不知道你是否也有这样的经历：办公桌上的文件日渐增多，平日工作繁忙没有任何时间打理，于是任由它们杂乱无章地躺在桌面上。可是问题来了，当你有一天需要要找某份文件时，却怎么也找不到了，看着桌面越来越乱，你的心里也越来越烦。当然，不只是办公桌桌面，你的电脑桌面也是如此。一打开电脑，满屏幕的图标，丝毫没有归类整理，当你需要打开某份文档或是发送某份文档时，不得不花费时间去找。
大家都知道杂乱的桌面不好，但是未必会付出行动改变，其实这就是还没有真正意识到杂乱的弊端。试想一下，如果每天都要花费5分钟来找文件，那么一年下来该浪费了多少时间？这些浪费的时间都是不容忽视的，由此可见，不学会整理桌面会严重妨碍工作，因此，每个职场人都应该树立整理桌面的意识，提高工作效率。
如果一个人有归档意识，把桌面整理得井井有条，文件和文件夹存放的位置一目了然，那么他便能随时找出所需要的文件，不需为之心烦。环境很容易影响一个人的心境，如果保持整理工作环境，可以使自己的思路保持清晰，而且有助于新想法的产生。再有如果保管了以往的工作文件，有助于在新工作中运用以往的工作经验。原本杂乱的桌面变干净，能减轻心理压力，使人心情愉悦地投入工作中。
相反，如果需要的文件或文件夹怎么也找不到，工作便不能顺利展开。工作一旦被打断，注意力无法集中，再次集中注意力又需要花费时间，这样会导致压力积聚。此外，因找文件而花费时间浪费时间，会容易给别人留下不好的印象，有可能失去周围人的信任。因此，对于职场人来说，掌握归档的基本方法十分重要。
办公桌面整理
把按主题分类的文件放入透明文件夹内，并竖着放在固定位置，这个简单的系统就是归档的基本方法。其关键点是透明文件夹的安放位置。假如没有透明夹，文件会因无法分类而散乱无章。另外，文件用完后要记得放回原来的透明文件夹内。这一步很容易忽略，但若不好好遵循，会再次导致不知文件放在哪里的混乱状态。
①首先需要对自己的文件按主题进行分类，把文件放入贴好不同主题的透明文件夹当中。如果某份文件涉及多个主题，那么就把这份文件复印多几份，分别放入不同的文件夹中。
②按主题整理好透明文件夹后，便需要对这些文件夹按工作进展情况进行分类。一般而言，工作进展有三种情况：处理中、暂存和保留。把正在处理的文件夹归入“处理中”类；对那些文件虽然尚未处理完，但由于某些原因处于停滞状态或计划推迟完成的文件夹，归入“暂存”类；而那些已经处理完的文件夹便归入“保留”类。当然，如果有今后再也用不上的文件，可以进行销毁处理，免得文件越积越多占空间。
③一般来说，“保留”类文件夹会放在办公桌的抽屉里，而“处理中”和“暂存”的文件夹则是整齐地放在桌子一旁，便于找出继续完成。
随着工作进度的不断开展，这三类文件归类也是会变的。如果处理中的文件因故暂停或计划推迟完成，那么文件就移到“暂存”类；如果已经处理完成，那文件就移到“保留”类；如果今后不会再使用，那文件可以销毁。而对于“暂存”类，如果工作已经完成，文件就移到“保留”类；同样的，如果今后不再用到，文件就可以销毁。重新整理最好按一周一次或一个月一次的频率进行，并判断是维持原样，还是更换归类，抑或是销毁。
④很多时候，职场人也会用彩色的文件夹进行整理，因为在彩色透明文件夹里夹杂彩色文件夹会很明显。一般彩色文件夹是在“处理”类的工作中使用。把放在“处理中”区域的透明文件夹，按照紧急工作用红色，重要工作用蓝色，本周内必须完成的工作用黄色放置。这样一来，视觉上和其他透明文件夹可以区分开，工作先后顺序也一目了然。
电脑桌面整理
作为一名职场人，每天用在电脑的时间至少是六个小时，因此将电脑整理得更加高效十分有必要。近年来，山下英子的“断离舍”整理杂物的方法十分流行，实际上，整理电脑也可以用“断离舍理”来进行。
“断”就是暂时不需要的东西，先别下载到电脑上；“舍”就是两个月或以上都没有动的文件或没有用处的且网上能下载的，便进行删除；“离”，摒弃完全没有需要的收藏；“理”就是最后系统地组织自己的电脑文件体系。
①对电脑进行整理，首先全览一下电脑中所有的个人文件，简单做一些记录或分类。
②然后整理出思维导图版电脑文件结构，就是对自己电脑中的硬盘做定位及分类。例如D盘是学习盘，那就把自己业务或业余的所有学习资料都放进去；又如E盘是软件盘，便把自己日常需要用到的OFFICE软件或Adobe软件放进这个盘里。
④最后一步，也是十分值得注意的，就是要坚持维护和定期清理，以后如果下载了一个文件或新建了一个文件，一定不能随处放置，要按照原来的计划将其归类，否则，破坏了文档结构，那之前的整理工作就白费了。
整理工作看似麻烦，实际上对个人的工作效率有极大的帮助。因此职场人不妨抽出一些时间对自己的办公桌面或电脑桌面进行整理，坚持久了，养成习惯以后，你们一定会发现工作高效很多。