照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
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照片档案搜集
收集范围
1.记录企业主要职能活动、重要会议、重要成果、重要产品、重要荣誉的照片；
2.企业领导人参加与本企业、本行业有关的重大活动的照片；
3.本企业组织或参加的重要外事、公益活动和反映企业社会声誉的照片；
4.反映本企业面貌、基本建设、重点工程与重大设施、重大项目的照片；
5.上级领导和著名人物来访及本企业知名人物重要活动的照片；
6.反映企业重大事故和危机处理的照片；
7.反映本企业职工重要活动和企业文化的照片；
8.其他对企业具有保存价值的照片。
收集要求
凡属于收集与归档范围的照片，企业档案机构应按照规定定期或以项目为单位要求各部门或个人自觉移交归档，实行集中、统一管理，任何单位或个人不得据为己有。真伪存疑的照片应采取必要措施加以鉴定。若反映同一内容的照片有若干张，应选择主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的照片归档。
收集时间
对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，在本年度向企业档案室归档。照片档案应随其他载体形态的档案一起向企业档案馆（室）移交，特殊情况下，经企业档案部门与职能部门商议后可以适当提前或延迟移交。
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照片档案整理
照片档案分类
应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—问题—年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。
照片档案排列
应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的情形。
照片档案编号
照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号编制有两种结构形式：
第一种：全宗号—保管期限代码—册号—张号
第二种：全宗号—保管期限代码—张号
如果采用第二种形式，既可以照片、底片分别编号，也可以照片、底片对称合一编号（影像相符的照片、底片编号相同）。选用合一编号法须照片、底片齐全才行。
这里的编号方法也同样适用于底片。底片的编号可以用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处，也可以其他方式将号附着在此处，但不能污染和破坏画面。
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照片档案保管
照片档案入库前，档案人员应对照片、底片进行认真的检查，防止受污染的照片、底片入库，对于已受污染的要及时做技术处理。
档案人员在接触底片时注意保护，取底片时要戴洁净的棉质薄手套，并轻拿底片边缘。
有条件的企业，照片与底片最好分开存放。底片装入底片袋，上标以底片号，再装入底片册；照片装入照片册，并在所固定的位置说明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，并概括揭示照片信息，标以照片号。
照片是感光材料为载体，属易燃物品。因此保管照片档案的库房要干燥，做到防潮、防火、防尘、防有害气体腐蚀，尽量以封闭式档案柜保管照片。
照片册和底片册宜立放，以免发生照片和底片粘连。
照片档案的保存宜恒温、恒湿。库房的昼夜温度变化不应超过±2℃，温湿变化最好不超过5％。底片、照片贮存的温、湿度与提供利用房间的温、湿度若存在较大差别，应设缓冲间，在其提供利用前应在缓冲间过渡几小时。
由于照片档案载体的特殊性，企业档案部门还应该建立照片档案定期抽样检查制度。珍贵的照片和底片应进行拷贝以保护母片和原片。特别重要的凭证性照片底片还应异地备份保存。
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