参加展览会作为外贸企业最重要的营销方式之一，是外贸企业开辟新市场的首选方式，也是获取订单的重要途径。通过参加展览会，企业可以迅速全面地了解行业的发展趋势，了解客户，还可以借助展会向国内外客户推销产品、获取订单。
作为一个主要的平台，展会对企业的重要性不言而喻，但企业该如何未雨绸缪，做好参展计划？该考虑哪些因素？
“展会是一个涉及面很广的复杂工程，在制定参展计划时要考虑不少的问题，主要是‘明确目标、有的放矢、管好钱袋’。”广州某服饰公司外贸经理张先生告诉C周刊。
明确企业参展目标
“在制定年度参展计划时，首先要明确来年有哪些展会企业需要参加，了解展会时间分布，这样才能比较全面地规划和制定计划。如果对行业熟悉的话，都会了解自己业内比较重要的展会，一般变化不大，而且都知道展会举办的时间和地点。”张经理说。
企业要有参展目标，“你要知道为什么参加展会，通过展会能做些什么，你想从展会中获得什么。”张经理说，展出目标是企业根据自身情况和市场环境，通过参加展览会达到某些目的，比如推广或销售，进而为企业总体经营目标服务。企业参加展览会的主要目的可以归纳为：树立、维护企业形象；开发市场和寻找新客户；介绍新产品或服务；物色代理商、批发商或合作伙伴；认识新客户、联络老客户等。企业需要根据不同的发展阶段和市场情况，以及产品的具体情况制定参展目标。
企业的参展目标需要从以下方面考虑：
一、维护或树立参展企业的形象。对于新企业来说，参展可以帮助企业在短时间内建立客户关系，进入市场，被同行所接受。对老企业来说，则更应注重固定参加一些有影响有规模的专业展，以便与客户交流联络。
二、增加对市场的了解。在展会上，面对面的交流比日常的市场调研要直观和准确，尤其是专业的展览，展商很容易了解到其他企业的发展、产品状况，甚至是科技秘密。另外，在与观众的交流中可以了解到市场的需要和发展趋势。
三、宣传产品和服务。展览是一种立体的广告，为展商提供了一个充分展示自己产品的机会，使客户增进对产品和服务的了解，便于客户接受。
四、销售与成交。为便于直接与客户交流，大多数参展者都希望在展览会上达成一些协议或意向，并以此作为他们参加展会的最终目的。
有的放矢筛选展会
确定目标后，企业就可对展览进行筛选，以便做出最好的选择。如今展会数量繁多、质量参差不齐，企业如何选择最适合自己的展会？
“企业该仔细考量自己需求和目标，抓住重点，选择正确、符合自身的展会。”张经理告诉C周刊，展会一般有以下几种类型：
按地域，可分为国际展、国内展。参展的最终目的是为了向该地推销产品，所以一定要了解这个展会能够辐射的地区有多大，研究展览会的主办地及周边辐射地区是否有自己的目标市场，是否有潜在购买力，必要时可先进行一番市场调查，“看看这个市场的需求，而且如果决定参展，你也要清楚这个市场对你企业的哪类产品比较感兴趣，做到有的放矢。”
按类型，可分为展览范围极广的博览会、只限于某一行业的专业展，而同一主题的展览会又可细分为许多小的专业展。“因为顾客群体和对专业性要求的不同，有些企业适合到专业性展会，而不看展会规模，但有些企业会选择大型、知名度高的展会，如广交会、华交会，通常来讲，展览会的知名度越高，吸引的参展商和买家就越多，成交的可能性也越大。”
按侧重点，有的展览注重的是产品的展示交流，有的则侧重贸易。参展者必须先对展览的性质、规模和范围有所了解，再进行重点考虑。
“展会虽然繁多，但如果按照企业的要求，层层筛选的话，到时就很清晰明朗了。”张经理说，在确定展会的时候，要清楚地了解展览会的全部具体要求，要清楚地知道展览会的全部规则，展出时间、服务项目以及参展所需办理的手续。
管好钱袋做好预算
“最后一点就是管好钱袋，做好预算。”张经理表示，在制定年度参展计划时，企业做好参展预算十分重要，如果计算得当并有连续性，那么展览对于中小企业来说是很好的投资。
在制定预算时，需要记住的项目是：展台空间、建造拆除、特别的广告赠品、运输费用、视听器材、电力开支、电话服务、附属材料、人员费、广告、机票和酒店住宿等。当决定了成本以后，要准备一份工作单来分析经济状况：投资的回报如何？回报等于总销量除以展览的总支出。每个销售带头人的成本是多少？这等于展览的总支出除以销售带头人的数量。
在制定预算的时候，一定要避免以下误区：第一，追求低展费。一些企业最先考虑的往往是低展位费的展览，但组织者制定的展位费包括展前宣传、搭建、信息等各项服务，低廉展位费往往会在服务上大打折扣；第二，片面追求展会规模。一些展览规模很大，涉及面广，但这类展览无论是参展者还是观众都比较杂，对于企业来说难以达到期望的效果。
人是展览工作的第一要素，所以在制定年度计划时，也要考虑人员因素，“针对市场需求、展览性质，工作人员的优势、对市场的了解、语言方面，进行考虑和培训，选派合适类型或相关部门的人员。”张经理说。
