各位财务人注意了！深圳一家公司，员工垫资购买办公用品再找公司报销，居然被税局要求整改了！到底是啥原因？企业费用报销如何规避风险？
赶紧跟着小龙一起看看吧！
No.1
员工垫资采购再找公司报销
居然被税局要求整改？
处罚原文：在检查中，稽查人员发现该公司有向个人账户转款打钱的情形，询问后得知因为企业规模较小，所以在办公用品采购时由个人使用私人账户购买，然后由个人报销，公司再将款项支付给个人，经过对银行资料对比证明了企业上述说法属实，但该做法既不合规，也带来了涉税风险，稽查人员已要求企业及时整改。
税务部门提醒，深圳市目前很多孵化器类型的企业，因为业务尚处于研发阶段，日常账务管理比较混乱，甚至出现用员工个人账户来购买公司办公用品等情况。虽然此次案件未查明有利用个人账户进行涉税违法行为，但是存在很大涉税风险，不利于公司长远发展，因此，公司即使在起步阶段也要重视财务规范管理，防范涉税风险。
从上面的案例可以看出，被查的原因主要还是以下两点：
该公司日常账务管理混乱，又发生了偷逃个税的事实，税务局进而推断以后非常可能存在员工找票报销抵工资逃避个税的行为。
税务局之所以会对办公用品的事注意，大致可以推测出，涉及的金额应该不小，频次也不低，有违常理。
No.2
个人垫资再报销
这3个事项一定要注意！
01
个人垫资费用不宜过大
就个人情感上而言，金额大的话，要你先自掏腰包肯定不乐意呀！一是不知道什么时候才能拿回来，二是如果发票出什么问题，财务分分钟不报销，那岂不是炸了！
几十几百就算了，过千的话，很多人都希望先从公司领取备用金再支付，或者通知公司直接公户付款，现在公司也有微信支付、支付宝等支付工具，方便得很。
从公司管理角度看，个人垫支容易出现虚假报销的问题，很多公司都有限制业务员垫支金额，超额自己掏。
所以，个人垫支金额过大，从逻辑上就已经说不通了！多少才算“大”呢？参考现金管理条例的说法，1000以上。
02
对外采购垫资的人员不宜太多
正常情况下，一个公司负责采购的人员就那么几个，如果大家都垫资报销，就有发票抵薪的嫌疑。税务局可能就会稽查公司这些藏匿在发票后边的工资或福利费、要求补缴个税。
03
垫资的费用要及时报销
企业如果经常报销前期的费用，一是不利于内部管理，二是会计数据的失真，三是会让税局质疑费用的真实性，是不是找票报销的？
No.3
注意！今天起，费用发票报销
这5大风险要规避！
不仅个人垫资报销有风险，差旅费、餐费、福利费等企业的常见费用报销中也都存在很大风险，财务人员应该步步为营，小心谨慎，5个避坑指南送给你！
1、需不需要代扣代缴个税？
财务向个人支付款项时一定要考虑这笔款需不需要扣缴个税。
企业报销的办公用品、餐费、加油费等与公司规模及经营情况是否匹配，如果不匹配则有可能被稽查要求补税。
比如，龙老板公司因为管理费用突然大幅上涨税务机关顺藤摸瓜发现大额办公费发票实则是支付给员工的福利费！最后被要求补税3万元，罚款1.5万元。
注意：个人在企业报销属于自己的费用，具有福利性质，本质上还是取得与受雇有关的所得，应该按照工资薪金缴纳个税哦。
政策依据:《税收征收管理法》第六十九条规定:扣缴义务人应扣未扣，由税务机关对扣缴义务人处应扣未扣款百分之五十以上三倍以下的罚款。
对于发票抵薪，财务不仅不能出这样的馊主意，还应该及时告知相关人员这样做的后果，帮助公司降低风险！
2、增值税能否抵扣?
拿到费用的报销单，财务人员应该考虑增值税能不能抵扣，进项税的抵扣必须同时满足2个条件:
取得合法有效的抵扣凭证。
没有含有“用于免税项目、集体福利等”不能抵扣进项税的项目。
比如，同样都是机票，进项税能不能抵扣？这就要看机票类型和报销对象。
3、企业所得税能否扣除?
《企业所得税税前扣除凭证管理办法》规定可税前扣除的合法凭证有:常见的发票、财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等等，有一些费用虽然按照会计相关管理规定可予以报销，但所得税上不能税前扣除应该主动做调增。
举个例子：铁路电子客票报销凭证只能打印一次，如果铁路电子客票丢失后，企业所得税就存在不能扣除的风险。
4、是否存在会计和税法的差异
很多人把会计处理和税法混为一谈，举个最典型的例子:
499万固定资产，税法上，按500万以下一次性扣除，但是在会计处理上，若使用一次性提折旧计入费用，使固定资产=0，那就是错误的；得按递延所得税资产及递延所得税负债等按科目入账才是正解。
5、公款私用、恶意报销的风险
公款私用、恶意报销，一般有以下两种情形:
个人消费，然后由公司报销，属于公款私用；
个人消费，串通第三方抬高价格，属于恶意报销。
以上做法对于国企、私企危害都特别大！企业可以通过以下几种方法来规避这一风险：
制定预算，以预算制度来约束费用的报销。
报销费用不能仅依据发票，同时还要有大额采购申请验收单、合同、入库单等原始单据。
应该索取发票清单。
设定专人采购、专人审核、定期采购。
采用公户支付。
工作上企业垫资报销的业务在所难免，只要真实存在，合法合规，就不用太担心！老板们也没必要因为一些小营小利而丢失企业诚信的大饭碗。
No.4
附：华为费用报销流程
在华为员工报销费用，可能既见不着会计人员，也见不着出纳。华为实现了费用报销IT流程化处理。
以员工报销差旅费为例，下图为华为费用报销的全部流程：
首先，由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关。
华为的会计人员一般不对费用发票做实质性审核，不审核有几个原因：第一，费用的真实性应由报销人员的主管领导把关，因为他们才真正知情；第二，费用审核工作量很大，成本效益上不划算。
譬如，公司全年120万笔费用报销，每一单审核需要3分钟的话，总计耗时需360万分钟。这360万分钟的费用审核需要多少人工去完成呢？
有人担心，有人虚假报销怎么办呢？除了前端主管领导的把关，华为在后端通过审计抽查对此予以监督。审计抽查是一种事后监控模式，如果抽查发现有问题，弄虚作假者会受到较重的处罚。
其次，限定领导电子审批的时间。
为了保证费用报销审批的及时性，华为规定了电子审批的时限。自电子流流转到审批人之日起超过一定时间没有审批的，系统将自动跳转到下个环节，默认本环节审批人已经同意。当然，默认审批通过出了问题的，仍需由该审批人承担。另外，公司会定期提取审批时效记录予以通报，超时审批会给予批评。
第三，限定员工费用报销的时限。
华为员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内进行。如超过三个月，但未超过六个月，需说明未及时报销的原因申请特批。超过六个月的，不能报销。
第四，丢失发票只报销费用的50%。
如果员工不小心将发票弄丢了，只要能证明费用真实发生了，也可报销。但报销时需要写详细的情况说明。审批通过后可报销费用的一半。
为什么只报销一半呢？一方面，发票丢失了，所报销的费用不能在所得税前扣除，这意味着公司要承担25%的所得税损失，这部分损失是员工造成的，理应由员工负担。另外的25%带有处罚性质，可视作对个人粗心大意弄丢发票的惩处。
1、华为内审对员工费用报销的监督
华为给每个员工都建立了费用报销诚信档案，每个员工都有诚信分值。这个分值会决定个人费用报销被审计抽查的概率。
员工刚入职时初始分为80分，B等。
以后每报销一笔费用，没有出现差错的话，就可以加1分，最高可累加到120分。
诚信分数为80-90分，内审的抽查比例是20%；90分以上，抽查比例是10%；100分以上，抽查比例是5%。
分数在80分以下，所有的费用报销都需要检查。
另外，分数低于70的，每笔费用报销财务都要事先审核，这将导致费用报销时限拉长，对报销人不利。
华为审计对费用报销的抽查非常较真，即便对任正非本人也不例外。
很多人可能在朋友圈看到过这样一张照片，任总自己拖着拉杆箱排队等出租车。华为的创始人难道出行没有下属陪同吗？华为的差旅费报销制度规定，只有病员出差才允许有人陪同，领导出差时陪同人员的机票不能在公司报销，需由领导个人负担。
年末，内部审计要对董事会成员进行廉洁审计。
某次审计时抽查发现任总有次出差报销了洗衣费，华为的差旅费报销制度不允许报销洗衣费，这属于不当报销。审计将此写到了审计报告中，任总为此做了自我批评，并将不当报销金额退还给了公司。
2、华为内审对领导审批的监督
前面提到，华为员工的费用报销一般情况下会计不会一一审核，主要由主管领导把关。如果主管领导把关不严怎么办？华为某位领导对下属的费用报销未能认真履责，导致很多不当费用报销，审计抽查时发现了这一情况。华为是怎么处理呢？
要求这位领导承担连带赔偿责任，如不当报销费用的员工已离职，由审批人赔付不当报销金额。
停止这位领导费用报销权签权力三年。
如果这位领导本人希望恢复该项权力，需做两件事。这两件事做完后，才能恢复他的费用报销权签权力。首先，自费请两名注册会计师对他过去三年所审批的费用报销单做一番审计；审计如发现还有不当报销，也像前面那样承担连带赔偿责任。
公司不是小作坊
财务相关工作最好交给专业的人员
或者专业的财税服务公司
点击下方图片
获取一对一专属咨询师为您服务！
龙达财税
企业服务市场一站式解决方案提供商！
工商证照 | 财税服务 | 知识产权 | 项目申报
特殊资质 | 环保服务 | 法律咨询 | 物业服务
【声明】本网站的部分文章信息（文字、图片、音频视频文件等资源）来自于网络，均是为公众传播有益资讯信息之目的，其版权归版权所有人所有。如有侵权，请及时联系我们！我们将迅速采取适当措施，避免给双方造成不必要的经济损失，同时向您表示歉意！
对我们的内容感兴趣的小伙伴记得点个“在看”呀，您的喜欢就是我们坚持的动力！
如果你或你朋友有注册公司、注销公司、代理记账、财税咨询、资质专利申请等需求，龙达都可以为大家服务，为亿企成长助力！
对我们的内容感兴趣的小伙伴记得点个“在看”呀，您的喜欢就是我们坚持的动力！
如果你或你朋友有注册公司、注销公司、代理记账、财税咨询、资质专利申请等需求，龙达都可以为大家服务，为亿企成长助力！
大家还在看
▼
往期推荐
往期推荐
