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档案室管理制度(第二章节)

档案室管理制度(第二章节) 紫软信息科技
2020-04-22
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导读:档案室管理制度(第二章节)
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档案保密制度


        一.档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规,遵守保密纪律,明确保密职责,维护档案的安全和完整。
        二、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密,必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料,要妥善保管,绝密档案要单独保管。
        三、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。
        四、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件,应履行审批手续,并限于保密室或档案室内阅览,不得抄录和带出,不得向别人透露秘密文件的内容。
   五、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事,如确因工作需要,须经保密部门审查批准,同时指定专人保管。
   六、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。
   七、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作,发现问题,及时报告
   八、不准隐瞒泄密事件,对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告,并视其情节依法追究责任。
                                                      

档案鉴定销毁制度

       一、档案鉴定必须在本单位档案鉴定领导小组组织下进行。档案鉴定领导小组由分管领导、办公室主任和档案人员组成。主要任务是确定和调整档案密级,鉴定档案价值。
  二、档案鉴定由有关人员对档案内容进行具体地分析和详细审查,逐卷、逐份评定价值,并写出鉴定报告。
  三、档案销毁,对需要销毁的档案由档案人员编造销毁清册,经鉴定小组审查签署意见后,报领导审批后方可销毁。
  四、严格办理档案销毁手续,具体销毁档案时要有二人现场监督,并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人须在销毁清册上签名以示负责。
  五、对批准销毁的档案必须化为纸桨或焚毁,不得出卖或作它用。
                                                     

档案库房管理制度


      一、档案库房是保管档案的重要场所,档案人员须做好库房管理工作,保护档案安全。库房必须具备防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防虫、防光、防鼠、防污染等安全措施。
      二、每年清库核查案卷一次,做到帐物相符,档案人员变动时要做好移交清点工作。

      三、非档案人员不得进入档案库房,随时注意库房门窗安全,人走上锁。

      四、档案库房必须专门保存档案、资料,其它物品一律不得入库存放。

      五、经常测试库内温湿度,并做好温湿度记录,使库房内的温湿度符合规定要求。

      六、库房须保持清洁卫生,档案柜排列要整齐有序,档案存放要科学和便于查找。                                                                                                 

档案工作责任追究制度

    为强化档案工作的控制措施和管理手段,有效地保护和利用档案,确保档案工作的整体质量,根据国家有关档案工作的法律、法规,制定本制度。
  一、未依法建立档案机构或者配备档案人员,依据有关法律、法规,追究单位主要负责人的责任,并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。
  二、未依法对各种门类、各种载体档案实行集中统一管理,依据有关法律、法规,追究分管档案工作领导人的责任,并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。
  三、将公务活动中的应当归档的文件资料,据为已用或拒绝向档案部门移交的,追究主管人员的直接责任,并限期改正,对限期内不改正者,给予行政 处分,视情况给予经济处罚。


  四、所保存的档案存在安全隐患,知情而不采取有效保护措施的,追究主管负责人和直接责任人的责任,并责令迅速采取有效挽救措施;造成档案损毁的,视情节给予行政处分和经济处罚。
  五、玩忽职守造成档案丢失、失密,追究相关人员的责任,给予行政处分,并依据档案的价值,责令赔偿损失。
  六、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的,追究直接负责的主管人员或其他直接责任人的责任,给予行政处分。
  七、涂改、伪造档案的,追究直接责任人和相关人员的行政责任或经济责任。
  八、擅自出卖或转让档案的,给予警告、罚款,并没收非法所得。
  九、不按规定办理档案登记,或不向档案行政管理部门报送档案统计报表,追究主管负责人和直接责任人的责任,责令限期改正。
                                                      

档案整理制度

       一、 机关档案室开展档案整理工作时须在整理室进行,不得将档案材料带出室外。其整理质量由档案接收人负责.
  二、对移送整理的档案要做好登记,做好标识,存放有序,妥善保管,防止错装或漏装。对清理出的重复件等不需归档的各类材料,需报经单位档案鉴定工作领导小组同意后,予以销毁。
  三、整理过程中,档案材料一般不能借出,若有特殊原因需要借出,需经分管领导同意,并在借出登记表上记录、签字。
  四、认真学习档案管理业务知识,熟练掌握计算机及档案管理软件操作技术。
  五、整理档案做到分卷正确,卷内材料排列有序,编号清楚,案卷题名正确,卷内目录无误,装订整齐美观,装具整洁、符合标准。
  六、逐年度按照规范标准整理单位各种门类档案,做到无积压、无拖延。
  七、保持整理室内清洁、整齐、干燥。室内禁止吸烟,柜内不得存放杂物,保证档案材料安全。
  八、爱护室内装备设备,下班要关好电器和门窗,发现安全隐患要及时处理或报告。
                               

档案数字化制度

    一、机关档案室应按照《全国档案信息化实施纲要》要求,逐年度开展档案数字化录入工作,做到无积压、无拖延。
  二、用于档案数字化加工的计算机不得链接互联网,不得使用u盘、移动硬盘等非涉密移动存储设备,保证档案数据的保密和安全。
  三、数字化加工的场所应安装视频监控设备,对数字化加工的全过程进行视频录像,非工作人员不得进入数字化加工室。
  四、应加强对档案出库的管理,做好出库档案的交接手续,认真填写出库登记单,登记单应有全宗号、案卷号、年度、页数等重要信息。
  五、对已装订的案卷进行拆散时,应注意保护档案纸张的完整性,同时区分好平板扫描和高速扫描的纸张。
  六、数字化加工人员应做好分工,各负其责,认真做好工作日志,如有人员发生变动,应做好交接手续。


  七、原则上应首先对档案原件开展目录数字化加工,其次再开展全文数字化加工,最后将扫描的图像一一挂接到各个档案条目下。
  八、对已扫描的档案文件图像应开展质量检查和图像处理工作,模糊不清的图像应重新扫描,图像倾斜的应采取纠偏处理,图像有污点的应去污处理。
  九、对已完成数字化加工的档案条目和图像,应进行质量控制和抽检,抽检率不低于5%。
  十、对已完成数字化加工的档案原件应及时装订,以防原件纸张破损、丢失。对已破损的案卷封皮、案卷盒要及时予以更换。
  十一、数字化加工完毕的档案原件应第一时间归还入库保管,并做好归还登记手续。
  十二、已形成的数字化加工档案数据,应及时开展备份工作,原则上应刻录成三份一次写光盘,一份查询利用,一份交档案室保存,一份备查。  
                                                      

                                                 






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