4部分:信息共享 

中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例(国务院令147号)

中华人民共和国互联网信息服务管理办法(国务院令292号)

企业文件材料归档范围和档案保管期限规定(国家档案局令10号)

档案管理软件功能要求暂行规定(国档发[20016号)

关于加强新技术产品使用保密管理的通知(国保发[200613号)

2 术语说明 

2.1 企业档案 

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成有保存价值并整理归档的各种形式的文件材料。 

2.2 企业档案工作 

企业履行档案管理职责的行为和活动。

2.3档案信息化

运用信息技术对归档文件、数据信息资源及柲案进行采集、整合、维、处置和供利用的案管里升过和工作方式。

2.4 档案信息资源 

档案信息资源作为企业在生产及各项管理活动中直接形成的历史记录,是促进企业发展的重要信息资源。它包括企业及所属各单位为履行档案管理职能而采集、加工、使用的信息资源。 

2.5 数字档案馆 

数字档案馆是运用现代信息技术,对数字档案信息资源进行管理,以网络化方式相连接和提供利用,实现信息共享的信息系统。具有提供档案数字资源、档案数字资源的远程访问、档案数据交换与互操作的能力,通过该系统网络支撑平台、业务管理平台、信息服务平台,实现档案信息资源的传输网络化、利用在线化、管理自动化。 

2.6 电子文件 

指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。 

2.7 归档电子文件

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 

2.8 背景信息 

指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

2.9 元数据 

指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 

2.10 电子档案 

具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。 

2.11 真实性 

指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。

2.12 完整性 

指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损 。

2.13 有效性 

指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、載体的完好性和兼容性等。 

2.14 迁移 

指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。 

2.15 数字签名 

数字签名技术即进行身份认证的技术。在数字化文档上的数字签名类似于纸张上的手写签名,是不可伪造的。

2.16 数字化 

用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

2.17 纸质档案数字化 

采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

2.18 数字图像 

表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样 连续函数, 并在采样点上将值最小化后的阵列。 

2.19 分辨率 

单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英寸点数(dpi1)表示。 

2.20 失真度 

对档案进行数字化转换后,数字图像与档案原件在色彩、几何方面的偏离程度。

2.21 OCR(Optical CharacterRecognition）

采用光学字符识别,对图像信息加以识别处理交成文本的过程。

第三章 档案管理系统建设 

1 总体要求 

各企业应建立符合标准规范、安全保密管理要求的档案管理系统,确保各项档案管理活动正常开展。档案管理系统建设应遵循“规范、先进、实用”的原则,以适应企业档案信息化发展为基本要求,对企业电子档案信息和实体档案进行管理,提高档案管理的规范化、标准化水平,确保档案数据的安全和有效利用。同时,应将档案管理系统建设纳入企业信息化规划之中,将档案管理活动融入到日常业务流程中,统筹规划、统一安排,逐步实现企业档案管理由传统管理模式向企业内容管理转变,最大限度地保存生产经营改革发展中所形成的各类档案。 

2 基础设施要求 

各企业应规划、设计、建设网络基础设施、系统软硬件设施,为档案管理系统的平稳运行提供支持,为电子档案的收集与管理创造条件。满足档案信息化建设要求的计算机网络一般包括档案数据专网和企业局域网,档案数据专网应与互联网物理隔离。 企业局域网:数字档案馆应充分利用企业局城网资源,实现各企业业务 系统在线归档及档案资源共享。物理隔高:为保证档案数据安全,档案数据网络与互联网之间应物理隔。

3 资源建设要求 

应加强档案目录数掲库建设。充分运用计算机技术加快档案目录数据库建设,提高档案检索利用服务质量。积板推进档案会文数据库和多媒体数据库建设。各企业应通过接收电子档案、对各种类型档案进行数字化等方法,积极建设相关的全文数据库  和多媒体数据库,逐步实现档案全文信息查询,不断提高服务效率。加强电子文件归档管理。各企业要根据档案管理要求,加强对本企业电子文件收集、整理、分类、鉴定、归档等工作的监督、指导,保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效,引导、规范企业电子文件的管理工作。 

4 系统功能要求 

档案管理系统应具备收集整编、档案管理、检索利用、借阅管理、统计报表、专题编研、安全防护、系统维护等基本功能,同时应考虑不同业务系统之间的集成性和系统数据的可移植性。

4.1 收集整编 

收集整编模块应具备数据采集、整理编目、类目设置、著录控制、数据校验、目录生成、自动标引、打印输出等基本功能。 

4.1.1 数据采集 

应具备手工输入、批量导入基本的数采集方式,其中批量导入应支持比较通用的文件格式数据导入,如 excel等格式。 

4.1.2 整理编目 

应具备对采集后的数据进行补录、组巻、插卷等基本功能。 

4.1.3 类目设置 

应能根据档业务规范,结合用户档案管理实际业务设置档案数据多级分类,并能够根据管理的发展灵活调整类目设置。

4.1.4 著录控制 

应能根据实原档案管理规范控制档菜著承的元数据信息,应能灵活设置元数据的著录要求,如必填、尺读、格式要求等。 

4.1.5 数据校验  

应能对整理编目完成后的数据进行规范性的校验。具备对档号的唯性,、反关系元数据规则正确性等基本的数据校功能。

4.1.6 目录生成 

应能对具有固定规则的元数据信息自动生成,以提高用户的著录工作效率。 

4.1.7 打印输出 

应能对整理编目后的数据打印常用的报表,如文件目录、巻内目录、案巻目录、备考表、脊背卡等。 

4.1.8 自动标引 

应能对固定类目下采集的数据,根据类目的设置规则自动生成相应的标引内容。 

4.2 管理模块 

档案管理模块应具备对各类档案目录及原文信息的查询、查看等基本功能,并能在授予权限的前提下,对电子档案及元数据进行修改,且进行相应的记录。档案管理模块应具备档案导出的功能,将电子档案及元数据以原有规则的方式导出到本地或中间服务器,以保证系统升級或数据迁移时档案的 完整性。 

4.3 检索功能 

档案管理系统应提供具有一定权限的网络用户档案检索利用的功能。提供该部分用户对各类档案进行按类检索、多视图检索、全文检索等多种途径检索查询的基本功能,浏览权限范围的档案应具备在线浏览的功能,下载权限范围的档案应具备下载的功能。 

4.3.1 按类检素 

根括用产入的米,可底档素类目,在元数帮中求相 档案。 

4.3.2 多视图检索  

提供多种根据业务习惯组织的档案视图,用户选用适合业务习惯的视图,提升档案的可用性。 

4.3.3 全文检索

根据用户输入的关键字,在电子档案库中检索符合用户检索条件的电子档案。

4.4 借阅管理 

借阅管理模块应满足对本单位的借阅管理流程,包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案的催还、续借、归还等功能。

4.5 统计报表 

统计汇总模块应能够根据用户各种统计需要对档案的数量、利用情况进行科学的统计,并生成相应的汇总报表。应提供按照国家统一标准的档案年报填报功能,并实现年报填写、上报、汇总、统计的功能。 

4.6 辅助实体管理 

4.6.1 库房及库房温湿度管理 

应能对档案库房进行可视化图表管理,包括:实际档案库房分布,档案密集架排架等。提供档案库房温湿度录入界面,并通过图表显示档案库  房的年、月温湿度走势。

4.6.2 档案征集、接收、移交的管理 

应能够记录征集、接收、移交档案的时间,来源、交接人、数量、种类、载体等,征集档案还应记录来源,并能对所有征集、接收、移交的档案批次进行管理。 

4.6.3 档案鉴定管理 

应能对档案的保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。 

4.7 系统配置  

系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时,还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。 

系统应支持系统管理员增加新的案类型 系统应支持系统管理员为不同的档案类型创建元数据系统应支持系统管理员增加新的档案分类展示方式系统应允许系统管理员设定档案类型的默认元数据值;系统应提供对档案类型和分类展示的修改记录。

5 数据集成要求 

系统接口设计与实施应符合《档案管理通则》(IS015489.1)和《档 案管理指南》(IS015489.2),满足以下要求

5.1 文件管理战略的出发点是文件管理方针、程序和方法的制定以及系统的设计与实施都要以满足机构的运作需求为前提,并与机构的规章制度相符。

5.2 机构所采纳的用于记录业务活动的文件管理战略应该明确规定哪些文件必须形成,在何时、何地以何种方式进入文件系统。 

5.3 文件系统应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性,同时系统本身应具备可靠性、完整性、一致性、全面性、系统性特点。 

5.3.1 文件的真实性 

文件的真实性有以下三重含义:文件与其用意相符;文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合;文件的形成或发送与其既定时间致。

5.3.2 文件的可靠性

可靠的文件是指文件的内容可信,可以充分、准确地反映其所证明的手活动过程、活动或事实,在后续的事活动过程我活动中可以以其为依据。 

5.3.3 文件的完整性

是指文件是齐全的,并且未加改动。 

5.3.4 文件的可用性 

可用的文件是指文件可以查找、检索、呈现或理解。

5.3.5 系统的可用性 

常规性捕获业务活动范围内的所有文件;对文件进行组织,并且组织方式应该反映文件形成者的业务流程;防止未经授权,对文件进行改动或处置;常规性地法规主要信息源的功能作用,提供关于文件中所记录的行动的信息;实现对所有文件和相关元数据的即时利用。系统的可靠性应该通过形成并保留系统运行的文件来记录。系统的运行文件应该能显示系统已满足了上述所列准则的要求。 

5.3.5 系统的完整性 

为了防止在未经授权的情况下对文件进行利用、销毁、改动和移动,应该使用诸如利用监控、用户身份验证、授权销毁等安全控制手段。这些控制手段可以嵌入文件系统内,也可以是独立与文件系统外的专门系统。对于电子档案来说,机构应该证明系统故障、系统升级以及定期维护不会影响到文件的完整性。 

5.3.6 系统的一致性 

文件系统的管理必须满足现业的各种要求,从机构的规章制度并符合社会对竟购的期望。文件形成者应该理解这些要求对其所从事的业务活动的影响。应该定期对文件系统是否符合上述要求进行评估;评告过 程形成的文件应该作为证据保存。 

5.3.7 系统的全面性 

文件系统的管理对象应该是机构或机构的部门在其全部业务活动范围开展工作所形成的文件。

5.3.8 系统的系统性 

应通过文件系统和业务系统的设计和运行,实现文件形成、保管工作的有序化或系统化。

6 安全保障要求 

6.1 定级标准 

档案管理系统是企业重要信息管理系统之一,应根据档案内容受到破坏时所对客体的伤害程度,确定系统安全等级。安全等级至少应达到国家信息系统等级保护二级,即系统应具有以下安全保护能力。 

6.1.1 能够防护系统免受来自外部小型组织的、拥有少量资源的威胁源发起的恶意攻击、内部用户的误操作、一般的自然灾难、以及其他相当危害程度的威胁所造成的重要资源损害。 

6.1.2 能够发现重要的安全漏洞和安全事件。 

6.1.3 在系统遭到损害后,能够在一段时间内恢复部分功能,确保核心业务不中断。 

6.2 安全要求 

档案管理系统的安全保障,分为基本管理要求和基本技术要求两大类。

6.2.1 基本管理要求 

管理类安全要求与信息系统中各种角色参与的活动有关,主要通过控制各种角色的活动,从政策、制度、规范、流程以及记录等方面做出规定来实现 管理类要求应包括安全管理制度、安全管理机构、人员安全管理、系统建设管理、系统运维管理几个层面对系统进行保护 具体要求可参照《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南 (GB/T25058-2010)》及《中央企业商业秘密信息系安会技术指引》,并 结合本企业的实际情况操作。 

6.2.2 基本技术要求 

技术类安全要求与信息系统提供的技术安全机制有关,主要通过在信息系统中部署软硬件并正确的配置其安全功能来实现。技术类要求应包括物理安全、网络安全、主机安全、应用安全、数据安全、备份恢复几个层面对系统进行保护 具体要求可参照《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南 6T2058010)及く中全业商业信感系全找术指引),并 结合本企业的实际情况操作。

7 运行维护要求 

7.1 人员设定 

除信息系统建设力提供的系筑运维支持以外,企业对档案管理系统应设立系管理员同位,责对日常使用过程中的系统护、开级以及机构用户、档案类型、分类方案、权限、流程等方面的工作。应建立与行维护服相米的训体系机制,建立人质信备计划与机制,确保系统运行维护的需要。

7.2 系统升级 

对档案管理系统使用过程中的系统故障以及需求变更,应制定改造方案并确定信息系统升级方案,并对系统的维护、测试、修改、版本变更的全过程进行记录。当有版本升级或系统替换时,应遵循7.3的管理原则,在可控的基础按照既定的计划和安排,有序的将原有系统中的档亲数据完整、准确的迁移至新系统中,并双轨运行一段时间,确认数据无误后,再正式停用一 旧系统。 

7.3 系统废弃 

当涉及到档案管理系统硬件和软件的废弃时,应考虑信息的转移、备份、丢弃、销毁以及对软硬件进行的密级处理。

当要废弃或替换系统组件时,要对其进行风险评估,以确保硬件和软件得到了适当的废弃处置,且残留信也恰当地进行了处理。并且要确保系的更新代能以一个全和系化的方式完成。

第四章电子文件管理

1 总体要求 

信息技术的广泛应用使各类电子文件日益增多,作为证据使用的电子文件已成为单位各项活动的记录和信息资产的重要来源。各单位应将电子文件归档与电子档案管理纳入本单位信息化建设规划,制定措施和规范,确保档案信息资源的安全,推动信息化持续发展。各单位应对电子文件的收集、积系、归档和电子档案管理实行全程、集中与规范管理,确保电子档案真实、可靠、完整和可用。

2 电子文件的收集与积累 

2.1 电子文件形成或办理部门应参照国家文件材料归档范围的有关规定,结合各企业的实际需要,收集、积累本企业形成的、具有保存价值的各类电子文件及其元数据。

2.2 收集、积累的子文件及其元数据应齐全、完整,能够正常显示及阅读。

2.3 应采取系统自动捕获、手工著录等方式收集、留存电子文件元数据,建立电子文件与元数据之间的关联。应收集的电子文件元数据参见国家相关标准。

2.4 处于流转状态,暂时无法确定其保存价值的电子文件及其元数据,应在流转完毕后及时收集、集中存储,以防散失。

2.5 业务系统应支持电子文件形成或办理部门、档案部门开展电子文件捕获、归档等业条活动,主要符合以下要求。

2.5.1 具有捕获有关电子文件内容、背景、结构与管理过程的元数据的功能。

2.5.2 具有对电子文件进行分类、鉴定、关联,并赋予相应标识的功能。

2.5.3 具有对已经签发或办结的电子文件进行登记并禁止修改的功能。电子文件应以通用格式收集、积累。非通用格式的电子文件,收集时  应将其转换为通用格式,并记录格式转换过程,包括源格式名称、版本阅读软件以及转换责任人、转换时间等。无法转换、确需收集归档的,应将其阅读软件、格式名称与版本以及使用手册等一并收集。

3 电子文件的整理与归档 

3.1 电子文件在归档前应按照国家有关规定行整理。 

3.2 归档电子文件应符合下列要求。

3.2.1 电子文件已经分类、鉴定、整理； 

3.2.2 电子子文件及其元数据应齐全、完整、规范;

3.2.3 加密电子文件应在解密后归栏；

3.2.4 电子文件格式符合保存要求; 

3.3 电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档。

3.4 电子文件及其元数据归档前,子文件形成或办理部门、档案部门应完成清点、核实、检验、交接等各项工作。 

3.4.1 点归档子文件的类别、数量等。 

3.4.2 核实电子文件是否符合3.2 的要求。

3.4.3 应按有关规定对归档电子文件进行技术检验,检验合格率应达100%。检验以下项目：

电子文件可正常打开、显示、阅读；

电子文件无病毒；  

存储介质无划痕、可读、清洁；

子文件及其元数据交接手续。

4 电子档案的捕获登记与著录 

4.1 档子文件及其元数据经捕获、登记,并导入电子档案管理系统。 

4.2 根据国家关于各类文件材料分类、保管期限划分的有关规定,在子档管理系统内对电子文件形成或办理部门所作的分类、鉴定、整理结果进行审核、调整、确认。

4.3 电子档案管理系统应逐件、逐巻进行登记,并完成电子档案的著录, 赋予电子档案唯一标识,著录项目包括有关电子档案内容特征与形式特征的元数据。

4.4 电子档案管理系统应自动捕获并记录有关电子档案结构、大小、在线存储路径等元数据,如有必要,应自动捕获并记录电子档案形成时间。 

4.5 照片、录音、录像等类电子档案,应按照相关国家标准完整著录。

4.6 电子档案管理系统应自动捕获并记录电子档案登记、数字签名、移交等管理过程元数据。

5 电子档案的存储与备份 

5.1 应制定的安全备份策略,制订电子档案的长久保存策略,合理选择存储架构,保证电子档案的安全,维护电子档案的真实、完整。

5.2 可采用在线存储和离线存储方式,并应按一定规则,分类、集中有序地存储子档案。 

5.3 在线存储可选择光盘库、磁盘阵列(RAID)、存服务器(NAS)、存储区城网络(SAN)等存储方案。

5.4 在线存储系统应采用容错技术方案,制定安会、可行的处置方案,为电子档案及其元数据的安全存储提供保障。 

5.5 应严格管理接入电子档案管理系统的移动存储介质,禁止涉密移动存储介质和非密移动存储介质交叉使用。 

5.6 采取离线方式归档时,应使用一次写入光盘或专用移动存储介质移交电子文件及其元数据。移交介质应与电子档案离线存储或各份介质分开存放。

5.7 电子档案应当实施容灾各份与离线各份。 

5.7.1 信息部门应统筹规划、规范并实施电子档案及其元数据的容灾各份,并记录容灾各份策略、实施、责任人及各份过程等内容。 

5.7.2 应定期进行离线备份。非通用格式的电子档案,应同时存储相应的阅读软件及其使用说明。

5.7.3 电子档案离线存储介质应制作一式两套,一套本地保存,一套异地保存。如需要以离线存储介质提供利用,则应制作第三套。 

5.7.4 推荐采用的离线存储介质,按优先顺序依次为:一次写光盘、磁带、硬磁盘等。禁止使用软磁盘、闪存盘作为电子档案及其元数据的离线备份介质。光盘的应用与管理按照DA/T38执行。

5.7.5 应按相关要求制作离线存储介质,确保电子档案及其元数据的安全备份。 

5.7.5.1 按照既定规则编制离线存储介质编号。

5.7.5.2 应按规范的存储结构在离线存储介质上组织存储电子档案及其元数据,应同时存储相应的说明文件。该说明文件应记录的内容包括:离线存储介质编号、各份内容、备份人、制作离线存储介质的系统参数、离线存储介质参数、文件系统标准、检验结果、检验人、备份日期等。制作完毕的光盘应设置成禁止写操作状态。 

5.7.5.3 在离线存储介质装具上粘贴标签,标签上应注明离线存储介质编号、电子档案门类与数量、电子档案或元数据总容量、密级、保管期限存储日期等。禁止在光盘表面粘贴标签。使用非溶剂基墨水的软性标记笔在离线存储介质的书写面标注其编号。 

5.7.6 电子档案离线存储介质的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件: 应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层；

应装盒,竖立存放,且避免挤压；

应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离; 

保管环境温度范围:17℃~20℃;相对湿度范围:35%~45%。

5.7.7 应按规定对子档案离线存储介质进行定期抽样检测。磁性离线存储介质每4年应转换一次。当光盘检测结果超过三级预警线,应立即实施转换。应记录检测与转换活动。 

5.7.8 电子档案内容及其元数据、格式发生变化时,应重新实施离线备份。原离线存储介质保留1年后应按规定做破坏性销毁。应记录离线各份活动及原离线存储介质的销毁。

6 电子档案利用与网络化服务 

6.1 应通过电子档案管理系统开展电子档案利用的网络化服务。 

6.2 应严格控制电子档案及其元数据的复制、下载等利用行为,未经批准任何利用者不允许擅自复制、下载电子档案。 

6.3 电子档案的利用应遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案采用网络方式利用时,应遵守国家或部门有关保密的规定,采取稳妥的安全保密措施。 

6.4 利用者应在权限规定范围之内利用电子档案。6.5 应按年度、件数、大小、格式等计量单位对电子档案的利用情况进行统计。 

7 电子档案的转换和迁移 

7.1 当计算机软硬件环境与格式发生重大变化难以支持电子档案长久保存时,在确保电子档案的真实、可靠、完整、可用与安全的基础上实施电子档案的转换和近移。 

7.2 应参照国家有关规定按照风险评估、制定方案、试实施方案、授权实施转换或迁移、正式实施方案的步骤,实施电子档案及其元数据库的转换和迁移。 

7.3 确认电子档案及其元数据库的转换和迁移成功后,转换和迁移前的电子档案及其元数据继续保存1年再彻底销毁。 

7.4 电子档案及其元数据库的转换、迁移活动应记录于电子档案管理过程元数据中,并填写《电子档案转换/迁移登记表》(现附件2)。 

7.5 对转换和迁移后的电子档案重新进行备份。

8 电子档案的鉴定与销毀。

8.1 电子档案的应按照国家关于档案鉴定销毁的有关规定与程序执行。

8.2 属于保密范围的电子档案,应从在线存储设备、异地容灾备份系统以及电子档案管理系统中进行物理清除。不属于保密范围的电子档案可进行逻辑删除。

8.3 应销毁电子档案的离线存储介质,应对其实施物理销毁。实施销毁前,应对离线存储介质中备份其中的其它电子档案进行离线存储介质的转换。 

8.4 被销毁电子档案的元数据及其操作日志不得销毁。销毁鉴定结果、销毁活动及相关责任者应记录于相应的元数据与操作日志中。

9 电子档案的移交 

9.1 电子档案保管期满后,应按国家有关规定对子档案的进行移交。

9.2 电子档案的移交可采用在线或离线方式进行。

9.3 电子档案交接双方应对电子档案的真实性、可靠性、完整性和可用性进行检验,并对所移交的电子档案的数量、类别、格式进行清点与核实。 

第五章 传统载体档案数字化 

1 基本原则 

1.1 坚持统一管理、统一标准、规范实施、确保安全的原则。

1.2 根播档案馆藏实际,选择利用率高的档案实施数字化。

1.3 对保存时间较久、载体面临损坏危险的档案应优先实施数字化。

2 基本方式和流程

2.1 档案数字化的基本方式有扫描加工、信号转换、数码拍摄等,应根据档案载体形式不同选择相应的数字化方式。

2.2 档案数字化的基本流程主要包括档案整理、目录建库、数字化加工、数据处理、数据验收、数据挂接等(见档案数字化流程图）。 

3 组织实施 

3.1 实施数字化的企业应明确组织分工与责任,实行全过程监管。制定实施方案,明确工作目标、时间进度、实施范围、技术标准以及验收要求等。 

3.2 未经解密的涉密档案,不得交由企业外单位进行整理及数字化加涉密档案实施数字化加エ,应使用涉密信息化技术设备处理、存储和利用,不得上网。

3.3 实施现场应安装监控设备,监控视数据妥善管理,建立追溯制度数字化设备及工作网络与互联网实施物理隔离,防止信息外泄。 

3.4 委托企业外公司实施档案数字化加工的,须签订数字化加工(服务)合同。 

3.4.1 做好资质审核、备案工作,未经审核备案的不得实施档案数字化项目。

3.4.2 须签订保密协议,作为合同附件。保密协议应明确保密范围、保密责任、措施及责任追究等条款。

3.5 档案数字化前,所有数字化设备和软件须经保密部门进行安全保密技术检测,有安全保密隐患的一律不得使用。数字化工作中使用的软件须为正版软件。

3.6 数字化实施过程各环节均应进行详细记录,并将登记记录及时整理,装订成册。

3.7 对于重要涉密或敏感的数据,应由专人负责管理。数字化任务完成时,档案管理部门和保密管理部门要检查是否有信息留存并作安全技术处理,结论登记备案。

4 加工流程与要求 

4.1 纸质档案数字化 

4.1.1 档案整理 

扫描前,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要做出标识,确保档案数字化质量。

4.1.1.1 目录数据准备:按照《档案著录规则》(DA/T-18)等的要求, 规范档案目录内容,包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,应进行修改。 

4.1.1.2 拆除装订:为确保扫描质量,应将影响扫描工作的装订物拆除。拆除时应注意保护档案不受损害。

4.1.1.3 区分扫描件和非扫描件:按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是:无关的重份的文件应予别除,有正本的文件可不扫描原稿。 

4.1.1.4 装订:扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。

4.1.2 档案扫描 

4.1.2.1 根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台,或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。 

4.1.2.2 纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

4.1.2.3 扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。具体要求页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,可采用黑白二值模式进行扫描;页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可以采用灰度模式扫描;页面中有红印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描。

4.1.2.4 扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率一般均建议选择≥200dpi。特殊情 况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,需要进行OCR汉字识别的 档案,可适当提高分辨率。 

4.1.2.5 扫描登记:填写纸质档案数字化转换过程交接登记表登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。

4.1.3 图像处理 

4.1.3.1 图像数据质量检验:对图像偏斜度、清晣度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。 

4.1.3.2 纠偏:对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读。

4.1.3.3 去污:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响图像质量的前提下展现档案原貌的原。

4.1.3.4 栽边:去除扫描图像中多余的白边或黑边,以缩小图像的容量,节省存储空间。

4.1.4 图像存储 

4.1.4.1 存储格式:采用黑白二值模式扫描的图像文件,采用TIFF 格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择,应在保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则。提供网络査询的扫描图像,也可存储为 PDF格式。 

4.1.4.2 图像文件的命名:纸质档案目录数据库中的每一份文件,都有一个与之相对应的唯一档号,以该档号作为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹,按页码顺序对图像文件命名。 

4.1.5 目录建库  

4.1.5.1 目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能 直接或间接通过XML文档进行数据交换。 

4.1.5.2 档案著录按照《档案著录规则》(DA/T-18)的要求进行, 建立档案目录数据库。 

4.1.5.3 目录数据质量检查采用软件自动校对和人工校对方式。核对著录项目是否完整,著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应进行修改。

4.1.6 数据挂接 

4.1.6.1 数据关联:以纸质档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份或多份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时,要核査每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同,图像文件的页数与档案目录数  据库中该份文件的页数是否一致,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联。

4.1.6.2 数据挂接及客户端图像留存:目录数据与图像数据通过质检环节确认为“合格”后,通过网络及时加载到数据服务器端汇总。数字图像自动搜索对应的目录数据,自动生成对应的电子地址数字图像文件名,并建立起一一对应的关系。 

4.1.6.3 图像数据应在扫描客户端留存,并定期刻制光盘保存。

4.1.7 数据验收

4.1.7.1 以抽检的方式检査已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案,数据验收时抽检的比率不低于5%。 

4.1.7.2 目录数据库与图像文件挂接错误,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”。

4.1.7.3 一个全宗的档案,数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上(含95%)时,验收“通过”。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%。

4.1.7.4 验收结论须经档案管理部门负责人审核、签字后方有效。 

4.1.8 数据备份 

4.1.8.1 经验收合格的完整数据应及时进行备份。4.1.8.2 为保证数据安全,备份载体的选择应多样化,可采用在线离线相结合的方式实现多套备份。4.1.8.3 备份数据应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

4.1.8.4 数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和  管理。 

4.1.8.5 工作单登记:填写《纸质档案数字化登记表》(见附件3)。 

4.2 照片档案数字化 

4.2.1 照片档案整理 

照片档案进行数字化扫描前,应进行必要的整理。

4.2.2 目录审核 

目录审核是根据照片档案的实际情况,核实目录的准确性,规范目录著录内容。有不规范或错误的题名、照片号、摄影时间、摄影者底片号等,应对目录进行修改,为建立照片档案目录数据库做准备已建立照片档案目录数据库的,则对已录入计算机的目录数据与原件进行检查核实。 

4.2.3 照片检查 

检査照片保存状况,对照片破损、变形、污渍、霉斑、褪色等情况进行登记。在扫描前对照片的破损、变形、污渍、霉斑、褪色等情况不做任何技术复原,但在确保不会损伤照片的前提下,应对照片进行简单的清洁处理,如去除灰尘、污渍或霉点等,以提高扫描图像质量。 

4.2.4 整理登记 

对照片档案整理过程进行登记,包括目录审核、修改情况、照片检查情况等,作为数字化其它工作环节的依据。 

4.2.5 照片档案数字化 

4.2.5.1 扫描 

根据照片幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。如照片幅面过大,可采用小幅面扫描后进行图像拼接的方式处理。照片有底片,且底片质量较好的,可采用底片扫描仪(胶片扫描仪)直接扫描底片转化为图像。

4.2.5.2 翻拍  

采用数码相机翻拍照片时,应固定机身俯拍,不使用闪光灯。

4.2.5.3 扫描分辨率 

分辨率一般应≥300dpi,确保扫描形成的图像清晰、完整,能印制出与原件同等尺寸、图像还原效果较好的照片,满足照片复制、出版、展览等多种档案利用需要。对于其它太大或太小的照片,扫描分辨率可作相应的调整:对于一些涉及重要历史事件和人物的照片,其扫描分辨率可在以上基础上适当增加。

4.2.5.4 翻拍像素 

数码相机翻拍像素的选择,应以翻拍形成的图像清晰、完整,印制出来的照片与原件接近为宜,一般不低于600万像素。单幅数字照 片不小于3M。 

4.2.6 填写工作单 

登记照片档案数字化的方式,扫描的分辨率或翻拍的像素,大幅照片分小幅数字化的分解文件个数等。在登记的同时注意核对数字化的照片张数是否与档案整理登记的一致,发现漏扫或错扫时应及时补扫。照片档案数字化登记表(见附件4)。 

4.2.7 图像处理 

包括纠偏、裁边、去污、修复、图像拼接等。

4.2.8 色彩调整 因照片保存、冲晒等原因,造成照片褪色、变色、偏色等情况原则上不做技术处理。泛黄的黑白照片可通过去色还原黑白,彩色照片则通过调整红、蓝、録基色等方式取得合适的色彩效果。

4.2.9 图像存储 

4.2.9.1 图像存储格式 

图像存储格式原则上选择JPEG或TIFF格式,建议采用无损压 缩,存入统一的照片数据库。

4.2.9.2 图像存储方式  

按全宗、一级类目、二级类目、文件分级建文件夹存储。 

4.2.9.3 文件夹命名办法 

各层文件夹的命名由相应档案类别的分类编码组成。

4.2.9.4 数据挂接及客户端图像留存 

按4.1.6的要求进行。

4.2.10 数据验收 

照片档案数字化数据挂接、验收登记表(见附件3)。

4.2.11 数据备份 

按4.1.8的要求完成数据备份(登记表见附件5）。

4.3 录音带、录像带档案数字化 

4.3.1 前期准备 

4.3.1.1 检查声像档案状况 

检査录音带、录像带是否有断带、过紧或过松情况。有断带情况的,用胶带粘连等方式进行续接;过紧或过松的,用小棒转紧或用手轻轻拍松,使之能正常播放。为保证上述录音带、录像带的播放效果,在进行数字化前,对存放过久不常使用的录音带、录像带,必须进行倒进带处理,防止磁带粘连等情况。

4.3.1.2 检查录音带、录像带的情况 

在进行检査和倒进带处理后,应播放录音、录像片段,检査音质情况,并做好登记,以便对数字化后的效果进行比较。 

4.3.1.3 检查登记 

对录音带检查情况进行登记,为数字化工作提供参考。

4.3.2 数字化方式及参数设置 

4.3.2.1 数字化方式 

把录音带、录像带的播放设备与计算机进行连接,通过计算机的音频采集卡、应用软件对录音带、录像带播放出来的音、视频文件进  行录制,转化为数字文件。 

4.3.2.2 数字化主要参数

采样率:4.1kHz 

量化級:16bit 

通道数:录音带以单声道录制的,以单声道(MONO)采样;录音 带以多声道录制的,以立体声( STEREO)采样。 

分辨率(像素):不低于720×576

帧数:25帧/秒 

视频速率:8MBb/S 

4.3.3 工作单登记 

对声像档案数字化工作进行登记,以备查考。音像档案数字化加工登记表(见附件6)。 

4.3.4 存储格式 

音频档案数字化格式应选择WAV或MIP3格式存储;视频档案数 字化格式选用MPEG-2格式存储。

4.3.5 存储方式 

按全宗、一级类目、二级类目、文件分级建文件夹存储。 

4.3.6 文件夹命名办法 

各层文件夹的命名由相应档案类别的分类编码组成 

4.3.7 工作环境 

声像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。 

4.3.8 数据挂接及客户端留存 

按4.1.6中的要求完成。 

4.3.9 数据验收 

音像档案数字化数据挂接、验收登记表(见附件7)。 

4.3.10 数据备份 

音像档案数字化数据备份登记表(见附件8)。

4.4 实物档案数字化 

4.4.1 前期准备 

4.4.1.1 应对拟数字化的实物档案进行目录数据著录,并确保数据准确。

4.4.1.2 对实物档案内容和载体质量进行检査,有残缺的应进行修补,并做好记录。 

4.4.1.3 对载体进行全面彻底卫生清理。 

4.4.1.4 设置拍照房间,具备侧主光、底光、顶光、背光等柔性照明和背景条件。 

4.4.2 拍照要求 

4.4.2.1 应采用数码照相机彩色拍照。 

4.4.2.2 拍照时要注意被拍摄物的图像要充满取景框。 

4.4.2.3 拍摄实物档案时,要进行多角度拍摄,真实全面反映实物档案特征。 

4.4.2.4 实物档案拍摄时的图像质量一般不低于600万像素。

4.4.2.5 被拍摄物图像表面不能有反光面或反光点。  

4.4.2.6 拍摄的图像必须曝光正确,清晰。 

4.4.3存储格式 

根据保存目的,选择JPEG或TIFF格式存储。一般选择JPEG格 式,特殊需要制作大幅面照片的选择TIFF格式。

4.4.4 存储方式

按全宗、一级类目、二级类目、文件分级建文件夹存储。

4.4.5 文件夹命名办法 

各层文件夹的命名由相应档案类别的分类编码组成 

4.4.6 数据挂接 

数据挂接及客户端图像留存按4.1.6中的要求进行 

4.4.7 数据验收  

按4.1.7中的要求进行。

4.4.8 数据备份 

按4.1.8中的要求进行。

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