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智能会议管理系统建设方案

智能会议管理系统建设方案 知更鸟信息
2021-09-14
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导读：会议管理系统建设方案
会议管理系统建设方案
1、系统概述 
      会议管理系统集会议信息发布、报名、签到、人员管理、智能排座、 短信提醒等功能于一体，集成移动通信功能，提供自动化会议信息处理 解决方案。
       特别针对重要中大型会议场景开发会议排座功能。管理人员可根据与会人员不同的职位级别、不同位置的座次规则自主实现可视化座位编排，使会务组人员从繁重的工作中解脱出来，并且支持参会落座人员图形化拖拽方式变化位置，方便用户操作增强系统的交互体验，用户可根 据具体情况随时进行调整，旨在为工作带来极大便利，减少工作人员工作量，提高办会效率。 
2、主要功能 
2.1 会议发布 
       会议管理人员可在单位 OA 系统中发布公告、会议通知信息，也可以在会议管理系统中发布通知。


2.2 参会人员上报 
       会议参会人员上报可在单位 OA 系统中调用表单填报，也可在会议管理系统中填报。



2.3 会议室管理 
       会议室管理人员可自主设置会议室场景样式，保存样式方便其他人员使用调取；
       主要设置以下的操作按钮，如会议室的新建、修改、删除；

       会议室详情分为会议室名称、会议室地点、会议室类型、容纳人数、 会议室行数、会议室列数、会议室状态等；


2.4 落座模板管理
       会议室管理人员可自主设置会议室座次规则模板样式，通过模板和会议室的绑定操作，实现两者之间的完整匹配；


        会议室管理人员可设置多种座次规则以满足日常各种类型的会议需求；


2.5 座次安排 
       会议室管理人员根据参会人员上报情况汇总表关联排座系统，系统同时支持人员的预览及其顺序的调整；


       会议室管理人员调取落座模板规则，让具体参会人员按照既定规则进行排序；
       在分配座位后管理员可按照实际需要任意拖拽参会人员进行位置对调；
       座位分配好后，支持导出座位安排表，以供会前展示参会人员及对号入座；


2.6 会议通知及签到 
       会议前可通过短信、微信、消息平台通知参会人。 
       签到可通过手机扫码。
3、系统功能特点 
3.1 图形化界面、方便直观
        用户可按单位会场情况自由定义布局样式，在确定会场行列的数据后用户根据过道、空位进行会场模拟；


       用户可按从左到右、从右到左、中间向两边等既定规则分配座次编号，也可以按照自身想法手动指定座位编号（支持保存常用），从而让 规则更灵活、交互更贴切；


3.2 智能与手动分配相结合 
       通过办公系统上报的参会人员清单收集具体参会人员信息，会务组人员通过对数据的清晰整理，直接导入会议排座系统进行座位的自动化安排。
       我们在系统的设计上考虑了智能排座后人工干预的操作方式。根据自动与手动的排位方式将区域进行分类，可从中间向左右扩散排位或自左向右自动排位。
       人员调整、位置调整是人工排座最繁琐和耗时的一项工作，排座系统可根据原先设定好的座位顺序，自动对座位重新调整，瞬间即可完成人员座位的调整同时显示预览，使人员座位调整工作变的格外轻松。


3.3 短信智能触发通知 
      会务组人员通过对参会人员最终座位的安排确认，系统会自动触发短信通知，让参会人员能实时的收到座位安排信息，起到智能分配精准通知的作用。


【声明】内容源于网络
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知更鸟信息，是以研发销售“项目管理系统”、“移动协同系统”等应用类软件并提供相应信息化解决方案与服务的供应商。
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