企业数字档案馆（室）建设指南【二】- 大数跨境

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企业数字档案馆（室）建设指南【二】

紫软信息科技

2020-09-30

导读：接上期，上期分享了企业数字档案馆的基础设施建设、电子档案管理系统建设和数字档案资源建设相关内

接上期，上期分享了企业数字档案馆的基础设施建设、电子档案管理系统建设和数字档案资源建设相关内容；本期将分享档案馆的建设的剩余内容；制度规范建设和安全保密体系建设，还有建设步骤......

制度规范建设

规范建设

制度建设

企业数字档案馆（室）建设应制定数字档案馆（室）人员岗位职责，系统运行维护管理制度，机房、档案数字化加工场所管理制度，数字档案馆（室）安全与保密管理制度等。

电子文件归档标准规范建设

规范本企业已实施的各类信息系统产生的电子文件归档业务，内容包括各类信息系统产生的电子文件的归档管理责任、归档范围、归档流程及开发利用要求等。

档案分类规范建设

应根据企业档案自身特点制定企业档案分类方案。

各类档案管理及业务流程规范建设

包括管理类、产品或业务类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计类、职工类等各类档案在电子档案管理系统中收集、整理、存储、保管和利用等规范。

档案利用标准规范建设

包括企业档案利用赋权原则，权限设置与更改流程，档案利用审批流程，计算机辅助编研等规范。

安全与保密管理系列规范建设

应将安全与保密管理要求纳入本企业数字档案馆（室）建设、运行维护各项规章制度和标准规范，建立数字档案馆（室）安全与保密职责，制订安全与保密检查、“三员”管理等制度。

安全保密体系建设

数字档案馆（室）建设与运行必须加强安全管理，遵守相关保密规定，安全设备配置齐全；严格控制信息资源利用范围，制订严密的信息发布审核制度，严格控制数据访问权限；应制订完善的数据接收、移交、销毁等管理规范，制定备份规范。

管理涉密档案的电子档案管理系统，应按照涉密信息系统分级保护管理的要求进行安全设计和建设，并通过有关部门测评后方可投入使用。

经费人才保障

经费保障

经费主要包括计算机硬件采购费，软件开发、升级、购置、接口开发、评测费，运行维护费，传统载体数字化费，项目实施费，人员培训费等。企业数字档案馆（室）建设应按照整体规划，制定相应的经费计划，确保软硬件设备购置、实施经费及管理经费的落实，为企业数字档案馆（室）的建设工作提供必要的保障。

人才保障

应结合本企业业务实际积极开展档案部门人员的业务技能、信息化技能的培养。在人才引进方面，应注重档案和信息化方面的人才引进，以满足数字档案馆（室）建设和运行的需求。

敲黑板、重点步骤

企业数字档案馆（室）建设按照项目化运作

经过规划、立项、实施、验收、维护等步骤分阶段进行

规划阶段

成立项目工作组织

1）建设工作规划、计划、实施方案、制度制定；

2）建设工作实施推进；

3）建设工作检查、总结与考核。

制定项目方案

现状调研与分析

对本企业信息化现状、国内外数字档案馆（室）建设现状，特别是各信息系统产生电子文件的管理情况，以及企业各部门对档案利用需求情况进行充分调研。

可行性研究

从项目建设的必要性、成本、收益、风险等方面研究企业数字档案馆（室）建设的可行性，并形成可行性研究报告。

需求分析

对企业数字档案馆（室）建设的业务需求、功能需求和系统部署方式进行分析，形成需求任务书。

编写数字档案馆（室）建设方案

内容包括建设目标、建设内容、建设步骤、经费需求、实施计划等；管理涉密档案的数字档案馆（室）建设，还应同步编写信息系统安全保密方案。

立项阶段

企业应组织专家对项目可行性研究报告或建设方案进行论证评审，通过评审后提交本企业有关部门申请立项。

实施阶段

人才队伍建设

应通过提升现有人员技能和知识的方式充分发挥现有人员的作用；现有人员不足的，应通过引进、组建项目组等方式补充人员。

基础业务完善与规范化

数字档案馆（室）建设是以现有的档案工作为基础开展的。在项目实施初期，需对本企业档案管理基础业务进行完善与规范。主要包括：完善档案管理制度；理顺档案管理体制机制，实现档案工作的集中统一；规范档案管理业务流程；统一各卷夹、表格及档案管理中涉及到的单据等。

制度标准规范制定

根据项目进展情况有步骤地采用或制定制度标准规范。应优先采用国内成熟标准规范作为本企业数字档案馆建设标准规范；国家标准规范不能满足需求或无相应标准规范的应自主编制。形成的标准规范应定期更新。在企业数字档案馆（室）运行前，应完成所有制度标准规范的制订，以使运行规范化。

硬件设备配备

鼓励依托企业现有信息化基础设施配置数字档案馆（室）建设和运行所需的硬件设备，以节约投资成本，提高人力、物力集成管理效率。对于现有硬件无法满足的，应根据未来3至5年档案数据增长情况、系统使用人数、安全保密需要、系统部署方式等予以配备。

电子档案管理系统实施

1）需求设计

2）选定开发商

3）商务谈判

4）签订合同

5）定制开发系统

6）系统安装

基础数据准备

主要工作包括界面设置、数据库结构设置、档案分类设置、代码设置、赋权方案确定、用户设置等。基础数据应以文件形式保存，以供后续维护时备查。

系统测试系统

测试包括功能测试、性能测试、安全保密测试和兼容性测试。

人员培训

对专职档案管理人员、兼职档案管理人员及系统维护人员等进行培训。

传统载体档案数字化

实施按照“重要性、常用性、急用性、抢救性、珍贵性”的原则，并结合实际分步推进传统载体档案数字化工作，将重要的、常用的、急用的、自然损坏老化严重的和珍贵的档案优先数字化。

1）管理类档案数字化方法

经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案应按照先近后远的原则，将最近形成的档案先行数字化，以满足频繁利用的需要。对于即将到期的短期档案或10年期档案可不进行数字化。

2）产品和业务类档案数字化方法

可按照正在研制和正在生产产品档案、主营业务档案、正在研制和正在生产非核心产品档案、非核心业务档案、停产产品档案的顺序进行数字化。

3）科研档案数字化方法

按照获奖等级、项目下达部门的层级顺序进行数字化，即先数字化获得国家级奖励的，再数字化获得部委级、省级奖励的，最后数字化获得企业级奖励的；对于未获奖的科研档案按照国家级科技项目、省部级科研项目、企业级科研项目的顺序进行数字化。

4）基本建设档案数字化方法

按照建筑物功能、用途的重要程度来确定数字化顺序。可将生产、科研建筑物档案先数字化，其次是办公建筑物档案，最后是生活建筑物档案。

5）设备仪器档案数字化方法

按设备的价值、用途等标准来确定数字化的顺序。

6）会计档案数字化方法

会计档案数量较大，可按照形成时间由近及远进行数字化，即将最近形成的档案先数字化，年代久的后数字化。

7）职工档案数字化方法

对于职工档案的数字化，档案部门应与人力资源管理部门充分协调确定后按照国家组织、人事部门的有关规定开展数字化。

验收阶段

完成数字档案馆（室）建设工作的企业应形成数字档案馆（室）建设总结报告、试运行报告、系统检测报告和用户报告等，组织内、外部专家根据设计方案、合同协议、任务书等进行验收，建设工作达到《数字档案馆系统测试办法》要求的，可向档案行政管理部门申请测评验收。

维护阶段

1）结合企业实际建立数字档案馆（室）运维工作的组织机构，明确其职责。

2）根据企业实际确定数字档案馆（室）运维对象和内容，选择适当的运维模式。电子档案管理系统宜采用外包模式运维，并将运维费用纳入采购费用。

3）根据运维制度开展数字档案馆（室）的基础设施、电子档案管理系统、数据等的运维工作。

（文章采集于国家档案网，有所删改）

【声明】内容源于网络

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