董办服务“三会”，又是公司中后台部门，所承办的会议种类多，包括股东会、董事会、监事会等治理层会议，也包括业绩说明会、各类调研会等投关与战略业务会议；同时，由于各类型会议涉及的各种利益相关方较多，间接导致会议召开次数多。
人们都说行政类工作是磨练人的，而办会作为董办行政类工作的重要组成部分，也是董办人的必修课。那么董办人如何更好的办会？
笔者认为，董办人应遵循办会的四个关键词：合规、高效、细致、创新，来开展办会工作。
董办筹办的会议与其他部门所办会议最大的不同就是这些会议的运作往往需要符合法律法规和监管规定要求，要做到办会合规，而实现会议合规运作就要检查制度的健全性和落实遵循的有效性。
▶要根据法规要求和公司实际，制定完备的会议制度，包括但不限于《公司章程》、“三会”议事规则及其他会议规则，并依据法规的变化和公司经营管理实际情况及时完成修订。
▶要加强会议制度的可操作性，比如在制度中以附件的形式明确会议汇报载体形式和书写规范、电子化会议的操作规程等，并完成前述材料的布达和宣导。
▶办会遵循落实要合规，办会各环节需要符合法规要求，比如上市公司办会要符合相关监管规定。
▶在精细化管理、降本增效的大趋势下，办会要厉行勤俭节约，加强会议用品的管理和循环利用，减少一次性用品投放，按需提供笔、纸等会议物料，可多召开电子化会议。
俗话讲，生命和时间是最贵的，成本是最高的。同时，工作的本质就是效率的提升，因此办会更要高效。
▶明确会议目的很重要，这直接确定了会议的内容和形式，比如向上汇报的会议，要聚焦在汇报的内容是什么，有什么重要性、影响、意义等；而向下布达宣导工作的会议，就要聚焦在布达工作的流程和步骤的分解。
▶根据会议目的不同，参会人和会议的具体流程是不同的，比如在内部会议中，领导讲话一般放在最后，而对外会议中，一般领导先讲话。
▶根据会议目的不同，会后落实工作会有差别，不同的决策内容带来不同的会议督办内容。
▶前期完成会议的召开沟通和排期确认，要和参会领导与各部门进行有效沟通。
▶前期完成会议内容预沟通，为避免在会上无法解决问题，可以线下沟通待决事项。
▶前期完成会议材料的准备：
1.第一责任人要保证正确，进行反复核实；
2.通过B角、直线领导、内外部门开展检查和确认，材料完成后提前发给领导和利益相关方审阅并讨论。
▶多开务实会，尽量压缩务虚会议次数及时长。
▶在会议室显著位置放置时钟，并为每个议案明确汇报时长并计时，超时要提示，当然这要提前跟每个汇报人确认其汇报的时长。
▶会议形成的决议需要分解落实，明确相关职责主体并明确各阶段落实计划。
▶会后按时完成会议纪要的整理，发送至各与会人员和相关部门，制定会议事项落实计划并及时跟进落实进展。
董办作为公司中后台部门要通过工作的体系化实现管理、控制和支持。此外，办会人员还要树立正确的态度，因为态度决定一切，有态度才有细节。
▶会议计划要周密，坚持“以终为始”，联动各种资源，制定详细预案，避免出现“死角”和盲区。可以说，凡事要多谋划一步，提前规划才能不当“救火队员”。
▶制定会议计划时要考虑到办会的突发情况，因为很多“坑”是前期想不到的，比如会议时间突然提前、突然变换会议场地等。要通过制定详细计划的方式在各种不确定性中寻找最大的确定性。
▶制定详细、全面的会议事项清单，要包含会议的方方面面，可以通过把自己假设为与会者并向自己提问的方式，罗列会议涉及的所有事项并给出答案，比如：
会前：参会人都有谁？他们几点到？到哪里？如何落车？是否同一批到达？从出发地到会场车程多久？是否需要迎接？是否需要提供会议室位置图来告诉参会人动线？会前是否预留接待室？
会中：是否参观公司？准备何种饮品，咖啡、茶？会议材料发生紧急变化如何打印？参会人怎么坐？会议中是否拍照？是否需要准备翻页笔和手持麦克风等？
会后：是否合影？在哪合影？是否需要伴手礼？如何送走参会人？
▶团队的效能要比个人的效能大，因此要发挥团队的力量。办会要制定详细的会议分工明细表，使每个项目成员都清楚自己的任务，并了解其他人的任务。确保分工没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。明确各事项时间节点，夯实团队成员岗位职责，根据计划倒排时间表。
▶团队成员相互补位很重要，每个人除了清楚自己的职责，还应关注其他同事的任务，在出现风险时主动补位。当然，补位是迫不得已的，非必要不补位，因为补位会加大本职岗位因人力不足而引发的风险。
▶同一岗位设置多人的，或者设置B角的，成员间要加强相互沟通和理解，要将全量信息进行同步，发现风险要及时提示，出现问题要努力解决问题，而不能相互推诿。
▶注重获取会议信息的广度、传递会议信息的速度、挖掘会议信息的深度。
▶确保办会项目的每个团队成员都了解会议全量信息，这样才能保证办会成功。
▶明确会议信息汇报机制，比如一般会议向部门负责人汇报，重要会议协调部门负责人向其上级汇报。
▶确保会场内和会场外的信息保持畅通，尤其是在会议期间，要做到适时看手机，以便可以及时响应。
▶会议布场等会议筹备工作要提前开展，保证速度和质量，技术设备需要提前完成测试。团队成员在会议前20分钟一定要在各自岗位上，以保证应对各种突发情况。
▶要注意会议材料版本问题，不要因为重复修改和替换导致版本错乱。
▶会议开始后要紧绷一根弦，注意各种细节，保证对现场的控制力，比如，会前确保参会人到达会场参会，提醒与会人员关闭手机等；会中不定时检查灯光、音响、温度、通信屏蔽等情况；维护会场秩序，防止无关人员进入会场；保证播放材料显示正常，录音录像要进行双录以保证材料存档的万无一失；确保会服和技术人员全程现场保障。
▶会议摄影要专业，如将汇报人和展示的汇报材料构图至一张照片中，另外，会议整体场面要留影。
▶接人待物很重要，对人真诚，才能有信任。
▶学会换位思考，注意会议服务的细节，比如注意会议室温度，观察参会人穿脱衣服的行为，以此评估是否需要调节会议室温度；再比如，会议室内外要留足座椅，以便给会议列席人员及无法进入会场的领导秘书、随行人员使用。
俗话讲，牵牛要牵牛鼻子。办会也要抓重点，多办那些公司发展需要的会议，通过会议传播董办的专业和价值，并通过不断地复盘实现办会能力的提高。通过办会真正实现：做正确的事，做专业的事，做未来的事。
某知名企业家曾说：“资源服务增长，资源放在战略上就是效率”，因此要多组织战略和业务方面的会议。
战略固然很重要，但需要理解和执行，因此应该拆解战略形成业务执行相关会议。
在外部，多和同业交流，参加调研座谈，在提高自身工作专业性的同时也输出自身专业形象。
在内部，加强董办管理输出，平时与各部门的工作沟通会也可以办成培训交流会，持续输出董办工作价值。
积累与沉淀逐步形成核心竞争力。每次会议之后都做总结和复盘，可以通过记录管理台账的方式进行经验总结，实现管理沉淀。
及时优化办会制度和流程。首先，及时分析办会工作中出现的问题，总结经验和教训；其次，要注意收集参会人对办会工作的意见和建议；再次，重点关注会议的成本、效率、风险等方面问题。通过前述管理动作，对办会工作制度、流程进行修改完善。
