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真实性
真实性要求电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致；
可靠性
可靠性要求电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实；
完整性
完整性要求电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失；
可用性
可用性要求电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解。
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894--2016）比较全面、明确地提出了各类电子档案归档的格式要求。
电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持同级国家综合档案馆向长期保存格式转换。电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。
版式文件格式可采用 PDF、PDF/A 格式。
以文本、位图文件（由无数色彩点组成的图像）形成的文书、科技、专业类电子文件应按以下要求归档∶电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档。电子文件及其组件可按顺序合并转换为一个版式文件。
在计算机辅助设计与制造过程中形成的科技类电子文件应按要求归档∶二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式归档;三维矢量文件，需永久保存的应转换为 STEP 格式归档，其他可根据需要按二维矢量文件的格式要求转为二维矢量文件归档。
以数据库文件形成的科技、专业类电子文件，应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为 ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档，或参照纸质表单或电子表单版面格式将应归档数据库数据转换为版式文件归档。照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档;录音类电子文件以 WAV、MP3等格式归档;录像类电子文件以 MPG、MP4、FLV、AV等格式归档。珍贵且需永久保存的可收集、归档一套 MXF 格式文件。公务电子邮件以 EML格式，网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。
专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档。
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