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依据《企业档案工作规范》(DA/T42)的要求,成立本企业档案工作领导小组,档案工作领导小组由分管档案工作的公司领导、各职能部门领导、档案负责人组成,要明确各小组成员及档案工作常设机构的工作职责。
建立档案管理网络
依据《企业档案工作规范》(DA/T42)的要求建立本单位档案管理网络,档案管理网络中应包括分管档案工作的企业领导、负责档案工作的部门领导及专职档案员、各职能部门负责档案工作的领导及兼职档案员,并明确档案管理网络中各层级负责人对于档案管理的具体职责。
同时还应针对项目建设的实际情况,建立某2×600MW发电机组建设项目档案管理网络,该网络中应包括建设单位与工程管理有关的部门及主要参建单位 。
工作规章
制定企业档案工作规定：
依据《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)的相关要求,制定企业档案工作规定,明确规定本企 业档案工作原则及管理体制,文件的形成、积累与归档职责要求,档案收集、鉴定、整理、保管、统计利用要求,资产与产权变动档案的处置原则,解释权限等。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求。
明确企业文件形成、归档责任：
超前控制,明确企业文件形成、归档责任,在企业管理或项目建设各环节明确各部门、各参建单位的归档责任,并将归档要求纳入相关管理制度中。例如：
(1) 在招投标、签订合同时,将文件材料归档的具体要求纳入设备、工程招投标要求、合同中,明确文件材料的归档要求、归档时间、违约责任等。建设项目各项工作采用计算机应用系统进行管理的(如基建MIS、财务管理系统等),应按照《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》(档发[201611号)第九条“建设单位应将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制,纳入招投标要求,纳入合同、协议,纳入验收要求”的规定执行。
(2) 在确定设备款、工程款支付流程中,加入文件材料归档确认流程,规定在支付除质保金以外的最后一笔工程款或设备款前,必须由档案部门签字确认该工程或该设备应归档的文件材料已经按照合同规定归档,财务部门方可付款。
(3) 档案管理人员参与工程质量检査,检查工程文件材料编制是否与工程进度同步,检查文件材料编制是否符合归档要求,并对不符合档案管理要求的提出考核意见,纳入工程考核制度进行考核
建立档案工作责任追究制度
制定档案管理应急预案
管理制度
文件归档制度
档案保管制度
档案鉴定销毁制度
档案统计制度
档案利用制度
档案保密制度
电子档案管理制度
档案管理系统操作制度
业务规范
(1) 项目建设初期,应依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28)、《火电建设项目文件收集及档案整理规范》(DL/T2412012)编制本项目文件材料归档要求及档案整理规范。规范应明确本项目各参建单位归档职责、项目文件归档范围及保管期限表、项目档案分类表、项目文件归档与档案整理(含特殊载体档案)的具体要求。
依据《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》的相关规定,结合项目建设管理实际,制定项目电子文件归档和电子档案管理规范。
(2) 文件、档案整理规范。应依据国家、行业颁布的标准并结合本企业的实际情况编制文件、档案的整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。应分别依据 《归档文件整理规则》(DA/T22-2016)、《科学技术案卷构成的一般要求》(GBT11822-2008)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/ T28)、《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局第79号令)、《会计档案案卷格式》(DA/T39-2008)编制文书档案、科技档案、会计档案整理规范。
(3) 档案分类方案。应依据《电力工业企业档案(0-5类)分类表》《火电建设项目文件收集及档案整理规范》结合本企业实际情况,编制档案分类方案,应明确分类依据、类别标识、类目范围。
(4) 文件归档范围及保管期限表,应依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28)、《火电建设项日文件收集及档案整理规范》(DL/T241)、《会计档案管理办法》(国家财政部、国家档案局第79号令)等标准的相关要求,结合本单位机构设置、职能划分、岗位职责等实际情况制定。应明确各类文件的归档范围(包括但不限于归档范围所列文件材料)及其相对应的保管期限。
(5) 特殊载体档案管理规范。应依据《照片档案管理规范》(GB/T11821)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T50)编制照片档案整理规范;应依据《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)编制电 子档案整理规范。
(1) 项目建设初期要明确将项目档案工作纳入项目建设管理程序,与项目建设实行同步管理;要将项目档案工作纳入有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。
(2) 对施工单位档案管理人员及工程基本情况进行备案登记,要求各施工单位签订施工合同后,到档案室登记备案。档案室对该合同范围内工程基本情况及档案管理人员进行备案登记,以便于工程进行过程中开展文件材料归档、档案整理的检査与指导。鉴于施工单位专、兼职档案管理人员更换频繁,项目档案工作的延续性无法保证的情况,建议建设单位与施工单位在合同或协议中明确施工期间不得频繁更换专、兼职档案管理人员。
(3) 以红头文件下发项目文件归档要求与档案整理规范,并组织各施工单位进行培训。培训可分阶段进行,可根据施工进度分阶段讲解文件材料编制、文件材料组卷、案卷整理的具体要求。进入施工文件材料组卷、整理阶段,可采取在档案工作基础较好的施工单位进行现场培训的方式,以某一单位工程为例现场进行文件材料组卷、编目、装订等相关内容的讲解。历次培训均应做好记录并妥善保存,作为今后项目档案专项验收的支持材料。
(4) 施工阶段会同工程质量监督站及监理单位,对施工单位档案工作情况进行检查,并形成检查记录。工程开工阶段着重检查主要施工单位是否配备了专兼职档案人员;专兼职档案人员是否取得上岗证;施工文件编制是否符合工程管理程序、文件材料编制质量是否符合归档要求。对施工过程主要节点进行质量检查时,着重检査该施工节点之前应形成的施工文件编制是否与工程进度同步;是否存在施工文件编制、审核、签字滞后于施工进度的情况。加强施工过程中的检査既可以及时发现问题、及时整改,又可以通过检查、考核强化施工单位的档案意识,确保工程竣工时能及时按照要求完成文件材料归档和档案移交。
(5) 工程竣工验收阶段监督监理单位对归档文件的齐全性、完整性、准确性进行审査,确保每一个单位工程归档文件材料经过施工单位、监理单位、建设单位的会审,并在审核签字页上签字后,施工单位方可进行施工文件组卷及案卷整理。档案室对施工文件的组卷和案卷整理进行指导和检查后,方可办理项目档案移交签证。单位工程竣工文件审查签字页、项目档案移交签证表采用《火电建设项目文件收集及档案整理规范》(DL/T241-2012)所列标准表式。
保护设备
技术设备
档案装具
文书档案整理
科技档案整理
会计档案整理
照片档案整理
档案编研
(1) 选择编辑主题,对档案信息分类汇总,编辑管理标准汇编、建设项目合规性文件汇编、企业取得的证照汇编、荣誉证书汇编等。
(2) 对档案信息进行综合整理,汇集大事记,编制组织沿革、工程项目简介等。
(3) 对档案信息分类研究,形成企业历年生产经营指标统计分析、重大生产事故研究分析等深层次加工材料。
项目档案竣工验收
(1) 档案管理规章制度。
(2) 档案业务指导、培训、检査、验收记录。
(3) 档案分类编号方案。
(4) 档案检索工具、案卷目录、卷内目录等。
(5) 项目划分表。
(6) 招投标清单、合同清单、设备清单。
(7) 档案编研材料、档案利用效果反馈表。
(8) 档案检查(咨询)意见及整改情况。
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