安全保密包含两方面的内容：实体安全保密和信息安全保密。通过软硬件及人员管理，实现全方位的安全管理。包括网络平台搭建、监控设备的安装等。 通过对加工人员进行岗前培训，增强人员安全意识、保密意识、责任意识等，确保档案在数字化加工过程的安全完整。
验收小组检查加工公司是否与省档案局签订“信息保密协议”，公司是否办理《中华人民共和国国家秘密载体复制许可证》、工作人员是否持有云南省保密局颁发的《涉密人员上岗培训证》。
档案原件是否严格按照档案管理要求进行管理。在未拆卷以前，如发现有缺失文件现象，必须填写《馆藏档案卷内文件材料登记备查表》，经签字认可后再进行拆卷处理。
下班之前，所有档案是否进箱、柜，档案箱、柜钥匙要由加工公司专人保管，并且要由专人检査水电、窗户是否已关闭完好后，方才可离去。
在加工过程中，如发现文件属密级以上，是否进行登记，文件所涉内容。同时，不能随便在文件添写任何字及符号，只能用2b铅笔编写页码。
严禁将手机、相机、摄像机、私有移动存储介质等设备带入加工现场。由于工作需要，每个公司只允许两名管理人员可以在加工现场使用手机，其余员工只能在加工现场外或下班之后才能使用手机，如有违反上述规定，一律严惩。
验收小组查看现场时，注意下列事项：数字化加工过程中所使用的扫描仪、声频（视频）采集卡等设备，必须符合有关保密技术标准和保密要求，主机不得有U盘插口，数字化加工所使用的计算机及其存储介质，必须严格遵守计算机有关保密管理规定。使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质，按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用，并且每天公司拷贝数据所用硬盘等，必须由专人在管理中心进行登记后，方可领取使用，同时履行归还登记手续。加工公司在加工合同履行结束后撤离现场时，所使用的电脑硬盘、移动硬盘等数据载体移交业主单位。
数字化加工中档案扫描验收要注意的问题
安全保密包含两方面的内容：实体安全保密和信息安全保密。通过软硬件及人员管理，实现全方位的安全管理。包括网络平台搭建、监控设备的安装等。 通过对加工人员进行岗前培训，增强人员安全意识、保密意识、责任意识等，确保档案在数字化加工过程的安全完整。
档案扫描是档案数字化加工的中心环节，加工公司必须根据所扫描档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。档案扫描验收，主要检查扫描色彩模式是否按照合同的分辨率要求和模式情况进行，是否反映档案的原貌等。
在扫描中发现档案纸张存在油性纸、复写纸、铅笔字、字迹模糊、纸张较差及较薄等情况。具体做法是:在保持档案原貌的前提下进行扫描，并提高分辨率或采用垫白纸再进行扫描，尽量反映档案的原始原貌。
在扫描中发现部分档案原件纸张的底色较深，所标页码扫描后看不清楚。具体做法是:用一张白色小纸条写上该页页码，放在该页右上角，然后再进行扫描。
在扫描中发现有重份档案、重份照片、重份表格等情况。具体做法是：只扫描一份。
在扫描中存在多张零散照片。具体做法是:将照片平铺在白纸上，并在白纸右上角标上页码后再进行扫描。
档案存在部分超大、超长、图纸及表格，无法进行扫描。具体做法是：用白纸打上“此页为特大图纸”字样，扫描此页来代替特大图纸并在备注栏注明。
在扫描中发现档案上有多张粘贴的小纸条或部分档案纸张粘贴原文且破损严重等情况。具体做法是:为保持档案原貌，用平版扫描仪进行扫描，尽量将档案可视部分扫描出来，如果有遮挡部分，重新进行标页后再另扫一页。
档案中有部分大画幅(大于A3幅面)无法一次性扫描。具体做法是:分幅扫描后进行完整拼接或用相机拍摄。
档案数字化过程中存在照片底片、锦旗、奖状等实物档案音像档案。具体做法是:把实物档案放于白纸上并在右上角标注相应的页码进行拍照或只对音像封面进行扫描。
在扫描民国档案时，很多是桐子页，由于纸张较破较薄，正反面都有内容，如果正常扫描，就会把背面的内容印到正面。具体做法是:扫描时在桐子页中间夹放一张白纸。
在扫描民国档案时，档案原件存在纸张较差、破损严重，虫蛀、霉变、老化、缺字、字迹模糊等情况。具体做法是:尽量照档案原样进行扫描，字迹模糊的在扫描时垫上“原件字迹不清晰”进行扫描，有的老化已碎的，用专用信封将已碎的档案装袋不进行扫描。
在扫描民国档案中发现部分档案有严重粘贴或无法展平等情况。具体做法是:扫描成多幅图像，再进行图像拼接。
加工公司在档案图像处理初验合格后，须对图像文件进行及时存储。存格式分别采用TIFF格式和PDF格式两种形式。在保证扫描图像清晰可读的前提下，以尽量减少存储容量为原则，严禁以Word的插图形式保存为Word文件。图像数据存储：同一批次档案图像数据要求分别采用TIFF格式和PDF格式两种形式进行数据存储，母盘采用TIFF格式进行图像数据备份，数据挂接备份则采用PDF格式进行存储。
档案原文图像数据审核验收主要检査加工公司在档案图像处理完成后是否按图像格式进行数据存储，凡存储格式不符合以上规定而采用JPG等格式保存的数据，一律重新处理图像格式。图像存储的验收主要是检查数字化加工公司所提交的光盘或者移动硬盘等其它存储介质，其图像存储的格式是否以TIFF(LZW)格式和PDF格式存储;存储介质中的每份文件，是否都有一个与之对应的唯一档号，并以该档号为扫描后的该份图像文件命名。
检查数据格式是否标准，所选定的数据格式应能直接或间接通过XL文格进行数据交换;其次检查档案的著录，采用人工校对或自动校对的方式，对百录数据库的建库质量进行检查，核对著录项目是否完整、内容是否规范和准确。
目录建库工作是此研究项目体系中一项很重要的组成部分，它包括数据格式选择、档案目录数据库的建立和档号唯一性选择，在档案目录数据库中每一份文件赋予一个与之相对应的唯一的档号，该档号又作为这份文件扫描后的图像文件命名的唯一性，在目录数据库建库工作中显得十分重要。
在纸质档案数字化验收标准体系研究项目中，对目录建库主要是选择通用数据格式(DBF、TXT、MDB)，各数字化加工公司的数据移交时统一转换为・DBF格式，向云南省档案局(馆)的局域网数据服务器进行导入，其所选定的数据格式都能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)等规定项目建立规范化的档案目录数据库。
档案目录数据库中的每一份文件都有一个与之相对应的唯一档号，必须以该档号作为这份文件扫描后的图像文件命名。如果档号重复，系统提示退出不予以导入。
数据挂接验收，主要是检査图像数据与档案实体的页码总数是否致，图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号、标题是否相同，图像文件总数与目录总数是否一致，挂接的数据是否有重复、遗漏等。
挂接后，我们使用档案管理软件即可测试出其是否多挂、少挂或漏挂。检查挂接情况，数据挂接后，以档案文件级目录数据库为依据，对挂接的图像文件进行检查，核对图像文件的命名格式是否符合要求，发现错误及时作出修正。
